Passare da un programma desktop a CongPlan
Prima che una congregazione cambi strumento di pianificazione, la domanda che conta è cosa succede ai dati che ha già. Questa guida risponde in ordine. L'importazione legge le normali esportazioni CSV del programma desktop che la congregazione usa oggi e da esse crea proclamatori, gruppi di servizio, qualifiche e il programma pianificato. I dati personali come date di nascita, numeri di telefono, indirizzi, contatti di emergenza e rapporti di servizio non vengono mai letti. La schermata del risultato nomina ogni omissione, e l'importazione può essere ripetuta senza creare duplicati. La pagina sul passaggio (si apre in una nuova scheda) tratta la stessa decisione per chi legge fuori dalla documentazione.
Cosa serve prima del passaggio
- L'autorizzazione Diritti di amministratore completi.
- I programmi delle adunanze, sotto Congregazione > Organizzazione > Impostazioni. Serve un programma infrasettimanale per importare il programma Vita e ministero, e uno del fine settimana per importare i discorsi pubblici. La procedura guidata lo segnala se ne manca uno.
- Gli orari delle adunanze per ogni anno che l'importazione raggiunge, perché le adunanze importate finiscano nella data e nell'ora giuste.
Gli orari delle adunanze vengono per primi per lo stesso motivo per cui vengono per primi in Primi passi: decidono quali adunanze esistono.
Quali quattro elenchi esportare
L'importazione è pensata per le esportazioni CSV di un programma desktop specifico, New World Scheduler. Lì, apri Congregazione > Importa o Esporta e salva ciascuno di questi quattro elenchi come proprio file CSV:
| Esportazione | Porta in CongPlan |
|---|---|
| Persone | Proclamatori, gruppi di servizio, privilegi, tipi di incarico |
| Programma del discorso pubblico | Discorsi pubblici del fine settimana, oratori interni o esterni |
| Adunanza Vita cristiana e ministero (Programma) | Incarichi dell'adunanza infrasettimanale |
| Doveri | Doveri tecnici come uscieri, microfoni, audio/video, palco |
L'ordine e i nomi dei file non contano. I nomi delle colonne sono scritti in inglese indipendentemente dalla lingua del programma, quindi CongPlan riconosce ogni file dal suo contenuto. Puoi importare solo alcuni elenchi e puoi rinominare prima i file. Entrano in una volta fino a 12 file CSV di al massimo 5 MB ciascuno, e un secondo file dello stesso tipo sostituisce il primo.
Cosa arriva
Persone. Nome e ID di origine, sesso, stato attivo, se la persona ha lasciato la congregazione, stato di battesimo, privilegio e stato di pioniere, il suo gruppo di servizio e il ruolo che vi ricopre, e le parti dell'adunanza, i doveri tecnici e gli incarichi del ministero di campo per cui è qualificata. Le persone importate vengono create come schede di membro senza accesso e senza autorizzazioni — le inviti e imposti le autorizzazioni separatamente, e un'importazione non cambia mai le autorizzazioni già esistenti.
Programma. I discorsi pubblici del fine settimana e gli incarichi Vita e ministero infrasettimanali, fin dove arriva l'orizzonte di importazione. Il passaggio di anteprima elenca le adunanze per settimana; le adunanze che ancora non esistono vengono create dai tuoi modelli.
Doveri tecnici. I numeri dei doveri sono configurati per congregazione, quindi CongPlan non può indovinarli. Un passaggio della procedura guidata abbina ogni numero a un tipo di incarico tecnico di CongPlan, con valori predefiniti sensati già compilati. Un numero che lasci senza abbinamento viene saltato e segnalato.
L'orizzonte di importazione decide quanto avanti nel futuro arriva l'importazione. Il valore predefinito è 12 mesi, così un'esportazione normale porta con sé tutto il programma futuro. Puoi ridurlo a due, tre o sei mesi, oppure allargarlo a 18 mesi o a tutte le voci future. Le voci più vecchie di 24 mesi sono sempre escluse.
Cosa CongPlan deliberatamente non legge
Per proteggere i dati personali, l'importazione non legge mai:
- le date di nascita
- i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail
- gli indirizzi postali
- i contatti di emergenza
- i rapporti di servizio
- la data esatta del battesimo, solo se una persona è battezzata
- le assenze e i legami familiari
I file che non sono esportazioni del programma supportato, e i file che CongPlan non importa come i rapporti di servizio e i contatti di emergenza, vengono contrassegnati come non importati e ignorati.
Cosa aggiungi a mano dopo
Alcuni dettagli di pianificazione non sono affatto nelle esportazioni. Dopo l'importazione, aggiungi:
- le assenze
- le famiglie
- eventuali incarichi personalizzati del fine settimana
Poi controlla che il resto sia arrivato: membri, gruppi di servizio e tipi di incarico, orari delle adunanze e pagine di dettaglio delle adunanze, modelli e incarichi tecnici. Vedi Autorizzazioni per decidere chi pianifica cosa, e Pianificare l'Adunanza Vita cristiana e ministero per la prima settimana di pianificazione.
Leggere la schermata del risultato: «Non importato» è l'elenco importante
Quando l'importazione finisce, la schermata del risultato riassume cosa è stato creato e aggiornato, incluso quante persone sono state create inattive, messe su inattivo o riattivate. Il riquadro da leggere con attenzione è Non importato, che elenca tutto ciò che è stato tralasciato di proposito:
- file non supportati o non riconosciuti
- attributi per cui CongPlan non ha un corrispettivo, ad esempio ospitalità, pulizie o cura del giardino
- numeri di dovere senza abbinamento
- persone che l'esportazione segna come trasferite o rimosse
- voci oltre l'orizzonte di importazione scelto
- doveri in settimane senza programma di adunanza, come la settimana di un congresso o della Commemorazione
Nulla sparisce in silenzio. Tutto ciò che è in quel riquadro è o qualcosa che aggiungi a mano, o qualcosa che salti deliberatamente.
Ripetere invece di ricominciare
L'importazione può essere eseguita di nuovo in qualsiasi momento. Le persone vengono abbinate prima tramite il loro ID di origine, poi tramite il nome, così una reimportazione aggiorna le stesse schede invece di creare duplicati. I gruppi di servizio vengono abbinati per nome, quindi evita di rinominare un gruppo nel vecchio programma tra due importazioni.
Una colonna merita attenzione a ogni reimportazione: Active. Solo un
esplicito False, No o 0 disattiva una persona. Una cella vuota — o
un'esportazione senza quella colonna — significa sempre attiva, quindi qualcuno
che hai disattivato dentro CongPlan viene riattivato dall'importazione
successiva, a meno che l'esportazione non dica il contrario. La schermata del
risultato lo indica ogni volta.
Anche gli incarichi tecnici possono essere aggiornati senza importare gli altri elenchi. Apri Congregazione > Sistema > Importazione dati e carica solo il file CSV Duties. La procedura guidata centrale mostra per quel file i passaggi di corrispondenza degli incarichi e dei nomi e lascia intatti le persone e il programma delle adunanze. La pagina Incarichi tecnici non ha un'azione di importazione separata.
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Altre informazioni su CongPlan sul sito web (si apre in una nuova scheda)