Registrare un'assenza e pianificare di conseguenza
In CongPlan un'assenza è un periodo, e nient'altro. Non c'è un campo per il motivo né uno per una nota, quindi non devi mai spiegare perché sei via. Resta comunque la cosa più efficace che puoi fare per non essere assegnato quando non puoi esserci: i suggerimenti automatici ti escludono, un pianificatore che assegna a mano vede un avviso, e le richieste di cessione non ti raggiungono in quelle date. Questa guida copre la registrazione in sé e cosa cambia nella pianificazione. La pagina della funzione Assenze (si apre in una nuova scheda) è la versione breve per chi non usa ancora CongPlan.
Un'assenza è solo un periodo
Ne derivano due proprietà, ed entrambe contano nella pratica:
- Nessuno deve giustificare un'assenza, e nessuno può ricavarne un motivo, perché non ce n'è uno da leggere.
- Un'assenza è completa nel momento in cui le date sono giuste. Non c'è un passaggio di approvazione né qualcosa da compilare dopo.
Se un nuovo periodo si sovrappone a uno che hai già, CongPlan te lo segnala invece di creare un duplicato. Ogni voce può essere modificata o eliminata in seguito, e un elenco vuoto mostra semplicemente Nessuna assenza prevista.
Registrare la propria assenza in tre passaggi
Apri Me > Assenze. L'hub personale mostra già quante assenze imminenti hai, e la barra dei comandi offre Le mie assenze e Registra assenza come scorciatoie dirette.
- Scegli Nuova assenza.
- Scegli il periodo con Da e A. Per un solo giorno, scegli due volte la stessa data.
- Salva.
Le tue assenze compaiono poi come periodo tratteggiato nel tuo piano personale. Fanno anche parte dell'abbonamento al calendario, dove ogni assenza appare come una propria voce di occupato nell'app di calendario che già usi.
Cosa cambia per i suggerimenti automatici
Per gli incarichi tecnici, CongPlan propone i candidati da sé. Una persona assente è esclusa da questi suggerimenti — non viene valutata né proposta, né dal suggerimento basato su regole né da quello assistito dall'IA.
Un caso funziona al contrario. Quando sta arrivando un'assenza lunga — all'incirca quattro settimane o più, che inizia entro i prossimi due mesi — i candidati ricevono un bonus per le date prima del suo inizio, così il suggerimento spinge il pianificatore a impiegare ancora una volta quella persona prima della pausa.
Cosa cambia per l'assegnazione manuale: avvisa, non blocca
Dove è una persona a fare la scelta finale, CongPlan avvisa invece di bloccare. Nei selettori di persone per le parti delle adunanze, gli incarichi tecnici e le adunanze per il servizio di campo, un candidato assente viene mostrato barrato e sbiadito con un'etichetta assente (fino al …), e la voce resta selezionabile. La stessa etichetta compare nella matrice degli incarichi tecnici accanto agli altri avvisi di conflitto.
Questo è intenzionale. Un coordinatore a volte sa più cose del calendario, e un volo di ritorno che atterra la mattina prima dell'adunanza non è qualcosa che l'app possa valutare. Vedi Pianificare l'Adunanza Vita cristiana e ministero per gli altri segnali che compaiono mentre assegni.
Le richieste di cessione non raggiungono una persona assente
Le richieste in Cedere e prendere in carico sono più rigide della pianificazione manuale. Chiunque sia assente nella data in questione non viene interpellato affatto, e se un destinatario diventa assente mentre una richiesta è ancora aperta, l'accettazione fallisce. Registrare un'assenza ti tiene quindi fuori anche dalle richieste che avresti dovuto rifiutare.
Chi può vedere un'assenza
Le assenze sono dati personali, quindi la visibilità è volutamente limitata:
- Tu vedi sempre le tue.
- I pianificatori vedono ogni assenza della congregazione: i titolari di Utenti (dettagli completi), Incarichi tecnici, Adunanze per il servizio di campo, o di una delle autorizzazioni di modifica delle adunanze. Sono esattamente le aree in cui un'assenza è un conflitto.
- L'autorizzazione di base Utenti (solo nomi), che ha ogni proclamatore, non è sufficiente. I proclamatori comuni non vedono le assenze degli altri.
Registrare un'assenza per qualcun altro
Non tutti segnalano la propria assenza personalmente. Qualcuno dice di sfuggita che sarà via a luglio, e il pianificatore dovrebbe poterlo annotare. Quattro vie indipendenti portano alle assenze di un'altra persona:
| Chi | Può gestire le assenze di |
|---|---|
| Ogni utente | Le proprie |
| Autorizzazione di modifica Utenti | Chiunque nella congregazione |
| Autorizzazione di modifica Assenze | Chiunque possa già vedere |
| Sorvegliante del gruppo, servitore del gruppo o il suo Assistente | I proclamatori attivi del proprio gruppo, se la congregazione lo ha attivato |
Per le prime tre, apri la persona sotto Congregazione > Organizzazione > Utenti e usa la scheda Assenze nella sua pagina. La scheda compare esattamente quando sei effettivamente autorizzato a gestire le assenze di quella persona.
La via del gruppo richiede l'impostazione della congregazione I sorveglianti del gruppo o i servitori del gruppo possono gestire le assenze del gruppo. Con essa attiva, la pagina Assenze guadagna una seconda scheda, Assenze nel tuo gruppo di servizio. Il sorvegliante o servitore del gruppo e il suo assistente possono gestire solo i proclamatori attivi di quel gruppo.
L'autorizzazione di modifica Assenze è quella più ristretta: accesso in scrittura senza la modifica completa della persona, e raggiunge solo chi puoi già vedere. I suoi dettagli e il suo stato di rilascio sono su Assenze.
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