Przejście z programu desktopowego na CongPlan
Zanim zbór zmieni narzędzie do planowania, najważniejsze jest pytanie, co stanie się z danymi, które już ma. Ten przewodnik odpowiada na nie po kolei. Import odczytuje zwykłe eksporty CSV programu desktopowego, z którego zbór korzysta dzisiaj, i tworzy z nich głosicieli, grupy służby, uprawnienia do zadań oraz zaplanowany program. Dane osobowe, takie jak daty urodzenia, numery telefonów, adresy, kontakty alarmowe i sprawozdania głosicieli, nigdy nie są odczytywane. Ekran wyników wymienia każde pominięcie, a import można powtórzyć bez tworzenia duplikatów. Strona o przejściu (otwiera się w nowej karcie) omawia tę samą decyzję dla czytelników spoza dokumentacji.
Czego przejście wymaga najpierw
- Pełne uprawnienia administratora.
- Harmonogramów zebrań w Zbór > Organizacja > Ustawienia. Harmonogram zebrania w tygodniu jest wymagany, aby zaimportować program Chrześcijańskiego życia i służby, a harmonogram weekendowy — aby zaimportować wykłady publiczne. Kreator informuje, gdy któregoś brakuje.
- Godzin zebrań dla każdego roku, którego dotyczy import, aby zaimportowane zebrania trafiły na właściwą datę i godzinę.
Godziny zebrań są na pierwszym miejscu z tego samego powodu co w Pierwszych krokach: decydują o tym, które zebrania w ogóle istnieją.
Które cztery listy wyeksportować
Import jest przygotowany pod eksporty CSV jednego konkretnego programu desktopowego: New World Scheduler. Otwórz w nim Congregation > Import or Export i zapisz każdą z tych czterech list jako osobny plik CSV:
| Eksport | Co trafia do CongPlan |
|---|---|
| Persons | Głosiciele, grupy służby, przywileje, typy zadań |
| Public Talks Schedule | Weekendowe wykłady publiczne, mówcy wewnętrzni lub zewnętrzni |
| Life and Ministry Meeting (Schedule) | Zadania na zebranie Chrześcijańskie życie i służba |
| Duties | Obowiązki techniczne, takie jak porządkowi, mikrofony, audio/wideo, scena |
Kolejność i nazwy plików nie mają znaczenia. Nazwy kolumn są zapisane po angielsku niezależnie od języka programu, więc CongPlan rozpoznaje każdy plik po jego zawartości. Możesz zaimportować tylko część list i możesz wcześniej zmienić nazwy plików. Naraz przyjmowanych jest do 12 plików CSV o rozmiarze najwyżej 5 MB każdy, a drugi plik tego samego typu zastępuje pierwszy.
Co trafia do środka
Osoby. Imię i nazwisko oraz identyfikator źródłowy, płeć, status aktywności, informacja o odejściu ze zboru, status chrztu, przywilej i status pioniera, grupa służby i rola w niej, a także punkty zebrań, obowiązki techniczne i zadania w służbie, do których dana osoba jest uprawniona. Zaimportowane osoby są tworzone jako rekordy członków bez loginu i bez uprawnień — zaproszenia i uprawnienia ustawiasz osobno, a import nigdy nie zmienia uprawnień, które już istnieją.
Program. Weekendowe wykłady publiczne i zadania na zebranie w tygodniu, o tyle, o ile sięga horyzont importu. Krok podglądu wymienia zebrania w podziale na tygodnie; zebrania, które jeszcze nie istnieją, są tworzone z twoich szablonów.
Obowiązki techniczne. Numery obowiązków są konfigurowane osobno w każdym zborze, więc CongPlan nie może ich odgadnąć. Jeden krok kreatora przypisuje każdy numer do typu przydziału technicznego w CongPlan, z sensownymi wartościami domyślnymi wypełnionymi z góry. Numer, którego nie przypiszesz, zostaje pominięty i zgłoszony.
