Trecerea de la un program desktop la CongPlan
Înainte ca o congregație să schimbe instrumentul de planificare, întrebarea care contează este ce se întâmplă cu datele pe care le are deja. Acest ghid îi răspunde pe rând. Importul citește exporturile CSV obișnuite ale programului desktop folosit astăzi și creează din ele vestitori, grupe pentru serviciul de teren, calificări și programul planificat. Datele personale, cum ar fi datele de naștere, numerele de telefon, adresele, contactele de urgență și rapoartele vestitorilor, nu sunt citite niciodată. Ecranul de rezultate numește fiecare omisiune, iar importul poate fi repetat fără să creeze duplicate. Pagina despre trecere (se deschide într-o filă nouă) acoperă aceeași decizie pentru cititorii din afara documentației.
De ce este nevoie mai întâi
- Permisiunea Drepturi complete de administrator.
- Programele întrunirilor, din Congregație > Organizare > Setări. Un program pentru mijlocul săptămânii este necesar pentru a importa programul „Viața creștină și predicarea”; unul pentru sfârșitul săptămânii este necesar pentru cuvântările publice. Asistentul îți spune dacă lipsește unul.
- Orele întrunirilor pentru fiecare an în care ajunge importul, astfel încât întrunirile importate să primească data și ora corecte.
Orele întrunirilor vin primele din același motiv pentru care vin primele în Primii pași: ele decid ce întruniri există.
Ce patru liste trebuie exportate
Importul este construit pentru exporturile CSV ale unui anumit program desktop, New World Scheduler. În el, deschide Congregation > Import or Export și salvează fiecare dintre aceste patru liste ca fișier CSV separat:
| Export | Ce aduce în CongPlan |
|---|---|
| Persons | Vestitori, grupe pentru serviciul de teren, privilegii, tipuri de repartizare |
| Public Talks Schedule | Cuvântări publice de la sfârșitul săptămânii, vorbitori interni sau externi |
| Life and Ministry Meeting (Schedule) | Repartizări de la mijlocul săptămânii pentru „Viața creștină și predicarea” |
| Duties | Sarcini tehnice, cum ar fi oameni de ordine, microfoane, audio/video, scenă |
Ordinea și numele fișierelor nu contează. Numele coloanelor sunt scrise în engleză indiferent de limba programului, așa că CongPlan recunoaște fiecare fișier după conținutul său. Poți importa doar o parte dintre liste și poți redenumi fișierele în prealabil. Se pot încărca deodată până la 12 fișiere CSV de cel mult 5 MB fiecare, iar un al doilea fișier de același tip îl înlocuiește pe primul.
Ce ajunge în CongPlan
Persoane. Numele și ID-ul din sursă, sexul, starea de activitate, dacă persoana a părăsit congregația, starea de botez, privilegiul și starea de pionier, grupa ei pentru serviciul de teren și rolul din ea, precum și punctele de întrunire, sarcinile tehnice și repartizările la serviciul de teren pentru care este calificată. Persoanele importate sunt create ca înregistrări de membri fără autentificare și fără permisiuni — le trimiți invitații și le stabilești permisiunile separat, iar un import nu modifică niciodată permisiunile existente.
Program. Cuvântările publice de la sfârșitul săptămânii și repartizările de la mijlocul săptămânii, atât cât ajunge orizontul de import. Pasul de previzualizare enumeră întrunirile pe săptămâni; întrunirile care nu există încă sunt create pe baza șabloanelor tale.
Sarcini tehnice. Numerele de sarcini sunt configurate pentru fiecare congregație, așa că CongPlan nu le poate ghici. Un pas al asistentului atribuie fiecare număr unui tip de atribuție tehnică din CongPlan, cu valori implicite rezonabile precompletate. Un număr pe care îl lași neatribuit este omis și raportat.
Orizontul de import decide cât de departe în viitor ajunge importul. Valoarea implicită este de 12 luni, astfel încât un export obișnuit să aducă tot programul viitor. Îl poți restrânge la două, trei sau șase luni ori extinde la 18 luni sau la toate intrările viitoare. Intrările mai vechi de 24 de luni sunt întotdeauna excluse.
Ce nu citește CongPlan în mod deliberat
Pentru a proteja datele personale, importul nu citește niciodată:
- datele de naștere
- numerele de telefon și adresele de e-mail
- adresele poștale
- contactele de urgență
- rapoartele vestitorilor
- data exactă a botezului, ci doar dacă persoana este botezată
- absențele și relațiile de familie
Fișierele care nu sunt exporturi ale programului acceptat, precum și fișierele pe care CongPlan nu le importă, cum ar fi rapoartele vestitorilor și contactele de urgență, sunt marcate ca neimportate și ignorate.
Ce adaugi manual după aceea
Unele detalii de planificare nu se află deloc în exporturi. După import, adaugă:
- absențele
- familiile
- orice repartizări personalizate de la sfârșitul săptămânii
Apoi verifică dacă restul a ajuns cum trebuie: membrii, grupele pentru serviciul de teren și tipurile de repartizare, orele întrunirilor și paginile cu detaliile întrunirilor, șabloanele și repartizările pentru atribuțiile tehnice. Vezi Permisiuni pentru a decide cine ce planifică și Planificarea întrunirii „Viața creștină și predicarea” pentru prima săptămână de planificare.
Citește ecranul de rezultate: „Nu s-a importat” este lista importantă
Când importul se termină, ecranul de rezultate rezumă ce a fost creat și actualizat, inclusiv câte persoane au fost create ca inactive, setate ca inactive sau reactivate. Panoul pe care trebuie să îl citești cu atenție este Nu s-a importat, care enumeră tot ce a fost lăsat deoparte în mod deliberat:
- fișiere neacceptate sau nerecunoscute
- atribute pentru care CongPlan nu are un corespondent, de exemplu ospitalitate, curățenie sau îngrijirea grădinii
- numere de sarcini neatribuite
- persoane pe care exportul le marchează ca plecate sau eliminate
- intrări dincolo de orizontul de import ales
- sarcini în săptămâni fără program de întrunire, cum ar fi o săptămână de congres sau săptămâna Comemorării
Nimic nu dispare în tăcere. Tot ce se află pe acel panou este fie ceva ce adaugi manual, fie ceva ce omiți în mod deliberat.
Repetă, nu o lua de la capăt
Importul poate fi rulat oricând din nou. Persoanele sunt potrivite mai întâi după ID-ul lor din sursă, apoi după nume, așa că o reimportare actualizează aceleași înregistrări în loc să creeze duplicate. Grupele pentru serviciul de teren sunt potrivite după nume, așa că evită redenumirea unei grupe în vechiul program între două importuri.
O coloană merită atenție la fiecare reimportare: Active. Doar un False,
No sau 0 explicit dezactivează o persoană. O celulă goală — sau un export
fără acea coloană — înseamnă întotdeauna activă, așa că o persoană pe care ai
dezactivat-o în CongPlan este reactivată de următorul import, dacă exportul nu
spune altceva. Ecranul de rezultate menționează asta de fiecare dată.
Sarcinile tehnice pot fi împrospătate și fără importarea celorlalte liste. Deschide Congregație > Sistem > Importă date și încarcă doar fișierul CSV Sarcini. Asistentul central arată pentru acel fișier pașii de asociere a sarcinilor și numelor și lasă neatinse persoanele și programul întrunirilor. Pagina Atribuții tehnice nu are o acțiune de import separată.
Legături utile
Mai multe despre CongPlan pe site (se deschide într-o filă nouă)