Váltás asztali programról a CongPlanra
Mielőtt egy gyülekezet tervezőeszközt vált, az a kérdés számít, mi lesz a már meglévő adataival. Ez az útmutató sorra válaszol rá. Az import beolvassa annak az asztali programnak a szokásos CSV-exportjait, amelyet a gyülekezet ma használ, és ezekből létrehozza a hírnököket, a szántóföldi csoportokat, az alkalmasságokat és a tervezett programot. A személyes adatokat — születési dátum, telefonszám, cím, vészhelyzeti kapcsolattartó, szolgálati jelentés — soha nem olvassa be. Az eredményoldal minden kihagyást megnevez, és az import megismételhető anélkül, hogy duplikátumok keletkeznének. A váltásról szóló oldal (új lapon nyílik meg) ugyanezt a döntést tárgyalja azoknak, akik a dokumentáción kívül olvasnak.
Mire van szükség a váltás előtt
- Teljes adminisztrátori jogosultságok.
- Az összejöveteli ütemtervekre, a Gyülekezet > Szervezet > Beállítások alatt. A keresztényi életünk és szolgálatunk program importálásához hétközi ütemterv kell, a nyilvános előadásokéhoz hétvégi. A varázsló szól, ha valamelyik hiányzik.
- Az összejöveteli időpontokra minden évre, ameddig az import elér, hogy az importált összejövetelek a helyes dátumra és időpontra kerüljenek.
Az összejöveteli időpontok ugyanazért kerülnek előre, amiért az Első lépésekben is elöl állnak: ezek döntik el, hogy egyáltalán mely összejövetelek léteznek.
Melyik négy listát kell exportálni
Az import egyetlen konkrét asztali program, a New World Scheduler CSV-exportjaihoz készült. Ott nyisd meg a Gyülekezet > Importálás vagy exportálás menüpontot, és mentsd el ezt a négy listát külön-külön CSV-fájlként:
| Export | Mit hoz a CongPlanba |
|---|---|
| Személyek | Hírnökök, szántóföldi csoportok, kiváltságok, feladattípusok |
| Nyilvános előadások beosztása | Hétvégi nyilvános előadások, belső vagy külső szónokok |
| Keresztényi életünk és szolgálatunk összejövetel (beosztás) | A hétközi összejövetel feladatai |
| Szolgálatok | Technikai szolgálatok, például rendezők, mikrofonok, hang/videó, színpad |
A sorrend és a fájlnevek nem számítanak. Az oszlopnevek a program nyelvétől függetlenül angolul szerepelnek, így a CongPlan a tartalma alapján ismer fel minden fájlt. A listáknak csak egy részét is importálhatod, és a fájlokat előtte át is nevezheted. Egyszerre legfeljebb 12 CSV-fájl mehet be, egyenként legfeljebb 5 MB-osak, és az azonos típusú második fájl felülírja az elsőt.
Mi érkezik meg
Személyek. Név és forrásazonosító, nem, aktív állapot, hogy a személy elhagyta-e a gyülekezetet, keresztelkedési állapot, kiváltság és úttörői állapot, a szántóföldi csoportja és az abban betöltött szerepe, valamint azok az összejövetel-részek, technikai szolgálatok és szántóföldi feladatok, amelyekre alkalmas. Az importált személyek tagi adatlapként jönnek létre, belépés és jogosultságok nélkül — a meghívást és a jogosultságokat külön állítod be, és az import soha nem módosít már meglévő jogosultságokat.
Program. A hétvégi nyilvános előadások és a hétközi keresztényi életünk és szolgálatunk feladatai, ameddig az import-horizont elér. Az előnézeti lépés hetenként sorolja fel az összejöveteleket; a még nem létező összejöveteleket a sablonjaidból hozza létre.
Technikai szolgálatok. A szolgálatszámok gyülekezetenként vannak beállítva, így a CongPlan nem tudja kitalálni őket. A varázsló egyik lépése minden számot hozzárendel egy CongPlan technikai feladattípushoz, ésszerű alapértékekkel előre kitöltve. Az a szám, amelyet hozzárendelés nélkül hagysz, kimarad, és a rendszer jelenti.
