Encontrar um substituto para uma designação
Se você não puder cumprir uma designação que recebeu, não precisa percorrer uma lista de telefones. Você a repassa no aplicativo: o CongPlan pergunta a todos que podem assumi-la, ou a uma pessoa que você escolher, e quem aceitar primeiro entra no programa. Este guia mostra quando isso funciona, como enviar uma solicitação e o que fazer quando ninguém aceita. A página Repassar e assumir descreve cada botão e cada configuração. A página de funcionalidade no congplan.app (abre em nova aba) cobre o mesmo assunto para quem ainda não usa o CongPlan.
Quando repassar serve, e quando não serve
Você pode repassar suas próprias designações técnicas e, se a congregação permitir em Repassar partes da reunião, suas partes da reunião.
O CongPlan recusa uma solicitação em vez de enviar uma que ninguém poderia responder: quando ninguém se qualifica, quando a reunião já começou ou quando a congregação desativou o repasse dessa parte. Você recebe o motivo de volta.
Para uma mudança duradoura, como uma função que você não pode mais exercer, fale com o coordenador. Uma solicitação de repasse move uma designação em uma data.
Enviando uma solicitação
- Abra o programa da reunião com a sua designação.
- Toque em Repassar designação ao lado dela.
- Em A quem você vai perguntar?, escolha Todos que podem assumir esta designação ou Uma pessoa específica.
- Confira o resumo e envie a solicitação.
Perguntar a todos é mais rápido do que perguntar a uma pessoa depois da outra: a solicitação chega a todos ao mesmo tempo. Se você perguntar a uma pessoa específica, podem combinar uma designação em troca: marque Em troca, assumir uma designação de … e escolha uma das próximas designações dessa pessoa do mesmo tipo.
A solicitação vale até o início da reunião. Na sua designação, o botão passa a mostrar Repasse em andamento.
Quem é perguntado
Quando você pergunta a todos:
- Para uma designação técnica: todos que estão cadastrados para essa designação, não estão ausentes nesse dia e não têm outra designação técnica nessa reunião.
- Para uma parte da reunião: todos que podem ser designados para essa parte, não estão ausentes nesse dia e ainda não estão designados para ela.
Mostrar quem será perguntado lista os nomes antes do envio. Os destinatários recebem uma notificação e veem um aviso na reunião. Se uma das condições mudar enquanto a solicitação está aberta, por exemplo se a pessoa registrar uma ausência, assumir a designação falha em vez de gerar um conflito.
Assumir, recusar, retirar
- Assumir é o sim. A primeira pessoa a aceitar recebe a designação; todos os outros veem depois que ela já foi assumida.
- Recusar responde sem assumir. Enquanto a solicitação estiver aberta, ainda dá para Assumir mesmo assim.
- Retirar a solicitação é o lado de quem solicitou: ela encerra uma solicitação ainda aberta, e a designação continua com você.
Se todos recusarem, o botão mostra Ninguém aceitou – perguntar de novo. Perguntar de novo encerra a solicitação antiga e permite que você pergunte de novo.
Quando assumir precisa de aprovação
Para partes da reunião, a congregação pode ativar Aprovação necessária. Quem aceitar só passa a constar no programa depois que o superintendente da reunião, o Coordenador do Corpo de Anciãos ou outro planejador aprovar a assunção. Até lá, o seu nome continua. Se a assunção for recusada ou não for aprovada antes do início da reunião, a designação continua com você. Veja Aprovar uma assunção.
Onde você encontra suas solicitações
Toda solicitação em que você está envolvido permanece em Eu > Repassar e assumir, dividida em Para mim e De mim, e em Repasses em aberto e Histórico. Cada solicitação concluída traz uma nota curta, como Você assumiu, Assumida por outra pessoa ou Não respondido a tempo. Assim que uma de suas próprias solicitações é assumida, você vê pelo nome quem a assumiu.
Apagar uma notificação nunca apaga a solicitação por trás dela. A página é onde você a encontra de novo.
O que os coordenadores veem
Quem tem a permissão de edição Designações técnicas ou uma permissão para editar reuniões pode abrir Congregação > Planejamento > Todos os repasses da congregação. A página lista os repasses de reuniões a partir de hoje que essa pessoa pode planejar, com Para aprovar, Solicitações abertas e Histórico. Cada cartão mostra:
- a designação e a data da reunião
- quem perguntou, e quando
- cada pessoa consultada, pelo nome, com sua resposta
A mesma visão geral abre a partir de Eu > Repassar e assumir pelo botão Todos os repasses da congregação, exibido apenas para quem tem essas permissões.