Zapisanie nieobecności i planowanie wokół niej
Nieobecność w CongPlan to okres i nic więcej. Nie ma pola na powód ani na notatkę, więc nigdy nie musisz tłumaczyć, dlaczego cię nie będzie. Mimo to jest to najskuteczniejsza rzecz, jaką możesz zrobić, żeby nie zostać zaplanowanym na czas, w którym nie możesz być obecny: automatyczne sugestie cię pomijają, planujący przydzielający ręcznie widzi ostrzeżenie, a prośby o przekazanie nie docierają do ciebie w tych dniach. Ten przewodnik omawia sam wpis i to, co zmienia on w planowaniu. Strona funkcji Nieobecności (otwiera się w nowej karcie) to krótka wersja dla czytelników, którzy jeszcze nie korzystają z CongPlan.
Nieobecność to tylko okres
Wynikają z tego dwie właściwości, a obie mają praktyczne znaczenie:
- Nikt nie musi uzasadniać nieobecności i nikt nie może wyczytać z niej powodu, ponieważ nie ma tam żadnego powodu do odczytania.
- Nieobecność jest kompletna w chwili, gdy daty się zgadzają. Nie ma kroku zatwierdzania ani niczego do uzupełnienia później.
Jeśli nowy okres pokrywa się z tym, który już masz, CongPlan poinformuje o tym zamiast tworzyć duplikat. Każdy wpis można później edytować albo usunąć, a pusta lista pokazuje po prostu Brak zaplanowanych nieobecności.
Zapisz własną nieobecność w trzech krokach
Otwórz Ja > Nieobecności. Centrum osobiste od razu pokazuje, ile masz nadchodzących nieobecności, a paleta poleceń oferuje Moje nieobecności i Dodaj nieobecność jako bezpośrednie skróty.
- Wybierz Nowa nieobecność.
- Wybierz okres za pomocą pól Od i Do. Dla pojedynczego dnia wybierz dwukrotnie tę samą datę.
- Zapisz.
Twoje własne nieobecności pojawiają się potem jako zakreskowany okres w twoim planie osobistym. Są też częścią subskrypcji kalendarza, gdzie każda nieobecność pojawia się jako osobny wpis zajętości w aplikacji kalendarza, z której już korzystasz.
Co zmienia się w automatycznych sugestiach
Dla przydziałów technicznych CongPlan sam proponuje kandydatów. Osoba nieobecna jest wykluczona z tych sugestii — nie jest oceniana ani proponowana, ani przez sugestię opartą na regułach, ani przez tę wspomaganą przez AI.
Jeden przypadek działa odwrotnie. Gdy zbliża się długa nieobecność — mniej więcej cztery tygodnie lub więcej, zaczynająca się w ciągu najbliższych dwóch miesięcy — kandydaci otrzymują premię za terminy przed jej rozpoczęciem, więc sugestia zachęca planującego, aby wykorzystał tę osobę jeszcze raz przed przerwą.
Co zmienia się przy ręcznym przydzielaniu: ostrzega, nie blokuje
Tam, gdzie ostateczny wybór należy do człowieka, CongPlan ostrzega, zamiast blokować. W selektorach osób dla punktów zebrania, przydziałów technicznych i zbiórek do służby nieobecny kandydat jest pokazywany jako przekreślony i wyszarzony, z odznaką nieobecny do …, a wpis pozostaje wybieralny. Ta sama odznaka pojawia się w matrycy przydziałów technicznych obok innych ostrzeżeń o konflikcie.
To celowe. Koordynator czasem wie więcej niż kalendarz, a lot powrotny, który ląduje rano przed zebraniem, to coś, czego aplikacja nie jest w stanie ocenić. Zobacz Planowanie zebrania Chrześcijańskie życie i służba, aby poznać pozostałe sygnały pojawiające się podczas przydzielania.
Prośby o przekazanie nie docierają do osoby nieobecnej
Prośby w sekcji Przekazywanie i przejmowanie są bardziej rygorystyczne niż planowanie ręczne. Osoba nieobecna w danym dniu nie jest w ogóle pytana, a jeśli odbiorca stanie się nieobecny, gdy prośba jest wciąż otwarta, przejęcie jej się nie powiedzie. Zapisanie nieobecności trzyma cię więc również z dala od próśb, które i tak musiałbyś odrzucić.
Kto może zobaczyć nieobecność
Nieobecności to dane osobowe, dlatego ich widoczność jest celowo ograniczona:
- Ty zawsze widzisz swoje własne.
- Planujący widzą każdą nieobecność w zborze: osoby posiadające uprawnienie Użytkownicy (pełne dane), Przydziały techniczne, Zbiórki do służby albo jedno z uprawnień do edycji zebrań. To dokładnie te miejsca, w których nieobecność stanowi konflikt.
- Podstawowe uprawnienie Użytkownicy (tylko imiona i nazwiska), które ma każdy głosiciel, nie wystarcza. Zwykli głosiciele nie widzą nawzajem swoich nieobecności.
Zapisanie nieobecności za kogoś innego
Nie każdy zgłasza swoją nieobecność samodzielnie. Ktoś mimochodem wspomina, że w lipcu będzie go nie było, a planujący powinien móc to zapisać. Do nieobecności innej osoby prowadzą cztery niezależne od siebie drogi:
| Kto | Może zarządzać nieobecnościami |
|---|---|
| Każdy użytkownik | Swoimi własnymi nieobecnościami |
| Uprawnienie do edycji Użytkownicy | Wszystkich w zborze |
| Uprawnienie do edycji Nieobecności | Wszystkich, których już widzi |
| Nadzorca grupy, sługa grupy albo ich zastępca | Aktywnych głosicieli własnej grupy, jeśli zbór to włączył |
W przypadku pierwszych trzech otwórz osobę w Zbór > Organizacja > Użytkownicy i użyj karty Nieobecności na jej stronie. Karta pojawia się dokładnie wtedy, gdy naprawdę wolno ci zarządzać nieobecnościami tej osoby.
Droga grupowa wymaga ustawienia zboru Nadzorcy grup lub słudzy grup mogą zarządzać nieobecnościami w swojej grupie. Gdy jest włączone, strona Nieobecności zyskuje drugą kartę, Nieobecności w twojej grupie służby. Nadzorca lub sługa grupy oraz ich zastępca mogą zarządzać wyłącznie aktywnymi głosicielami tej grupy.
Uprawnienie do edycji Nieobecności jest tym wąskim: daje dostęp do zapisu bez pełnej edycji danych osoby i obejmuje tylko osoby, które już widzisz. Jego szczegóły i stan wdrożenia opisano na stronie Nieobecności.