Távollét rögzítése és tervezés körülötte
A CongPlanban a távollét egy időszak, és semmi más. Nincs mező az okra, és nincs megjegyzés sem, tehát sosem kell megmagyaráznod, miért vagy távol. Mégis ez a leghatékonyabb dolog, amit tehetsz az ellen, hogy beosszanak, amikor nem tudsz ott lenni: az automatikus javaslatok kihagynak, a kézzel kiosztó tervező figyelmeztetést lát, és az átadási kérelmek nem érnek el azokon a napokon. Ez az útmutató magát a rögzítést és annak tervezési következményeit tárgyalja. A Távollétek (új lapon nyílik meg) funkcióoldal a rövid változat azoknak, akik még nem használják a CongPlant.
A távollét csak egy időszak
Ebből két tulajdonság következik, és mindkettő számít a gyakorlatban:
- Senkinek nem kell indokolnia egy távollétet, és senki nem tud okot kiolvasni belőle, mert nincs mit kiolvasni.
- A távollét abban a pillanatban kész, amint a dátumok helyesek. Nincs jóváhagyási lépés, és utólag sincs mit kitölteni.
Ha egy új időszak átfedésben van egy már meglévővel, a CongPlan ezt jelzi, ahelyett hogy duplikátumot hozna létre. Minden bejegyzés utólag szerkeszthető vagy törölhető, az üres lista pedig egyszerűen ezt mutatja: Nincs tervezett távollét.
Saját távollét rögzítése három lépésben
Nyisd meg az Én > Távollétek menüpontot. A személyes központ már mutatja, hány közelgő távolléted van, és a parancspaletta közvetlen gyorsutakat kínál: Távolléteim és Távollét hozzáadása.
- Válaszd az Új távollét lehetőséget.
- Add meg az időszakot az Ettől és Eddig mezőkkel. Egyetlen napra add meg kétszer ugyanazt a dátumot.
- Mentsd el.
A saját távolléteid ezután vonalkázott időszakként jelennek meg a személyes tervedben. Részei a naptár-előfizetésnek is, ahol minden távollét saját foglalt bejegyzésként jelenik meg abban a naptáralkalmazásban, amelyet már használsz.
Mi változik az automatikus javaslatoknál
A technikai feladatokhoz a CongPlan saját maga javasol jelölteket. A távol lévő személy ki van zárva ezekből a javaslatokból — sem a szabályalapú, sem az AI-alapú javaslat nem pontozza vagy ajánlja fel.
Egy eset pont fordítva működik. Ha egy hosszú távollét közeleg — nagyjából négy hét vagy több, a következő két hónapon belül kezdődve —, a jelöltek bónuszt kapnak az azt megelőző napokra, így a javaslat abba az irányba tereli a tervezőt, hogy még egyszer beossza az adott személyt a szünet előtt.
Mi változik a kézi kiosztásnál: figyelmeztet, de nem blokkol
Ahol egy ember hozza meg a végső döntést, a CongPlan figyelmeztet, ahelyett hogy blokkolna. Az összejövetel-részek, a technikai feladatok és a szántóföldi összejövetelek személyválasztóiban a távol lévő jelölt áthúzva és elhalványítva jelenik meg egy távol (eddig: …) jelzéssel, és a bejegyzés kiválasztható marad. Ugyanez a jelzés jelenik meg a technikai feladatmátrixban is, a többi ütközési figyelmeztetés mellett.
Ez szándékos. Egy koordinátor néha többet tud, mint a naptár, és egy visszaút, amely az összejövetel előtti reggelen érkezik, nem olyasmi, amit az alkalmazás megítélhetne. A kiosztás közben megjelenő többi jelzésről lásd: A keresztényi életünk és szolgálatunk összejövetel tervezése.
Az átadási kérelmek nem érnek el egy távol lévő személyt
Az Átadás és átvétel kérelmei szigorúbbak, mint a kézi tervezés. Aki az adott napon távol van, azt egyáltalán nem kérdezi meg a rendszer, és ha egy címzett távollét alá kerül, amíg egy kérelem még nyitva van, az átvétel meghiúsul. Egy távollét rögzítése tehát azoktól a kérelmektől is megvéd, amelyeket vissza kellett volna utasítanod.
Ki láthat egy távollétet
A távollétek személyes adatok, ezért a láthatóság szándékosan szűk:
- Te mindig látod a sajátodat.
- A tervezők látják a gyülekezet minden távollétét: a Felhasználók (teljes részletek), Technikai feladatok, Szántóföldi összejövetelek vagy valamelyik összejövetel-szerkesztési jogosultság birtokosai. Pontosan ezeken a felületeken jelent ütközést egy távollét.
- Az alap Felhasználók (csak nevek) jogosultság, amellyel minden hírnök rendelkezik, nem elég. A hírnökök nem látják egymás távolléteit.
Távollét rögzítése más helyett
Nem mindenki jelenti be saját maga a távollétét. Valaki csak úgy megemlíti, hogy júliusban távol lesz, és a tervezőnek képesnek kell lennie ezt feljegyezni. Négy egymástól független út vezet egy másik személy távollétéhez:
| Ki | Kinek a távolléteit kezelheti |
|---|---|
| Minden felhasználó | A saját távolléteit |
| Felhasználók szerkesztési jogosultság | Bárkiét a gyülekezetben |
| Távollétek szerkesztési jogosultság | Bárkiét, akit már láthat |
| Csoportfelvigyázó, csoportszolga vagy helyettese | A saját csoportjuk aktív hírnökeiét, ha a gyülekezet ezt bekapcsolta |
Az első háromhoz nyisd meg a személyt a Gyülekezet > Szervezet > Felhasználók alatt, és használd a Távollétek kártyát az oldalán. A kártya pontosan akkor jelenik meg, amikor ténylegesen jogosult vagy kezelni az adott személy távolléteit.
A csoportos úthoz szükség van a gyülekezeti beállításra: A csoportfelvigyázók vagy csoportszolgák kezelhetik a csoportjuk távolléteit. Ha ez be van kapcsolva, a Távollétek oldal egy második kártyát kap, Távollétek a szántóföldi csoportodban címmel. A csoportfelvigyázó vagy csoportszolga és a helyettese csak az adott csoport aktív hírnökeinek távolléteit kezelheti.
A Távollétek szerkesztési jogosultság a legszűkebb: írási hozzáférés teljes személyszerkesztés nélkül, és csak azokat éri el, akiket már láthatsz. A részletei és a kiadási állapota a Távollétek oldalon találhatók.