Passer d'un programme de bureau à CongPlan
Avant qu'une assemblée change d'outil de planification, la question qui compte est ce qu'il advient des données qu'elle possède déjà. Ce guide y répond dans l'ordre. L'import lit les exportations CSV habituelles du programme de bureau que l'assemblée utilise aujourd'hui et en crée les proclamateurs, les groupes de prédication, les qualifications et le programme prévu. Les données personnelles telles que les dates de naissance, les numéros de téléphone, les adresses, les contacts d'urgence et les rapports de prédication ne sont jamais lues. L'écran de résultat nomme chaque omission, et l'import peut être répété sans créer de doublons. La page sur le changement (s'ouvre dans un nouvel onglet) traite la même décision pour les lecteurs extérieurs à la documentation.
Ce dont le changement a besoin d'abord
- L'autorisation Droits d'administrateur complets.
- Les horaires de réunion, sous Assemblée > Organisation > Paramètres. Un horaire de semaine est nécessaire pour importer le programme Vie et ministère, un horaire de week-end pour importer les discours publics. L'assistant le signale si l'un manque.
- Les horaires de réunion pour chaque année que l'import atteint, afin que les réunions importées tombent à la bonne date et à la bonne heure.
Les horaires de réunion viennent en premier pour la même raison qu'ils viennent en premier dans Premiers pas : ils décident quelles réunions existent.
Quelles quatre listes exporter
L'import est conçu pour les exportations CSV d'un programme de bureau précis, New World Scheduler. Dans celui-ci, ouvrez Assemblée > Importer ou Exporter et enregistrez chacune de ces quatre listes dans son propre fichier CSV :
| Exportation | Apporte dans CongPlan |
|---|---|
| Personnes | Proclamateurs, groupes de prédication, privilèges, types d'affectation |
| Calendrier des discours publics | Discours publics du week-end, orateurs internes ou externes |
| Réunion Vie et Ministère (Horaire) | Affectations de la réunion de semaine |
| Devoirs | Devoirs techniques comme l'accueil, les micros, l'audio/vidéo, la scène |
L'ordre et les noms de fichiers n'ont pas d'importance. Les noms de colonnes sont écrits en anglais quelle que soit la langue du programme, et CongPlan reconnaît donc chaque fichier à son contenu. Vous pouvez n'importer qu'une partie des listes, et vous pouvez renommer les fichiers au préalable. Jusqu'à 12 fichiers CSV de 5 Mo au maximum chacun passent en une fois, et un deuxième fichier du même type remplace le premier.
Ce qui arrive
Personnes. Nom et identifiant source, sexe, statut actif, si la personne a quitté l'assemblée, statut de baptême, privilège et statut de pionnier, son groupe de prédication et son rôle dans celui-ci, ainsi que les parties de réunion, les devoirs techniques et les affectations de prédication pour lesquels elle est qualifiée. Les personnes importées sont créées comme fiches de membre sans identifiant de connexion et sans autorisations — vous les invitez et définissez les autorisations séparément, et un import ne modifie jamais des autorisations déjà existantes.
Programme. Les discours publics du week-end et les affectations Vie et ministère de la semaine, aussi loin que porte l'horizon d'import. L'étape d'aperçu liste les réunions par semaine ; les réunions qui n'existent pas encore sont créées à partir de vos modèles.
Devoirs techniques. Les numéros de devoir sont configurés par assemblée, CongPlan ne peut donc pas les deviner. Une étape de l'assistant associe chaque numéro à un type d'affectation technique CongPlan, avec des valeurs par défaut pertinentes préremplies. Un numéro que vous laissez sans correspondance est ignoré et signalé.
L'horizon d'import décide jusqu'où l'import va dans le futur. La valeur par défaut est de 12 mois, pour qu'un export normal apporte tout son programme futur. Vous pouvez la réduire à deux, trois ou six mois, ou l'élargir à 18 mois ou à toutes les entrées futures. Les entrées de plus de 24 mois sont toujours exclues.
Ce que CongPlan ne lit délibérément pas
Pour protéger les données personnelles, l'import ne lit jamais :
- les dates de naissance
- les numéros de téléphone et les adresses e-mail
- les adresses postales
- les contacts d'urgence
- les rapports de prédication
- la date exacte du baptême, seulement si une personne est baptisée
- les absences et les liens familiaux
Les fichiers qui ne sont pas des exportations du programme pris en charge, et les fichiers que CongPlan n'importe pas comme les rapports de prédication et les contacts d'urgence, sont marqués comme non importés et ignorés.
Ce que vous ajoutez à la main ensuite
Certains détails de planification ne figurent pas du tout dans les exportations. Après l'import, ajoutez :
- les absences
- les familles
- les éventuelles affectations de week-end personnalisées
Vérifiez ensuite que le reste est bien arrivé : membres, groupes de prédication et types d'affectation, horaires de réunion et pages de détail des réunions, modèles et affectations techniques. Voir Autorisations pour décider qui planifie quoi, et Planifier la réunion Vie chrétienne et ministère pour la première semaine de planification.
Lire l'écran de résultat : « Non importé » est la liste importante
Quand l'import se termine, l'écran de résultat récapitule ce qui a été créé et mis à jour, y compris combien de personnes ont été créées inactives, mises en inactif ou réactivées. Le panneau à lire attentivement est Non importé, qui liste tout ce qui a été laissé de côté volontairement :
- les fichiers non pris en charge ou non reconnus
- les attributs auxquels CongPlan n'a pas d'équivalent, par exemple l'hospitalité, le nettoyage ou l'entretien du jardin
- les numéros de devoir sans correspondance
- les personnes que l'exportation marque comme déménagées ou supprimées
- les entrées au-delà de l'horizon d'import choisi
- les devoirs des semaines sans programme de réunion, comme une semaine d'assemblée régionale ou la semaine du Mémorial
Rien ne disparaît en silence. Tout ce qui figure sur ce panneau est soit quelque chose que vous ajoutez à la main, soit quelque chose que vous laissez délibérément de côté.
Répéter plutôt que recommencer
L'import peut être relancé à tout moment. Les personnes sont associées d'abord par leur identifiant source, puis par leur nom, de sorte qu'un réimport met à jour les mêmes fiches au lieu de créer des doublons. Les groupes de prédication sont associés par nom : évitez donc de renommer un groupe dans l'ancien programme entre deux imports.
Une colonne mérite l'attention à chaque réimport : Active. Seule une valeur
explicite False, No ou 0 désactive une personne. Une cellule vide — ou
une exportation sans cette colonne — signifie toujours active, de sorte qu'une
personne que vous avez désactivée dans CongPlan est réactivée par l'import
suivant si l'exportation ne dit pas le contraire. L'écran de résultat le
rappelle à chaque fois.
Les tâches techniques peuvent aussi être actualisées sans importer les autres listes. Ouvrez Assemblée > Système > Importation de données et téléversez uniquement le fichier CSV Duties. L'assistant central affiche les étapes de correspondance des tâches et des noms pour ce fichier, et laisse les personnes et le programme des réunions inchangés. La page Affectations techniques ne comporte pas d'action d'importation distincte.
Voir aussi
En savoir plus sur CongPlan sur le site web (s'ouvre dans un nouvel onglet)