Migrar de um programa de computador para o CongPlan
Antes de uma congregação trocar de ferramenta de planejamento, a pergunta que importa é o que acontece com os dados que ela já tem. Este guia responde a isso em ordem. A importação lê as exportações CSV regulares do programa de computador que a congregação usa hoje e cria a partir delas os publicadores, os grupos de serviço de campo, as qualificações e o programa planejado. Dados pessoais como datas de nascimento, telefones, endereços, contatos de emergência e relatórios de publicador nunca são lidos. A tela de resultado nomeia cada omissão, e a importação pode ser repetida sem criar duplicatas. A página sobre a migração (abre em nova aba) trata da mesma decisão para quem lê fora da documentação.
O que a migração exige primeiro
- A permissão Direitos completos de administrador.
- As programações de reunião, em Congregação > Organização > Configurações. Uma programação de meio de semana é necessária para importar o programa Nossa Vida e Ministério, e uma de fim de semana para importar os discursos públicos. O assistente avisa quando falta alguma.
- Os horários de reunião de cada ano que a importação alcança, para que as reuniões importadas caiam na data e no horário corretos.
Os horários de reunião vêm primeiro pelo mesmo motivo pelo qual vêm primeiro em Primeiros Passos: eles decidem quais reuniões existem.
Quais quatro listas exportar
A importação foi feita para as exportações CSV de um programa de computador específico, o New World Scheduler. Nele, abra Congregação > Importar ou Exportar e salve cada uma destas quatro listas como um arquivo CSV próprio:
| Exportação | Traz para o CongPlan |
|---|---|
| Persons | Publicadores, grupos de serviço de campo, privilégios, tipos de designação |
| Public Talks Schedule | Discursos públicos de fim de semana, oradores internos ou externos |
| Life and Ministry Meeting (Schedule) | Designações da reunião de meio de semana Vida e Ministério |
| Duties | Designações técnicas como recepção, microfones, áudio/vídeo, palco |
A ordem e os nomes dos arquivos não importam. Os nomes das colunas são escritos em inglês independentemente do idioma do programa, então o CongPlan reconhece cada arquivo pelo conteúdo. Você pode importar apenas parte das listas e pode renomear os arquivos antes. Entram até 12 arquivos CSV de no máximo 5 MB cada de uma vez, e um segundo arquivo do mesmo tipo substitui o primeiro.
O que chega
Pessoas. Nome e ID de origem, gênero, status de atividade, se a pessoa saiu da congregação, situação de batismo, privilégio e situação de pioneiro, o grupo de serviço de campo e a função nele, além das partes da reunião, designações técnicas e designações de serviço de campo para as quais ela é qualificada. As pessoas importadas são criadas como registros de membro sem login e sem permissões — você as convida e define as permissões separadamente, e uma importação nunca altera permissões que já existem.
Programa. Discursos públicos de fim de semana e designações de meio de semana Vida e Ministério, até onde o horizonte de importação alcança. A etapa de prévia lista as reuniões por semana; reuniões que ainda não existem são criadas a partir dos seus modelos.
Designações técnicas. Os números das designações são configurados por congregação, então o CongPlan não tem como adivinhá-los. Uma etapa do assistente associa cada número a um tipo de designação técnica do CongPlan, com padrões razoáveis já preenchidos. Um número que você deixar sem associação é ignorado e relatado.
O horizonte de importação decide até onde no futuro a importação alcança. O padrão é 12 meses, para que uma exportação normal traga todo o seu programa futuro. Você pode reduzi-lo para dois, três ou seis meses, ou ampliá-lo para 18 meses ou todas as entradas futuras. Entradas com mais de 24 meses são sempre excluídas.
O que o CongPlan deliberadamente não lê
Para proteger dados pessoais, a importação nunca lê:
- datas de nascimento
- telefones e endereços de e-mail
- endereços postais
- contatos de emergência
- relatórios de publicador
- a data exata do batismo, apenas se a pessoa é batizada
- ausências e relações familiares
Arquivos que não são exportações do programa suportado, e arquivos que o CongPlan não importa, como relatórios de publicador e contatos de emergência, são marcados como não importados e ignorados.
O que você acrescenta à mão depois
Alguns detalhes de planejamento não estão nas exportações. Depois da importação, acrescente:
- ausências
- famílias
- quaisquer designações de fim de semana personalizadas
Depois verifique se o resto chegou: membros, grupos de serviço de campo e tipos de designação, horários de reunião e páginas de detalhes das reuniões, modelos e designações técnicas. Veja Permissões para decidir quem planeja o quê, e Planejar a Reunião Nossa Vida e Ministério Cristão para a primeira semana de planejamento.
Leia a tela de resultado: «Não importado» é a lista importante
Quando a importação termina, a tela de resultado resume o que foi criado e atualizado, incluindo quantas pessoas foram criadas inativas, definidas como inativas ou reativadas. O painel a ler com atenção é Não importado, que lista tudo o que ficou de fora de propósito:
- arquivos não suportados ou não reconhecidos
- atributos para os quais o CongPlan não tem equivalente, por exemplo hospitalidade, limpeza ou cuidado do jardim
- números de designação sem associação
- pessoas que a exportação marca como transferidas ou removidas
- entradas além do horizonte de importação escolhido
- designações em semanas sem programa de reunião, como a semana de um congresso ou a semana da Celebração
Nada desaparece em silêncio. Tudo o que está nesse painel é algo que você acrescenta à mão ou algo que você deixa de fora deliberadamente.
Repita em vez de recomeçar
A importação pode ser executada de novo a qualquer momento. As pessoas são correspondidas primeiro pelo ID de origem e depois pelo nome, então uma reimportação atualiza os mesmos registros em vez de criar duplicatas. Os grupos de serviço de campo são correspondidos pelo nome, então evite renomear um grupo no programa antigo entre duas importações.
Uma coluna merece atenção em toda reimportação: Active. Somente um False,
No ou 0 explícito desativa uma pessoa. Uma célula vazia — ou uma exportação
sem essa coluna — sempre significa ativa, então alguém que você desativou dentro
do CongPlan é reativado pela próxima importação, a menos que a exportação diga o
contrário. A tela de resultado informa isso todas as vezes.
As designações técnicas também podem ser atualizadas sem importar as outras listas. Abra Congregação > Sistema > Importação de Dados e envie apenas o arquivo CSV Duties. O assistente central mostra para esse arquivo as etapas de correspondência das tarefas e dos nomes e não mexe nas pessoas nem na programação das reuniões. A página Designações técnicas não tem uma ação de importação separada.