Overstappen van een desktopprogramma naar CongPlan
Voordat een gemeente van planningsgereedschap wisselt, telt vooral één vraag: wat gebeurt er met de gegevens die er al zijn? Deze gids beantwoordt die op volgorde. De import leest de reguliere CSV-exports van het desktopprogramma dat de gemeente vandaag gebruikt, en maakt daaruit verkondigers, velddienstgroepen, kwalificaties en het geplande programma aan. Persoonsgegevens zoals geboortedatums, telefoonnummers, adressen, contactpersonen voor noodgevallen en verkondigersrapporten worden nooit gelezen. Het resultaatscherm benoemt elke weglating, en de import kan worden herhaald zonder duplicaten aan te maken. De pagina over overstappen (opent in nieuw tabblad) behandelt dezelfde beslissing voor lezers buiten de documentatie.
Wat de overstap eerst nodig heeft
- Volledige beheerdersrechten.
- De vergaderroosters, onder Gemeente > Organisatie > Instellingen. Een doordeweeks rooster is vereist om het leven-en-dienen- programma te importeren, een weekendrooster voor de openbare lezingen. De wizard zegt het als er een ontbreekt.
- De vergadertijden voor elk jaar waar de import in reikt, zodat geïmporteerde vergaderingen op de juiste datum en tijd terechtkomen.
Vergadertijden komen eerst om dezelfde reden als in Eerste stappen: ze bepalen welke vergaderingen er überhaupt bestaan.
Welke vier lijsten je exporteert
De import is gebouwd voor de CSV-exports van één specifiek desktopprogramma: New World Scheduler. Open daarin Congregation > Import or Export en sla elk van deze vier lijsten op als een eigen CSV-bestand:
| Export | Brengt in CongPlan |
|---|---|
| Persons | Verkondigers, velddienstgroepen, voorrechten, toewijzingstypen |
| Public Talks Schedule | Openbare lezingen in het weekend, interne of externe sprekers |
| Life and Ministry Meeting (Schedule) | Doordeweekse leven-en-dienentoewijzingen |
| Duties | Technische taken zoals zaaldienst, microfoons, audio/video, podium |
Volgorde en bestandsnamen doen er niet toe. De kolomnamen staan in het Engels, ongeacht de taal van het programma, dus CongPlan herkent elk bestand aan de inhoud. Je kunt ook maar een deel van de lijsten importeren, en je mag de bestanden eerst hernoemen. Er gaan maximaal 12 CSV-bestanden van elk hooguit 5 MB tegelijk in, en een tweede bestand van hetzelfde type vervangt het eerste.
Wat er binnenkomt
Personen. Naam en bron-ID, geslacht, actieve status, of de persoon de gemeente heeft verlaten, doopstatus, voorrecht en pionierstatus, hun velddienstgroep en rol daarin, en de programmaonderdelen, technische taken en velddiensttoewijzingen waarvoor ze gekwalificeerd zijn. Geïmporteerde personen worden aangemaakt als ledenrecords zonder login en zonder rechten — je nodigt hen apart uit en stelt de rechten apart in, en een import wijzigt nooit rechten die al bestaan.
Programma. Openbare lezingen in het weekend en doordeweekse leven-en-dienentoewijzingen, zover de importhorizon reikt. De voorbeeldstap somt de vergaderingen per week op; vergaderingen die nog niet bestaan, worden aangemaakt uit je sjablonen.
Technische taken. Taaknummers worden per gemeente ingesteld, dus CongPlan kan ze niet raden. Eén stap in de wizard koppelt elk nummer aan een technisch toewijzingstype van CongPlan, met zinnige standaardwaarden vooraf ingevuld. Een nummer dat je niet koppelt, wordt overgeslagen en gemeld.
De importhorizon bepaalt hoe ver de import in de toekomst reikt. De standaard is 12 maanden, zodat een gewone export zijn volledige toekomstige programma meebrengt. Je kunt die beperken tot twee, drie of zes maanden, of verbreden naar 18 maanden of alle toekomstige vermeldingen. Vermeldingen ouder dan 24 maanden worden altijd uitgesloten.
Wat CongPlan bewust niet leest
Om persoonsgegevens te beschermen, leest de import nooit:
- geboortedatums
- telefoonnummers en e-mailadressen
- postadressen
- contactpersonen voor noodgevallen
- verkondigersrapporten
- de exacte doopdatum, alleen of iemand gedoopt is
- afwezigheden en familierelaties
Bestanden die geen exports van het ondersteunde programma zijn, en bestanden die CongPlan niet importeert zoals verkondigersrapporten en contactpersonen voor noodgevallen, worden gemarkeerd als niet geïmporteerd en genegeerd.
Wat je daarna zelf toevoegt
Sommige planningsdetails staan helemaal niet in de exports. Voeg na de import toe:
- afwezigheden
- families
- eventuele eigen weekendtoewijzingen
Controleer daarna of de rest goed is aangekomen: leden, velddienstgroepen en toewijzingstypen, vergadertijden en vergaderingdetailpagina's, sjablonen en toewijzingen voor technische taken. Zie Rechten om te bepalen wie wat plant, en De leven-en-dienenvergadering plannen voor de eerste planningsweek.
Lees het resultaatscherm: “Niet geïmporteerd” is de belangrijke lijst
Als de import klaar is, vat het resultaatscherm samen wat er is aangemaakt en bijgewerkt, inclusief hoeveel personen inactief zijn aangemaakt, op inactief zijn gezet of zijn geheractiveerd. Het paneel dat je aandachtig moet lezen, is Niet geïmporteerd, met alles wat bewust is weggelaten:
- niet-ondersteunde of niet-herkende bestanden
- eigenschappen waarvoor CongPlan geen tegenhanger heeft, bijvoorbeeld gastvrijheid, schoonmaak of tuinonderhoud
- niet-gekoppelde taaknummers
- personen die de export markeert als verhuisd of verwijderd
- vermeldingen voorbij de gekozen importhorizon
- taken in weken zonder vergaderprogramma, zoals een congresweek of de week van het Avondmaal
Er verdwijnt niets stilletjes. Alles op dat paneel is óf iets wat je zelf toevoegt, óf iets wat je bewust overslaat.
Herhalen in plaats van opnieuw beginnen
De import kan op elk moment opnieuw worden uitgevoerd. Personen worden eerst op hun bron-ID gekoppeld en daarna op naam, zodat een herimport dezelfde records bijwerkt in plaats van duplicaten aan te maken. Velddienstgroepen worden op naam gekoppeld, dus hernoem een groep in het oude programma niet tussen twee imports.
Eén kolom verdient bij elke herimport aandacht: Active. Alleen een expliciete
False, No of 0 zet een persoon op inactief. Een lege cel — of een export
zonder die kolom — betekent altijd actief, dus iemand die je binnen CongPlan hebt
gedeactiveerd, wordt door de volgende import weer geactiveerd tenzij de export
iets anders zegt. Het resultaatscherm vermeldt dit elke keer.
Technische taken kunnen ook worden ververst zonder de andere lijsten te importeren. Open Gemeente > Systeem > Gegevens importeren en upload alleen het CSV-bestand Diensten. De centrale wizard toont voor dat bestand de stappen voor het koppelen van diensten en namen, en laat personen en het vergaderrooster ongemoeid. De pagina Technische toewijzingen heeft geen aparte importactie.