Een afwezigheid vastleggen en erop plannen
Een afwezigheid in CongPlan is een periode, en verder niets. Er is geen veld voor een reden en geen voor een notitie, dus je hoeft nooit uit te leggen waarom je weg bent. Toch is het het nuttigste wat je kunt doen om te voorkomen dat je wordt ingepland terwijl je er niet kunt zijn: automatische suggesties laten je vallen, een planner die handmatig toewijst ziet een waarschuwing, en overdrachtsverzoeken bereiken je op die datums niet. Deze gids behandelt de vermelding zelf en wat die verandert in de planning. De functiepagina Afwezigheden (opent in nieuw tabblad) is de korte versie voor lezers die CongPlan nog niet gebruiken.
Een afwezigheid is alleen een periode
Daar volgen twee eigenschappen uit, en beide tellen in de praktijk:
- Niemand hoeft een afwezigheid te rechtvaardigen, en niemand kan er een reden uit lezen, omdat er geen reden in staat.
- Een afwezigheid is compleet op het moment dat de datums kloppen. Er is geen goedkeuringsstap en er valt achteraf niets in te vullen.
Als een nieuwe periode overlapt met een die je al hebt, zegt CongPlan dat in plaats van een duplicaat aan te maken. Elke vermelding kan later worden bewerkt of verwijderd, en een lege lijst toont eenvoudigweg Geen afwezigheden gepland.
Je eigen afwezigheid vastleggen in drie stappen
Open Ik > Afwezigheden. Het persoonlijke knooppunt laat al zien hoeveel aankomende afwezigheden je hebt, en het opdrachtenpalet biedt Mijn afwezigheden en Afwezigheid toevoegen als directe snelkoppelingen.
- Kies Nieuwe afwezigheid.
- Kies de periode met Van en Tot. Voor één enkele dag kies je tweemaal dezelfde datum.
- Sla op.
Je eigen afwezigheden verschijnen daarna als een gearceerde periode in je persoonlijke plan. Ze maken ook deel uit van het agenda-abonnement, waar elke afwezigheid als eigen bezet-item verschijnt in de agenda-app die je al gebruikt.
Wat er verandert voor automatische suggesties
Voor technische toewijzingen stelt CongPlan zelf kandidaten voor. Een afwezige persoon wordt uitgesloten van die suggesties — niet gescoord en niet aangeboden, noch door de regelgebaseerde suggestie, noch door de AI-ondersteunde.
Eén geval werkt precies andersom. Als er een lange afwezigheid aankomt — ruwweg vier weken of meer, beginnend binnen de komende twee maanden — krijgen kandidaten een bonus voor de datums vóór die begint, zodat de suggestie de planner ertoe aanzet die persoon nog één keer in te zetten vóór de onderbreking.
Wat er verandert voor handmatige toewijzing: het waarschuwt, het blokkeert niet
Waar een mens de uiteindelijke keuze maakt, waarschuwt CongPlan in plaats van te blokkeren. In de personenkiezers voor programmaonderdelen, technische toewijzingen en velddienstbijeenkomsten wordt een afwezige kandidaat doorgestreept en gedimd weergegeven met een label afwezig (tot …), en de vermelding blijft selecteerbaar. Hetzelfde label verschijnt in de matrix van technische toewijzingen naast de andere conflictwaarschuwingen.
Dat is bewust zo. Een coördinator weet soms meer dan de agenda, en een terugvlucht die de ochtend vóór de vergadering landt, is niet iets wat de app kan beoordelen. Zie De leven-en-dienenvergadering plannen voor de andere signalen die tijdens het toewijzen verschijnen.
Overdrachtsverzoeken bereiken een afwezige persoon niet
Verzoeken in Overdragen & overnemen zijn strenger dan handmatige planning. Wie op de betreffende datum afwezig is, wordt helemaal niet gevraagd, en als een ontvanger afwezig wordt terwijl een verzoek nog openstaat, mislukt het overnemen. Een afwezigheid vastleggen houdt je dus ook buiten verzoeken die je had moeten afwijzen.
Wie een afwezigheid mag zien
Afwezigheden zijn persoonsgegevens, dus de zichtbaarheid is bewust beperkt:
- Jij ziet altijd je eigen afwezigheden.
- Planners zien elke afwezigheid in de gemeente: houders van Gebruikers (volledige gegevens), Technische toewijzingen, Velddienstbijeenkomsten of een van de vergadering-bewerkrechten. Dat zijn precies de plekken waar een afwezigheid een conflict oplevert.
- Het basisrecht Gebruikers (alleen namen) dat elke verkondiger heeft, is niet voldoende. Gewone verkondigers zien elkaars afwezigheden niet.
Een afwezigheid voor iemand anders vastleggen
Niet iedereen meldt zijn afwezigheid zelf. Iemand vertelt terloops dat hij in juli weg is, en de planner moet dat kunnen vastleggen. Vier onafhankelijke wegen leiden naar de afwezigheden van iemand anders:
| Wie | Mag de afwezigheden beheren van |
|---|---|
| Elke gebruiker | Zijn eigen afwezigheden |
| Bewerkrecht Gebruikers | Iedereen in de gemeente |
| Bewerkrecht Afwezigheden | Iedereen die hij al kan zien |
| Groepsopziener, groepsdienaar of diens assistent | Actieve verkondigers van hun eigen groep, als de gemeente dat heeft ingeschakeld |
Voor de eerste drie open je de persoon onder Gemeente > Organisatie > Gebruikers en gebruik je de kaart Afwezigheden op zijn pagina. De kaart verschijnt precies wanneer je daadwerkelijk gemachtigd bent om de afwezigheden van die persoon te beheren.
De weg via de groep vereist de gemeente-instelling Groepsopzieners of groepsdienaren kunnen groepsafwezigheden beheren. Staat die aan, dan krijgt de pagina Afwezigheden een tweede kaart, Afwezigheden in je velddienstgroep. De groepsopziener of groepsdienaar en diens assistent kunnen alleen actieve verkondigers van die groep beheren.
Het bewerkrecht Afwezigheden is het smalle recht: schrijftoegang zonder volledige persoonsbewerking, en het reikt alleen tot mensen die je al kunt zien. De details en de uitrolstatus staan op Afwezigheden.