Cambiar de un programa de escritorio a CongPlan
Antes de que una congregación cambie de herramienta de planificación, la pregunta que importa es qué pasa con los datos que ya tiene. Esta guía la responde por orden. La importación lee las exportaciones CSV habituales del programa de escritorio que la congregación usa hoy y crea a partir de ellas los publicadores, los grupos de predicación, las idoneidades y el programa planificado. Los datos personales como fechas de nacimiento, números de teléfono, direcciones, contactos de emergencia e informes de publicador no se leen nunca. La pantalla de resultados nombra cada omisión, y la importación se puede repetir sin crear duplicados. La página del cambio (se abre en una pestaña nueva) trata la misma decisión para quienes leen fuera de la documentación.
Qué hace falta antes del cambio
- El permiso Derechos de administrador completos.
- Los horarios de reuniones, en Congregación > Organización > Ajustes. Se requiere un horario entre semana para importar el programa Vida y Ministerio, y un horario de fin de semana para importar los discursos públicos. El asistente lo indica si falta alguno.
- Los horarios de reunión de cada año al que llegue la importación, para que las reuniones importadas caigan en la fecha y la hora correctas.
Los horarios de reunión van primero por la misma razón por la que van primero en Primeros pasos: deciden qué reuniones existen siquiera.
Qué cuatro listas exportar
La importación está hecha para las exportaciones CSV de un programa de escritorio concreto, New World Scheduler. Abra en él Congregación > Importar o exportar y guarde cada una de estas cuatro listas como su propio archivo CSV:
| Exportación | Aporta a CongPlan |
|---|---|
| Personas | Publicadores, grupos de predicación, privilegios, tipos de asignación |
| Programa de discursos públicos | Discursos públicos del fin de semana, oradores internos o externos |
| Reunión Vida y Ministerio Cristianos (Programa) | Asignaciones de la Reunión Vida y Ministerio Cristianos entre semana |
| Tareas | Tareas técnicas como acomodadores, micrófonos, audio/video, escenario |
El orden y los nombres de los archivos no importan. Los nombres de columna están escritos en inglés sea cual sea el idioma del programa, así que CongPlan reconoce cada archivo por su contenido. Puede importar solo algunas de las listas, y puede renombrar los archivos antes. Entran a la vez hasta 12 archivos CSV de un máximo de 5 MB cada uno, y un segundo archivo del mismo tipo sustituye al primero.
Qué llega
Personas. Nombre e ID de origen, sexo, estado activo, si la persona ha dejado la congregación, estado de bautismo, privilegio y estado de precursor, su grupo de predicación y su función en él, y las partes de la reunión, tareas técnicas y asignaciones del servicio del campo para las que es idónea. Las personas importadas se crean como registros de miembro sin acceso y sin permisos: usted las invita y les asigna permisos por separado, y una importación nunca cambia los permisos que ya existen.
Programa. Los discursos públicos del fin de semana y las asignaciones de Vida y Ministerio entre semana, hasta donde llegue el horizonte de importación. El paso de vista previa lista las reuniones por semana; las reuniones que aún no existen se crean a partir de sus plantillas.
Tareas técnicas. Los números de tarea se configuran por congregación, así que CongPlan no puede adivinarlos. Un paso del asistente asigna cada número a un tipo de asignación técnica de CongPlan, con valores predeterminados razonables ya rellenados. Un número que deje sin asignar se omite y se notifica.
El horizonte de importación decide hasta qué punto en el futuro llega la importación. El valor predeterminado son 12 meses, para que una exportación normal traiga todo su programa futuro. Puede reducirlo a dos, tres o seis meses, o ampliarlo a 18 meses o a todas las entradas futuras. Las entradas de más de 24 meses de antigüedad siempre se excluyen.
Qué no lee CongPlan de forma deliberada
Para proteger los datos personales, la importación nunca lee:
- fechas de nacimiento
- números de teléfono y direcciones de correo electrónico
- direcciones postales
- contactos de emergencia
- informes de publicador
- la fecha exacta de bautismo, solo si la persona está bautizada
- ausencias y relaciones familiares
Los archivos que no son exportaciones del programa compatible, y los archivos que CongPlan no importa —como los informes de publicador y los contactos de emergencia—, se marcan como no importados y se ignoran.
Qué añade usted a mano después
Algunos detalles de planificación no están en las exportaciones. Después de la importación, añada:
- las ausencias
- las familias
- cualquier asignación personalizada de fin de semana
Después compruebe que lo demás ha llegado: miembros, grupos de predicación y tipos de asignación, horarios de reunión y páginas de detalle de las reuniones, plantillas y asignaciones técnicas. Consulte Permisos para decidir quién planifica qué, y Planificar la Reunión Vida y Ministerio Cristianos para la primera semana de planificación.
Lea la pantalla de resultados: «No importado» es la lista importante
Cuando la importación termina, la pantalla de resultados resume qué se creó y qué se actualizó, incluyendo cuántas personas se crearon como inactivas, se marcaron como inactivas o se reactivaron. El panel que hay que leer con atención es No importado, que enumera todo lo que se dejó fuera a propósito:
- archivos no compatibles o no reconocidos
- atributos para los que CongPlan no tiene equivalente, por ejemplo hospitalidad, limpieza o cuidado del jardín
- números de tarea sin asignar
- personas que la exportación marca como mudadas o eliminadas
- entradas más allá del horizonte de importación elegido
- tareas en semanas sin programa de reunión, como una semana de asamblea o de la Conmemoración
Nada desaparece en silencio. Todo lo que hay en ese panel es algo que usted añade a mano o algo que omite deliberadamente.
Repetir en lugar de empezar de cero
La importación se puede volver a ejecutar en cualquier momento. Las personas se emparejan primero por su ID de origen y después por el nombre, así que una nueva importación actualiza los mismos registros en vez de crear duplicados. Los grupos de predicación se emparejan por el nombre, así que evite renombrar un grupo en el programa antiguo entre dos importaciones.
Una columna merece atención en cada nueva importación: Active. Solo un
False, No o 0 explícito desactiva a una persona. Una celda vacía —o una
exportación sin esa columna— siempre significa activo, de modo que alguien a
quien usted desactivó dentro de CongPlan queda reactivado en la siguiente
importación, salvo que la exportación diga lo contrario. La pantalla de
resultados lo indica cada vez.
Las tareas técnicas también se pueden actualizar sin importar las demás listas. Abra Congregación > Sistema > Importar datos y cargue solo el CSV de Tareas. El asistente central muestra los pasos de correspondencia de tareas y nombres para ese archivo, y deja intactos a las personas y el programa de reuniones. La página Asignaciones técnicas no tiene una acción de importación separada.
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Más sobre CongPlan en el sitio web (se abre en una pestaña nueva)