Horyzont importu decyduje o tym, jak daleko w przyszłość sięga import. Domyślnie jest to 12 miesięcy, aby zwykły eksport przeniósł cały swój przyszły program. Możesz go zawęzić do dwóch, trzech lub sześciu miesięcy albo rozszerzyć do 18 miesięcy lub wszystkich przyszłych wpisów. Wpisy starsze niż 24 miesiące są zawsze wykluczane.
Czego CongPlan celowo nie odczytuje
Aby chronić dane osobowe, import nigdy nie odczytuje:
- dat urodzenia
- numerów telefonów i adresów e-mail
- adresów pocztowych
- kontaktów alarmowych
- sprawozdań głosicieli
- dokładnej daty chrztu, a jedynie to, czy dana osoba jest ochrzczona
- nieobecności i relacji rodzinnych
Pliki, które nie są eksportami obsługiwanego programu, oraz pliki, których CongPlan nie importuje, takie jak sprawozdania głosicieli i kontakty alarmowe, są oznaczane jako niezaimportowane i pomijane.
Co dodajesz ręcznie po imporcie
Niektórych szczegółów planowania w eksportach w ogóle nie ma. Po imporcie dodaj:
- nieobecności
- rodziny
- wszelkie własne przydziały weekendowe
Następnie sprawdź, czy reszta trafiła na miejsce: członkowie, grupy służby i typy zadań, godziny zebrań i strony szczegółów zebrań, szablony i przydziały techniczne. Zobacz Uprawnienia, aby ustalić, kto co planuje, oraz Planowanie zebrania Chrześcijańskie życie i służba w sprawie pierwszego tygodnia planowania.
Przeczytaj ekran wyników: „Nie zaimportowano” to najważniejsza lista
Gdy import się zakończy, ekran wyników podsumowuje, co zostało utworzone i zaktualizowane, w tym ile osób utworzono jako nieaktywne, ustawiono jako nieaktywne albo ponownie aktywowano. Panel, który warto przeczytać uważnie, to Nie zaimportowano — wymienia wszystko, co celowo pominięto:
- nieobsługiwane albo nierozpoznane pliki
- atrybuty, dla których CongPlan nie ma odpowiednika, na przykład gościnność, sprzątanie albo pielęgnacja ogrodu
- nieprzypisane numery obowiązków
- osoby oznaczone w eksporcie jako przeprowadzone albo usunięte
- wpisy wykraczające poza wybrany horyzont importu
- obowiązki w tygodniach bez programu zebrań, na przykład w tygodniu kongresu albo Pamiątki
Nic nie znika po cichu. Wszystko na tym panelu to albo coś, co dodajesz ręcznie, albo coś, co świadomie pomijasz.
Powtarzaj, zamiast zaczynać od nowa
Import można uruchomić ponownie w dowolnym momencie. Osoby są dopasowywane najpierw po identyfikatorze źródłowym, a potem po imieniu i nazwisku, więc ponowny import aktualizuje te same rekordy zamiast tworzyć duplikaty. Grupy służby są dopasowywane po nazwie, dlatego unikaj zmiany nazwy grupy w starym programie między dwoma importami.
Jedna kolumna zasługuje na uwagę przy każdym ponownym imporcie: Active. Tylko
wyraźne False, No albo 0 ustawia osobę jako nieaktywną. Pusta komórka — albo
eksport bez tej kolumny — zawsze oznacza aktywną, więc osoba, którą dezaktywowałeś
w CongPlan, zostanie ponownie aktywowana przy kolejnym imporcie, chyba że eksport
mówi inaczej. Ekran wyników informuje o tym za każdym razem.
Obowiązki techniczne można też odświeżyć bez importowania pozostałych list. Otwórz Zbór > System > Importuj dane i prześlij tylko plik CSV Duties. Centralny kreator pokaże dla tego pliku kroki mapowania obowiązków i dopasowywania nazw, a osoby i harmonogram zebrań pozostawi bez zmian. Strona Przydziały techniczne nie ma osobnej funkcji importu.