Enregistrer une absence et planifier en conséquence
Dans CongPlan, une absence est une période, et rien d'autre. Il n'y a ni champ de motif ni champ de note, vous n'avez donc jamais à expliquer pourquoi vous êtes parti. C'est malgré tout la chose la plus efficace que vous puissiez faire pour ne pas être programmé alors que vous ne pouvez pas être là : les suggestions automatiques vous écartent, un planificateur qui affecte manuellement voit un avertissement, et les demandes de cession ne vous atteignent pas à ces dates. Ce guide couvre la saisie elle-même et ce qu'elle change dans la planification. La page de fonctionnalité Absences (s'ouvre dans un nouvel onglet) en est la version courte pour les lecteurs qui n'utilisent pas encore CongPlan.
Une absence n'est qu'une période
Deux propriétés en découlent, et toutes deux comptent en pratique :
- Personne n'a à justifier une absence, et personne ne peut y lire un motif, puisqu'il n'y en a aucun à lire.
- Une absence est complète dès que les dates sont bonnes. Il n'y a pas d'étape d'approbation ni rien à remplir ensuite.
Si une nouvelle période chevauche une entrée que vous avez déjà, CongPlan vous le signale au lieu de créer un doublon. Chaque entrée peut être modifiée ou supprimée par la suite, et une liste vide affiche simplement Aucune absence prévue.
Enregistrer votre propre absence en trois étapes
Ouvrez Moi > Absences. Le hub personnel indique déjà combien d'absences à venir vous avez, et la palette de commandes propose Mes absences et Saisir une absence comme raccourcis directs.
- Choisissez Nouvelle absence.
- Choisissez la période avec De et À. Pour une seule journée, choisissez la même date dans les deux champs.
- Enregistrez.
Vos propres absences apparaissent alors sous forme de période hachurée dans votre plan personnel. Elles font aussi partie de l'abonnement au calendrier, où chaque absence apparaît comme sa propre entrée d'occupation dans l'application de calendrier que vous utilisez déjà.
Ce qui change pour les suggestions automatiques
Pour les affectations techniques, CongPlan propose lui-même des candidats. Une personne absente est exclue de ces suggestions — elle n'est ni notée ni proposée, que ce soit par la suggestion basée sur des règles ou par la suggestion assistée par IA.
Un cas fonctionne dans l'autre sens. Lorsqu'une longue absence approche — environ quatre semaines ou plus, débutant dans les deux prochains mois — les candidats reçoivent un bonus pour les dates avant son début, de sorte que la suggestion incite le planificateur à faire appel une dernière fois à cette personne avant l'interruption.
Ce qui change pour l'affectation manuelle : elle avertit, elle ne bloque pas
Lorsque le choix final revient à une personne, CongPlan avertit au lieu de bloquer. Dans les sélecteurs de personnes pour les parties de réunion, les affectations techniques et les réunions pour la prédication, un candidat absent apparaît barré et estompé avec une étiquette absent (jusqu'au …), et l'entrée reste sélectionnable. La même étiquette apparaît dans la matrice des affectations techniques, à côté des autres avertissements de conflit.
C'est voulu. Un coordinateur en sait parfois plus que le calendrier, et un vol retour qui atterrit le matin avant la réunion n'est pas quelque chose que l'application peut évaluer. Voir Planifier la réunion Vie chrétienne et ministère pour les autres signaux qui apparaissent pendant l'affectation.
Les demandes de cession n'atteignent pas une personne absente
Les demandes sous Céder et reprendre sont plus strictes que la planification manuelle. Toute personne absente à la date concernée n'est pas sollicitée du tout, et si un destinataire devient absent alors qu'une demande est encore ouverte, la reprise échoue. Enregistrer une absence vous évite donc aussi les demandes que vous auriez dû refuser.
Qui peut voir une absence
Les absences sont des données personnelles, la visibilité est donc volontairement restreinte :
- Vous voyez toujours les vôtres.
- Les planificateurs voient toutes les absences de l'assemblée : les titulaires de Utilisateurs (tous les détails), Affectations techniques, Réunions pour la prédication, ou de l'une des autorisations de modification des réunions. Ce sont exactement les endroits où une absence constitue un conflit.
- L'autorisation de base Utilisateurs (noms uniquement) dont dispose tout proclamateur n'est pas suffisante. Les proclamateurs ordinaires ne voient pas les absences des autres.
Enregistrer une absence pour quelqu'un d'autre
Tout le monde ne signale pas lui-même une absence. Quelqu'un mentionne en passant qu'il sera absent en juillet, et le planificateur doit pouvoir le noter. Quatre voies indépendantes mènent aux absences d'une autre personne :
| Qui | Peut gérer les absences de |
|---|---|
| Chaque utilisateur | Ses propres absences |
| Autorisation de modification Utilisateurs | Tout le monde dans l'assemblée |
| Autorisation de modification Absences | Toute personne qu'il peut déjà voir |
| Responsable de groupe de prédication, préposé au groupe ou son Assistante | Les proclamateurs actifs de son propre groupe, si l'assemblée l'a activé |
Pour les trois premières, ouvrez la personne sous Assemblée > Organisation > Utilisateurs et utilisez la carte Absences sur sa page. La carte apparaît exactement lorsque vous êtes réellement autorisé à gérer les absences de cette personne.
La voie du groupe nécessite le paramètre d'assemblée Les responsables de groupe ou les préposés au groupe peuvent gérer les absences du groupe. Une fois activé, la page Absences acquiert une deuxième carte, Absences dans votre groupe de prédication. Le responsable ou préposé au groupe et son Assistante ne peuvent gérer que les proclamateurs actifs de ce groupe.
L'autorisation de modification Absences est la plus étroite : un accès en écriture sans modification complète des personnes, ne touchant que les gens que vous pouvez déjà voir. Ses détails et son état de déploiement figurent sur Absences.
Voir aussi
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