Vom Desktop-Programm zu CongPlan wechseln
Bevor eine Versammlung ihr Planungswerkzeug wechselt, zählt vor allem eine Frage: Was passiert mit den Daten, die sie schon hat? Diese Anleitung beantwortet sie der Reihe nach. Der Import liest die regulären CSV-Exporte des Desktop-Programms, das die Versammlung heute nutzt, und legt daraus Verkündiger, Predigtdienstgruppen, Qualifikationen und das geplante Programm an. Personenbezogene Daten wie Geburtsdaten, Telefonnummern, Adressen, Notfallkontakte und Verkündigerberichte werden nie gelesen. Die Ergebnisseite nennt jede Auslassung, und der Import lässt sich wiederholen, ohne Duplikate anzulegen. Die Umstiegsseite (öffnet in neuem Tab) behandelt dieselbe Entscheidung für Leser außerhalb der Dokumentation.
Was der Umstieg zuerst braucht
- Die Berechtigung Volle Administratorrechte.
- Die Zusammenkunftszeitpläne unter Versammlung > Organisation > Einstellungen. Für den Import des Leben-und-Dienst-Programms ist ein Unter-der-Woche-Zeitplan erforderlich, für den Import der öffentlichen Vorträge ein Wochenend-Zeitplan. Der Assistent weist dich darauf hin, wenn einer fehlt.
- Die Zusammenkunftszeiten für jedes Jahr, in das der Import hineinreicht, damit importierte Zusammenkünfte auf dem richtigen Datum und zur richtigen Uhrzeit landen.
Die Zusammenkunftszeiten kommen aus demselben Grund zuerst, aus dem sie auch in den Ersten Schritten zuerst kommen: Sie entscheiden, welche Zusammenkünfte es überhaupt gibt.
Welche vier Listen zu exportieren sind
Der Import ist auf die CSV-Exporte eines bestimmten Desktop-Programms gebaut, New World Scheduler. Öffne dort Versammlung > Importieren oder Exportieren und speichere jede dieser vier Listen als eigene CSV-Datei:
| Export | Bringt nach CongPlan |
|---|---|
| Personen | Verkündiger, Predigtdienstgruppen, Privilegien, Zuteilungsarten |
| Plan der öffentlichen Vorträge | Öffentliche Vorträge am Wochenende, interne oder externe Redner |
| Leben-und-Dienst-Zusammenkunft (Planen) | Zuteilungen der Leben-und-Dienst-Zusammenkunft unter der Woche |
| Dienste | Technische Dienste wie Ordner, Mikrofone, Audio/Video, Bühne |
Reihenfolge und Dateinamen sind egal. Die Spaltennamen stehen unabhängig von der Programmsprache auf Englisch, deshalb erkennt CongPlan jede Datei an ihrem Inhalt. Du kannst auch nur einen Teil der Listen importieren, und du kannst die Dateien vorher umbenennen. Bis zu 12 CSV-Dateien mit je höchstens 5 MB gehen auf einmal hinein, und eine zweite Datei desselben Typs ersetzt die erste.
Was ankommt
Personen. Name und Quell-ID, Geschlecht, Aktiv-Status, ob die Person die Versammlung verlassen hat, Taufstatus, Privileg und Pionierstatus, ihre Predigtdienstgruppe samt Rolle darin sowie die Programmpunkte, technischen Dienste und Predigtdienst-Zuteilungen, für die sie infrage kommt. Importierte Personen werden als Mitgliederdatensätze ohne Login und ohne Berechtigungen angelegt — du lädst sie separat ein und vergibst Berechtigungen getrennt davon; ein Import ändert nie bestehende Berechtigungen.
Programm. Öffentliche Vorträge am Wochenende und die Leben-und-Dienst-Zuteilungen unter der Woche, soweit der Import-Horizont reicht. Der Vorschauschritt listet die Zusammenkünfte je Woche auf; noch nicht vorhandene Zusammenkünfte werden aus deinen Vorlagen angelegt.
Technische Dienste. Die Dienstnummern sind je Versammlung unterschiedlich belegt, deshalb kann CongPlan sie nicht erraten. Ein Schritt des Assistenten ordnet jede Nummer einer technischen Zuteilungsart in CongPlan zu, mit sinnvollen Voreinstellungen. Eine Nummer, die du ohne Zuordnung lässt, wird übersprungen und gemeldet.
