Organizar turnos de testemunho público
Uma escala de testemunho público é montada uma vez e depois se preenche sozinha. Você cria um plano, adiciona os locais dele e dá a cada local seus dias da semana e turnos com o número de publicadores de que precisa. Todos com a elegibilidade de Testemunho público passam a ver as vagas livres e se inscrevem. Este guia percorre a configuração uma vez e mostra como cancelar um local em uma data específica sem mexer no plano recorrente. A página de funcionalidade Testemunho público (abre em nova aba) resume como fica a escala pronta.
As camadas de um plano
A organização do testemunho público tem seis camadas, e saber qual delas você está editando evita a maior parte da confusão:
| Camada | Significado |
|---|---|
| Plano | Uma área de organização nomeada, por exemplo um mercado ou um bairro |
| Local | Um local de testemunho público específico dentro de um plano |
| Dias da semana | Os dias em que um local se repete |
| Turno | Um bloco de horário com um número necessário de publicadores |
| Inscrição | O registro de um publicador para um turno |
| Exceção | Um cancelamento ou exceção para um local em uma data específica |
Um plano contém locais, um local se repete em dias da semana, um dia da semana gera turnos, e um turno reúne inscrições. Uma exceção altera um local em uma data específica sem alterar o padrão por trás dele.
Quem pode fazer o quê
- A página de organização exige a permissão Gerenciar testemunho público.
- Os publicadores precisam apenas da elegibilidade de designação Testemunho público para ver os dias e se inscrever.
- Quem não tem nenhuma das duas vê uma tela vazia. Os dados dos locais não são mostrados a usuários que não participam do testemunho público.
Veja Permissões para saber como a permissão é concedida.
Crie um plano com seus locais
- Abra a página de organização do testemunho público.
- Informe um nome de plano.
- Salve o plano.
- Adicione um ou mais locais.
Um plano pode estar ativo ou inativo e pode ter uma data de início e outra de fim de vigência. Use esses dois campos quando um plano for sazonal, em vez de excluí-lo e recriá-lo depois.
Dias da semana, horários e o número de que você precisa
Para cada local, mantenha:
- o nome do local
- os dias da semana em que ele se repete
- o horário de início
- um ou mais turnos
- a duração por turno
- o número necessário de publicadores por turno
Um novo turno pode reaproveitar a duração e o padrão de número necessário do turno anterior, então um local com cinco turnos de tarde idênticos leva poucos cliques em vez de cinco formulários separados.
Quando um local não funciona: cancele, não exclua
O organizador pode cancelar um local em uma data específica e restaurá-lo depois. Esse local passa a aparecer como cancelado em vez de sumir, enquanto os outros locais continuam ativos na mesma data. O plano recorrente permanece intacto.
Excluir um plano ou um local remove a estrutura de organização e as inscrições que pertencem a ela. Quando o histórico precisar continuar legível, torne o plano inativo ou dê a ele uma data de fim de vigência.
Quem se inscreve, e quando o organizador faz isso
Os publicadores elegíveis se inscrevem sozinhos pela visualização do dia. Os organizadores podem remover uma inscrição quando ela deixa de fazer sentido, por exemplo após uma correção ou um cancelamento.
Com a permissão Gerenciar testemunho público, você também pode inscrever outra pessoa em um turno aberto em vez de esperar. Abra o dia de testemunho público e use Inscrever outra pessoa ao lado do turno. O seletor lista os publicadores da congregação, inclusive os que não usam o CongPlan por conta própria — não é necessária uma conta do CongPlan para ser inscrito em um turno. As regras de capacidade, inscrição duplicada e cancelamento se aplicam exatamente como em uma autoinscrição, e a pessoa inscrita recebe uma notificação.
O que os publicadores veem
O testemunho público é mostrado por dia. Um dia pode conter vários locais, e cada local lista seus turnos com:
- horário de início e de término
- o número necessário de publicadores
- as inscrições atuais
- se a capacidade está cheia ou livre
- o estado cancelado, se aquela ocorrência do local foi cancelada naquela data
Botões levam ao dia de testemunho público anterior ou seguinte. Inscrever-se leva três passos: abra o dia, encontre o local e o turno, escolha Inscrever-se. Um publicador pode cancelar a própria inscrição, a menos que o estado do turno ou suas permissões impeçam isso.
Um turno que alguém assumiu passa a fazer parte do plano pessoal dessa pessoa, ao lado de partes da reunião, designações técnicas, tarefas e ausências, e entra na assinatura de calendário. Os lembretes antes de um turno seguem os mesmos horários de lembrete das designações de reunião.
Vale explicar dois estados aos publicadores desde o começo: Cheio significa que todas as vagas necessárias estão preenchidas, e Acima da capacidade aparece quando uma inscrição permanece depois de uma redução posterior do número necessário.