Abwesenheit eintragen und drum herum planen
Eine Abwesenheit ist in CongPlan ein Zeitraum und sonst nichts. Es gibt kein Feld für einen Grund und keins für eine Notiz, du musst also nie erklären, warum du weg bist. Trotzdem ist sie das Wirksamste, was du gegen eine Einteilung während deiner Abwesenheit tun kannst: Automatische Vorschläge lassen dich weg, ein Planer, der von Hand zuteilt, sieht eine Warnung, und Abgabe-Anfragen erreichen dich an diesen Terminen nicht. Diese Anleitung behandelt den Eintrag selbst und das, was er in der Planung verändert. Die Feature-Seite Abwesenheiten (öffnet in neuem Tab) ist die Kurzfassung für Leser, die CongPlan noch nicht nutzen.
Eine Abwesenheit ist nur ein Zeitraum
Daraus folgen zwei Eigenschaften, und beide sind in der Praxis wichtig:
- Niemand muss eine Abwesenheit rechtfertigen, und niemand kann einen Grund daraus ablesen, weil es keinen gibt.
- Eine Abwesenheit ist fertig, sobald die Daten stimmen. Es gibt keinen Freigabeschritt und nichts, was danach noch auszufüllen wäre.
Überschneidet sich ein neuer Zeitraum mit einem bestehenden, sagt CongPlan das, statt ein Duplikat anzulegen. Jeder Eintrag lässt sich später bearbeiten oder löschen, und eine leere Liste zeigt schlicht „Keine Abwesenheiten geplant“.
Eigene Abwesenheit in drei Schritten eintragen
Öffne Ich > Abwesenheiten. Der persönliche Hub zeigt bereits, wie viele bevorstehende Abwesenheiten du hast, und die Befehlspalette bietet Meine Abwesenheiten und Abwesenheit eintragen als direkte Abkürzungen.
- Wähle Neue Abwesenheit.
- Lege den Zeitraum über Von und Bis fest. Für einen einzelnen Tag wählst du zweimal dasselbe Datum.
- Speichern.
Deine eigenen Abwesenheiten erscheinen danach als schraffierter Zeitraum in deinem persönlichen Plan. Sie sind außerdem Teil des Kalender-Abonnements, in dem jede Abwesenheit als eigener Belegt-Eintrag in der Kalender-App steht, die du ohnehin nutzt.
Was sich für automatische Vorschläge ändert
Für technische Zuteilungen schlägt CongPlan selbst Kandidaten vor. Wer abwesend ist, wird von diesen Vorschlägen ausgeschlossen — weder bewertet noch angeboten, weder beim regelbasierten noch beim KI-gestützten Vorschlag.
Ein Fall läuft andersherum. Steht eine lange Abwesenheit bevor — etwa vier Wochen oder mehr, beginnend innerhalb der nächsten zwei Monate —, bekommen Kandidaten für die Termine davor einen Bonus. Der Vorschlag stupst den Planer also an, diese Person vor der Lücke noch einmal einzuteilen.
Was sich beim manuellen Zuteilen ändert: Es warnt, es blockiert nicht
Wo ein Mensch die letzte Entscheidung trifft, warnt CongPlan, statt zu blockieren. In der Personenauswahl für Programmpunkte, technische Zuteilungen und Zusammenkünfte für den Predigtdienst erscheint ein abwesender Kandidat durchgestrichen und gedimmt mit dem Hinweis abwesend (bis …), und der Eintrag bleibt auswählbar. Derselbe Hinweis steht in der Matrix der technischen Zuteilungen neben den übrigen Konfliktwarnungen.
Das ist Absicht. Ein Koordinator weiß manchmal mehr als der Kalender, und einen Rückflug, der am Morgen vor der Zusammenkunft landet, kann die App nicht beurteilen. Die übrigen Signale, die beim Zuteilen erscheinen, stehen unter Leben-und-Dienst-Zusammenkunft planen.
Abgabe-Anfragen erreichen eine abwesende Person nicht
Abgabe-Anfragen sind strenger als die manuelle Planung. Wer am fraglichen Termin abwesend ist, wird gar nicht erst gefragt, und wird ein Empfänger abwesend, während eine Anfrage noch offen ist, scheitert die Übernahme. Eine eingetragene Abwesenheit hält dich also auch aus Anfragen heraus, die du ohnehin hättest ablehnen müssen.
Wer eine Abwesenheit sehen darf
Abwesenheiten sind personenbezogene Daten, deshalb ist die Sichtbarkeit bewusst eng gefasst:
- Du siehst deine eigenen immer.
- Planer sehen jede Abwesenheit der Versammlung: Inhaber von Benutzer (volle Details), Technische Zuteilungen, Zusammenkünfte für den Predigtdienst oder einer der Zusammenkunfts-Bearbeitungsrechte. Genau dort ist eine Abwesenheit ein Konflikt.
- Das Basisrecht Benutzer (nur Namen), das jeder Verkündiger hat, genügt nicht. Verkündiger sehen die Abwesenheiten der anderen nicht.
Abwesenheit für jemand anderen eintragen
Nicht jeder meldet seine Abwesenheit selbst. Jemand erzählt nebenbei, dass er im Juli weg ist, und der Planer sollte das aufschreiben können. Vier voneinander unabhängige Wege führen zu den Abwesenheiten einer anderen Person:
| Wer | Darf Abwesenheiten verwalten von |
|---|---|
| Jeder Benutzer | Sich selbst |
| Bearbeitungsrecht Benutzer | Jedem in der Versammlung |
| Bearbeitungsrecht Abwesenheiten | Jedem, den er ohnehin sehen darf |
| Gruppenaufseher, Gruppendiener oder ihr Stellvertreter | Aktiven Verkündigern der eigenen Gruppe, sofern die Versammlung das freigeschaltet hat |
Für die ersten drei Wege öffnest du die Person unter Versammlung > Organisation > Benutzer und nutzt auf ihrer Seite die Karte Abwesenheiten. Die Karte erscheint genau dann, wenn du die Abwesenheiten dieser Person tatsächlich verwalten darfst.
Der Weg über die Gruppe braucht die Versammlungseinstellung Gruppenaufseher bzw. Gruppendiener können Abwesenheiten ihrer Gruppe bearbeiten. Ist sie eingeschaltet, bekommt die Seite Abwesenheiten eine zweite Karte, Abwesenheiten deiner Predigtdienstgruppe. Der Gruppenaufseher oder Gruppendiener und sein Stellvertreter können dort nur die Abwesenheiten aktiver Verkündiger dieser Gruppe verwalten.
Das Bearbeitungsrecht Abwesenheiten ist das enge: Schreibzugriff ohne vollständige Personenbearbeitung, und er reicht nur an Personen, die du ohnehin sehen darfst. Details und Rollout-Stand stehen unter Abwesenheiten.