Der Import-Horizont entscheidet, wie weit der Import in die Zukunft reicht. Die Voreinstellung sind 12 Monate, damit ein normaler Export sein vollständiges zukünftiges Programm mitbringt. Du kannst auf zwei, drei oder sechs Monate verkürzen oder auf 18 Monate bzw. alle zukünftigen Einträge erweitern. Einträge, die älter als 24 Monate sind, werden immer ausgeschlossen.
Was CongPlan bewusst nicht liest
Zum Schutz personenbezogener Daten liest der Import nie:
- Geburtsdaten
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Postadressen
- Notfallkontakte
- Verkündigerberichte
- das genaue Taufdatum, sondern nur, ob eine Person getauft ist
- Abwesenheiten und Familienbeziehungen
Dateien, die keine Exporte des unterstützten Programms sind, und Dateien, die CongPlan nicht importiert — etwa Verkündigerberichte und Notfallkontakte —, werden als nicht übernommen gekennzeichnet und ignoriert.
Was du danach von Hand ergänzt
Manche Planungsdetails stehen gar nicht in den Exporten. Ergänze nach dem Import:
- Abwesenheiten
- Familien
- eigene Wochenend-Zuteilungen
Prüfe anschließend, ob der Rest angekommen ist: Mitglieder, Predigtdienstgruppen und Zuteilungsarten, Zusammenkunftszeiten und die Detailseiten der Zusammenkünfte, Vorlagen und technische Zuteilungen. Unter Berechtigungen entscheidest du, wer was plant, und Leben-und-Dienst-Zusammenkunft planen führt durch die erste Planungswoche.
Die Ergebnisseite lesen: „Nicht übernommen“ ist die wichtige Liste
Wenn der Import fertig ist, fasst die Ergebnisseite zusammen, was angelegt und aktualisiert wurde, einschließlich der Zahl der Personen, die inaktiv angelegt, auf inaktiv gesetzt oder reaktiviert wurden. Der Bereich, den du genau lesen solltest, ist Nicht übernommen. Er listet alles auf, was bewusst weggelassen wurde:
- nicht unterstützte oder nicht erkannte Dateien
- Merkmale, für die CongPlan keine Entsprechung hat, etwa Gastfreundschaft, Reinigung oder Gartenpflege
- nicht zugeordnete Dienstnummern
- Personen, die der Export als weggezogen oder entfernt kennzeichnet
- Einträge außerhalb des gewählten Import-Horizonts
- Dienste in Wochen ohne Zusammenkunftsprogramm, etwa in einer Kongress- oder Gedächtnismahlwoche
Nichts verschwindet unbemerkt. Alles in diesem Bereich ist entweder etwas, das du von Hand ergänzt, oder etwas, das du bewusst auslässt.
Wiederholen statt neu anfangen
Der Import lässt sich jederzeit erneut ausführen. Personen werden zuerst über ihre Quell-ID und danach über den Namen abgeglichen, sodass ein erneuter Import dieselben Datensätze aktualisiert, statt Duplikate anzulegen. Predigtdienstgruppen werden über den Namen abgeglichen — benenne eine Gruppe also zwischen zwei Importen nicht im alten Programm um.
Eine Spalte verdient bei jedem erneuten Import Aufmerksamkeit: Active. Nur
ein ausdrückliches False, No oder 0 setzt eine Person auf inaktiv. Eine
leere Zelle — oder ein Export ohne diese Spalte — bedeutet immer aktiv. Wen du
also innerhalb von CongPlan deaktiviert hast, den reaktiviert der nächste
Import, sofern der Export nichts anderes sagt. Die Ergebnisseite weist das jedes
Mal aus.
Technische Zuteilungen lassen sich auch aktualisieren, ohne die anderen Listen zu importieren. Öffne Versammlung > System > Daten importieren und lade nur die CSV-Datei Duties hoch. Der zentrale Assistent zeigt für diese Datei die Schritte zur Zuordnung der Dienste und zum Namensabgleich und lässt Personen und den Zusammenkunftsplan unberührt. Auf der Seite Technische Zuteilungen gibt es keine eigene Import-Aktion.