Как записать отсутствие и планировать с его учётом
Отсутствие в CongPlan — это период, и ничего больше. Поля для причины нет, поля для заметки тоже, поэтому вам никогда не приходится объяснять, почему вас нет. При этом записать его — самое действенное, что вы можете сделать, чтобы вас не назначили, когда вы не сможе те прийти: автоматические предложения вас пропускают, планировщик при ручном назначении видит предупреждение, а запросы на передачу в эти дни до вас не доходят. Это руководство описывает саму запись и то, что она меняет в планировании. Страница возможностей Отсутствия (откроется в новой вкладке) — короткая версия для тех, кто ещё не пользуется CongPlan.
Отсутствие — это только период
Отсюда следуют два свойства, и оба важны на практике:
- Никому не нужно оправдывать отсутствие, и никто не может вычитать из него причину, потому что читать нечего.
- Отсутствие готово в тот момент, когда даты указаны верно. Нет ни шага утверждения, ни чего-либо, что нужно заполнить потом.
Если новый период пересекается с уже существующей записью, CongPlan сообщит об этом вместо того, чтобы создать дубликат. Каждую запись можно позже изменить или удалить, а пустой список просто показывает Отсутствий не запланировано.
Запишите собственное отсутствие в три шага
Откройте Я > Отсутствия. Личный центр уже показывает, сколько предстоящих отсутствий у вас есть, а командная палитра предлагает Мои отсутствия и Добавить отсутствие как прямые ярлыки.
- Выберите Новое отсутствие.
- Укажите период полями От и До. Для одного дня выберите одну и ту же дату дважды.
- Сохраните.
Ваши собственные отсутствия затем показываются как заштрихованный период в вашем личном плане. Они также входят в подписку на календарь, где каждое отсутствие отображается как отдельная запись занятости в том календаре, которым вы уже пользуетесь.
Что меняется для автоматических предложений
Для технических назначений CongPlan сам предлагает кандидатов. Отсутствующий человек исключается из этих предложений — его не оценивают и не предлагают ни при подборе по правилам, ни при подборе с помощью ИИ.
Один случай работает наоборот. Если приближается длительное отсутствие — примерно четыре недели или больше, начинающееся в ближайшие два месяца, — кандидаты получают бонус за даты до его начала, так что предложение подталкивает планировщика задействовать этого человека ещё раз перед перерывом.
Что меняется при ручном назначении: предупреждение, а не запрет
Там, где окончательный выбор делает человек, CongPlan предупреждает, а не блокирует. В выборе людей для пунктов встреч, технических назначений и встреч для проповеднического служения отсутствующий кандидат показан зачёркнутым и затемнённым со значком отсутствует (до …), и запись остаётся доступной для выбора. Такой же значок появляется в матрице технических назначений рядом с другими предупреждениями о конфликтах.
Это сделано намеренно. Координатор иногда знает больше, чем календарь, а обратный рейс, прибывающий утром перед встречей, — это то, что приложение оценить не может. Об остальных сигналах, которые появляются при назначении, см. Планирование встречи «Наша христианская жизнь и служение».
Запросы на передачу не доходят до отсутствующего
В разделе Передача и принятие правила строже ручного планирования. Того, кто отсутствует в указанную дату, вообще не спрашивают, а если получатель становится отсутствующим, пока запрос ещё открыт, принять его не получится. Записанное отсутствие поэтому избавляет вас и от запросов, которые вам всё равно пришлось бы отклонить.
Кто может видеть отсутствие
Отсутствия — это личные данные, поэтому видимость намеренно ограничена:
- Вы всегда видите свои собственные.
- Планировщики видят каждое отсутствие в собрании: обладатели разрешений Пользователи (полная информация), Технические задания, Встречи для проповеднического служения или одного из разрешений на изменение встреч. Именно на этих экранах отсутствие становится конфликтом.
- Базового разрешения Пользователи (только имена), которое есть у каждого возвещателя, недостаточно. Обычные возвещатели не видят отсутствия друг друга.
Запись отсутствия за другого человека
Не каждый сообщает о своём отсутствии сам. Кто-то мельком говорит, что уедет в июле, и планировщик должен иметь возможность это записать. К отсутствиям другого человека ведут четыре независимых пути:
| Кто | Может вести отсутствия |
|---|---|
| Каждый пользователь | Свои собственные отсутствия |
| Разрешение на изменение Пользователи | Всех в собрании |
| Разрешение на изменение Отсутствия | Всех, кого он уже может видеть |
| Ответственный за группу, служ итель группы или их ассистент | Активных возвещателей своей группы, если собрание это включило |
Для первых трёх откройте человека в разделе Собрание > Организация > Пользователи и используйте карточку Отсутствия на его странице. Карточка появляется именно тогда, когда вам действительно разрешено вести отсутствия этого человека.
Групповому способу нужна настройка собрания Ответственные за группу или служители группы могут управлять отсутствиями своей группы. С ней страница Отсутствия получает вторую карточку — Отсутствия в вашей группе для проповеднического служения. Ответственный за группу или служитель группы и их ассистент могут управлять отсутствиями только активных возвещателей этой группы.
Разрешение на изменение Отсутствия — самое узкое: доступ на запись без полного редактирования данных человека, распространяющийся только на людей, которых вы уже можете видеть. Его подробности и состояние выпуска описаны на странице Отсутствия.