Registrera en frånvaro och planera runt den
En frånvaro i CongPlan är en period, och inget annat. Det finns inget fält för en orsak och inget för en anteckning, så du behöver aldrig förklara varför du är borta. Ändå är det fortfarande det mest verkningsfulla du kan göra för att slippa bli inplanerad när du inte kan vara där: automatiska förslag hoppar över dig, en planerare som tilldelar manuellt ser en varning, och överlämningsförfrågningar når dig inte de datumen. Den här guiden tar upp själva registreringen och vad den ändrar i planeringen. Funktionssidan Frånvaro (öppnas i en ny flik) är den korta versionen för läsare som inte använder CongPlan än.
En frånvaro är bara en period
Två egenskaper följer av det, och båda spelar roll i praktiken:
- Ingen behöver motivera en frånvaro, och ingen kan utläsa en orsak ur den, eftersom det inte finns någon att läsa.
- En frånvaro är färdig i samma ögonblick som datumen stämmer. Det finns inget godkännandesteg och inget att fylla i efteråt.
Om en ny period överlappar en du redan har säger CongPlan till i stället för att skapa en dubblett. Varje post kan redigeras eller tas bort i efterhand, och en tom lista visar helt enkelt Ingen frånvaro planerad.
Registrera din egen frånvaro i tre steg
Öppna Jag > Frånvaro. Det personliga navet visar redan hur många kommande frånvaroperioder du har, och kommandopaletten erbjuder Min frånvaro och Lägg till frånvaro som direkta genvägar.
- Välj Ny frånvaro.
- Ange perioden med Från och Till. För en enda dag väljer du samma datum två gånger.
- Spara.
Din egen frånvaro visas sedan som en streckad period i din personliga plan. Den ingår också i kalenderprenumerationen, där varje frånvaro visas som en egen upptagen-post i den kalenderapp du redan använder.
Vad som ändras för automatiska förslag
För tekniska uppgifter föreslår CongPlan kandidater själv. En frånvarande person utesluts från dessa förslag — hen poängsätts inte och erbjuds inte, varken av det regelbaserade förslaget eller av det AI-assisterade.
Ett fall fungerar tvärtom. När en lång frånvaro är på väg — ungefär fyra veckor eller mer, med start inom de kommande två månaderna — får kandidater en bonus för datumen innan den börjar, så att förslaget knuffar planeraren att använda den personen en gång till före avbrottet.
Vad som ändras vid manuell tilldelning: den varnar, den blockerar inte
Där en människa gör det slutgiltiga valet varnar CongPlan i stället för att blockera. I personväljarna för mötesdelar, tekniska uppgifter och möten för tjänst visas en frånvarande kandidat överstruken och nedtonad med en märkning frånvarande (till …), och posten går fortfarande att välja. Samma märkning visas i matrisen för tekniska uppgifter bredvid de andra konfliktvarningarna.
Det är avsiktligt. En samordnare vet ibland mer än kalendern, och en returflygning som landar på morgonen före mötet är inget appen kan bedöma. Se Planera mötet för Livet och tjänsten som kristen för de övriga signalerna som dyker upp under tilldelningen.
Överlämningsförfrågningar når inte en frånvarande person
För Lämna över & ta över gäller strängare regler än för manuell planering. Den som är frånvarande på det aktuella datumet tillfrågas inte alls, och om en mottagare blir frånvarande medan en förfrågan fortfarande är öppen misslyckas övertagandet. Att registrera en frånvaro håller dig därför också utanför förfrågningar du ändå hade behövt avböja.
Vem som får se en frånvaro
Frånvaro är personuppgifter, så synligheten är medvetet begränsad:
- Du ser alltid din egen.
- Planerare ser all frånvaro i församlingen: de som har Användare (fullständiga uppgifter), Tekniska uppgifter, Möten för tjänst eller någon av behörigheterna att redigera möten. Det är precis de ytorna där en frånvaro utgör en konflikt.
- Grundbehörigheten Användare (endast namn) som varje förkunnare har räcker inte. Vanliga förkunnare ser inte varandras frånvaro.
Registrera en frånvaro åt någon annan
Alla rapporterar inte sin egen frånvaro själva. Någon nämner i förbigående att hen kommer att vara borta i juli, och planeraren bör kunna skriva ner det. Fyra oberoende vägar leder till en annan persons frånvaro:
| Vem | Får hantera frånvaron för |
|---|---|
| Varje användare | Sin egen frånvaro |
| Redigeringsbehörigheten Användare | Alla i församlingen |
| Redigeringsbehörigheten Frånvaro | Alla hen redan kan se |
| Grupptillsyningsman, grupptjänare eller deras assistent | Aktiva förkunnare i sin egen grupp, om församlingen har slagit på det |
För de tre första öppnar du personen under Församling > Organisation > Användare och använder kortet Frånvaro på hens sida. Kortet visas just när du faktiskt har rätt att hantera den personens frånvaro.
Gruppvägen kräver församlingsinställningen Grupptillsyningsmän eller grupptjänare kan hantera gruppens frånvaro. Med den påslagen får sidan Frånvaro ett andra kort, Frånvaro i din tjänstegrupp. Gruppens tillsyningsman eller tjänare och deras assistent kan bara hantera aktiva förkunnare i den gruppen.
Redigeringsbehörigheten Frånvaro är den snäva: skrivrätt utan full personredigering, och den når bara personer du redan kan se. Dess detaljer och lanseringsstatus finns på Frånvaro.