Byt från ett skrivbordsprogram till CongPlan
Innan en församling byter planeringsverktyg är frågan som spelar roll vad som händer med de uppgifter den redan har. Den här guiden besvarar den i tur och ordning. Importen läser de vanliga CSV-exporterna från det skrivbordsprogram församlingen använder i dag och skapar förkunnare, tjänstegrupper, kvalifikationer och det planerade programmet av dem. Personuppgifter som födelsedatum, telefonnummer, adresser, nödkontakter och förkunnarrapporter läses aldrig. Resultatskärmen namnger varje utelämnande, och importen kan upprepas utan att dubbletter skapas. Sidan om att byta (öppnas i en ny flik) tar upp samma beslut för läsare utanför dokumentationen.
Vad bytet kräver först
- Behörigheten Fulla administratörsrättigheter.
- Mötesschemana, under Församling > Organisation > Inställningar. Ett schema för veckomötet krävs för att importera programmet för Livet och tjänsten, ett schema för helgmötet för att importera de offentliga föredragen. Guiden säger till om ett saknas.
- Mötestiderna för varje år importen sträcker sig in i, så att importerade möten hamnar på rätt datum och tid.
Mötestiderna kommer först av samma skäl som de kommer först i Första stegen: de avgör vilka möten som överhuvudtaget finns.
Vilka fyra listor du ska exportera
Importen är byggd för CSV-exporterna från ett specifikt skrivbordsprogram, New World Scheduler. Öppna där Congregation > Import or Export och spara var och en av dessa fyra listor som en egen CSV-fil:
| Export | Överför till CongPlan |
|---|---|
| Persons | Förkunnare, tjänstegrupper, privilegier, uppgiftstyper |
| Public Talks Schedule | Offentliga föredrag på helgen, egna eller inbjudna talare |
| Life and Ministry Meeting (Schedule) | Uppgifter för veckomötet Livet och tjänsten |
| Duties | Tekniska uppgifter som mötesvärdar, mikrofoner, ljud/bild, scen |
Ordning och filnamn spelar ingen roll. Kolumnnamnen skrivs på engelska oavsett programmets språk, så CongPlan känner igen varje fil utifrån dess innehåll. Du kan importera bara vissa av listorna, och du kan döpa om filerna först. Upp till 12 CSV-filer på högst 5 MB vardera går in på en gång, och en andra fil av samma typ ersätter den första.
Vad som kommer in
Personer. Namn och käll-ID, kön, aktiv status, om personen har lämnat församlingen, dopstatus, privilegium och pionjärstatus, tjänstegrupp och roll i den, samt vilka mötesdelar, tekniska uppgifter och tjänsteuppgifter personen är kvalificerad för. Importerade personer skapas som medlemsposter utan inloggning och utan behörigheter — du bjuder in dem och sätter behörigheter separat, och en import ändrar aldrig behörigheter som redan finns.
Program. Offentliga föredrag på helgen och uppgifter för veckomötet, så långt importhorisonten når. Förhandsvisningssteget listar mötena per vecka; möten som inte finns än skapas utifrån dina mallar.
Tekniska uppgifter. Uppgiftsnumren är konfigurerade per församling, så CongPlan kan inte gissa dem. Ett steg i guiden kopplar varje nummer till en CongPlan-typ av teknisk uppgift, med rimliga standardval förifyllda. Ett nummer du lämnar okopplat hoppas över och redovisas.
Importhorisonten avgör hur långt fram i tiden importen sträcker sig. Standardvalet är 12 månader, så att en vanlig export tar med hela sitt framtida program. Du kan minska den till två, tre eller sex månader, eller utöka den till 18 månader eller alla framtida poster. Poster äldre än 24 månader utesluts alltid.
Vad CongPlan medvetet inte läser
För att skydda personuppgifter läser importen aldrig:
- födelsedatum
- telefonnummer och e-postadresser
- postadresser
- nödkontakter
- förkunnarrapporter
- det exakta dopdatumet, bara om personen är döpt eller inte
- frånvaro och familjerelationer
Filer som inte är exporter från det stödda programmet, och filer CongPlan inte importerar, som förkunnarrapporter och nödkontakter, markeras som importeras inte och ignoreras.
Vad du lägger till för hand efteråt
Vissa planeringsdetaljer finns inte i exporterna alls. Lägg till efter importen:
- frånvaro
- familjer
- eventuella anpassade helguppgifter
Kontrollera sedan att resten hamnade rätt: medlemmar, tjänstegrupper och uppgiftstyper, mötestider och sidor med mötesdetaljer, mallar och tilldelningar för tekniska uppgifter. Se Behörigheter för att bestämma vem som planerar vad, och Planera mötet för Livet och tjänsten som kristen för den första planeringsveckan.
Läs resultatskärmen: ”Importeras inte” är den viktiga listan
När importen är klar sammanfattar resultatskärmen vad som skapades och uppdaterades, inklusive hur många personer som skapades som inaktiva, sattes till inaktiva eller återaktiverades. Panelen att läsa noggrant är ”Importeras inte”, som listar allt som medvetet utelämnats:
- filer som inte stöds eller inte känns igen
- attribut CongPlan inte har någon motsvarighet till, till exempel gästfrihet, städning eller trädgårdsskötsel
- okopplade uppgiftsnummer
- personer som exporten markerar som flyttade eller borttagna
- poster bortom den valda importhorisonten
- uppgifter i veckor utan mötesprogram, till exempel en sammankomstvecka eller veckan för minneshögtiden
Ingenting försvinner tyst. Allt på den panelen är antingen något du lägger till för hand eller något du medvetet hoppar över.
Upprepa i stället för att börja om
Importen kan köras igen när som helst. Personer matchas först mot sitt käll-ID, sedan mot namn, så att en omimport uppdaterar samma poster i stället för att skapa dubbletter. Tjänstegrupper matchas efter namn, så undvik att döpa om en grupp i det gamla programmet mellan två importer.
En kolumn förtjänar uppmärksamhet vid varje omimport: Active. Bara ett
uttryckligt False, No eller 0 inaktiverar en person. En tom cell — eller
en export utan den kolumnen — betyder alltid aktiv, så någon du har inaktiverat
inne i CongPlan återaktiveras av nästa import om inte exporten säger något
annat. Resultatskärmen anger detta varje gång.
Tekniska uppgifter kan också uppdateras utan att de andra listorna importeras. Öppna Församling > System > Importera data och ladda bara upp CSV-filen Sysslor. Den centrala guiden visar stegen för att koppla uppgifter och namn för den filen och lämnar personer och mötesschemat orörda. Sidan Tekniska uppgifter har ingen separat importåtgärd.