Az import-horizont dönti el, milyen messzire nyúl az import a jövőbe. Az alapérték 12 hónap, így egy szokásos export a teljes jövőbeli programját magával hozza. Szűkítheted két, három vagy hat hónapra, vagy kiterjesztheted 18 hónapra, illetve az összes jövőbeli bejegyzésre. A 24 hónapnál régebbi bejegyzések mindig kimaradnak.
Mit nem olvas be szándékosan a CongPlan
A személyes adatok védelme érdekében az import soha nem olvassa be:
- a születési dátumokat
- a telefonszámokat és e-mail-címeket
- a postai címeket
- a vészhelyzeti kapcsolattartókat
- a szolgálati jelentéseket
- a keresztelkedés pontos dátumát, csak azt, hogy valaki megkeresztelkedett-e
- a távolléteket és a családi kapcsolatokat
Azok a fájlok, amelyek nem a támogatott program exportjai, és azok, amelyeket a CongPlan nem importál — például a szolgálati jelentések és a vészhelyzeti kapcsolattartók —, nem importálva jelölést kapnak, és kimaradnak.
Mit adsz hozzá kézzel utána
Néhány tervezési részlet egyáltalán nincs benne az exportokban. Az import után add hozzá:
- a távolléteket
- a családokat
- az esetleges egyedi hétvégi feladatokat
Ezután ellenőrizd, hogy a többi rendben megérkezett-e: tagok, szántóföldi csoportok és feladattípusok, összejöveteli időpontok és összejöveteli adatlapok, technikai feladatsablonok és beosztások. Arról, hogy ki mit tervezzen, lásd: Jogosultságok; az első tervezési hétről pedig: A keresztényi életünk és szolgálatunk összejövetel tervezése.
Olvasd el az eredményoldalt: a „Nem importálva” a fontos lista
Amikor az import befejeződik, az eredményoldal összefoglalja, mi jött létre és mi frissült, azt is beleértve, hány személy jött létre inaktívként, hányat állított inaktívra, és hányat aktivált újra. Az a panel, amelyet érdemes figyelmesen elolvasni, a Nem importálva: ez sorol fel mindent, ami szándékosan kimaradt:
- a nem támogatott vagy fel nem ismert fájlok
- azok a jellemzők, amelyeknek a CongPlanban nincs megfelelőjük, például vendéglátás, takarítás vagy kertgondozás
- a hozzárendelés nélküli szolgálatszámok
- azok a személyek, akiket az export elköltözött vagy eltávolítva jelöléssel lát el
- a választott import-horizonton túli bejegyzések
- a program nélküli hetek szolgálatai, például egy kongresszusi vagy az emlékünnepi hét
Semmi nem tűnik el csendben. Minden, ami azon a panelen van, vagy olyasmi, amit kézzel adsz hozzá, vagy olyasmi, amit szándékosan kihagysz.
Ismételj, ne kezdd elölről
Az importot bármikor újra lehet futtatni. A személyeket először a forrásazonosítójuk, majd a nevük alapján párosítja a rendszer, így az ismételt import ugyanazokat az adatlapokat frissíti, ahelyett hogy duplikátumokat hozna létre. A szántóföldi csoportokat név szerint párosítja, ezért két import között kerüld a csoportok átnevezését a régi programban.
Egy oszlop minden ismételt importnál figyelmet érdemel: az Active. Csak a
kifejezett False, No vagy 0 deaktivál egy személyt. Az üres cella — vagy
egy olyan export, amelyben nincs ilyen oszlop — mindig aktívat jelent, tehát
akit a CongPlanban deaktiváltál, azt a következő import újra aktiválja, hacsak
az export mást nem mond. Az eredményoldal ezt minden alkalommal kiírja.
A technikai feladatok a többi lista importálása nélkül is frissíthetők. Nyisd meg a Gyülekezet > Rendszer > Adatok importálása menüpontot, és csak a Teendők CSV-t töltsd fel. A központi varázsló ennél a fájlnál megmutatja a feladatok és a nevek párosításának lépéseit, a személyeket és az összejöveteli beosztást pedig érintetlenül hagyja. A Technikai feladatok oldalon nincs külön importálási művelet.