Diensten voor openbaar getuigenis plannen
Een rooster voor openbaar getuigenis wordt één keer opgebouwd en vult zich daarna zelf. Je maakt een plan aan, voegt de locaties toe en geeft elke locatie haar weekdagen en diensten met het aantal verkondigers dat je nodig hebt. Iedereen met de geschiktheid Openbaar getuigenis ziet vervolgens de vrije plaatsen en meldt zich aan. Deze gids loopt de instelling één keer door en laat zien hoe je één locatie op een concrete datum annuleert zonder aan het terugkerende plan te komen. De functiepagina Openbaar getuigenis (opent in nieuw tabblad) vat samen hoe het afgeronde rooster eruitziet.
De lagen van een plan
De planning voor openbaar getuigenis kent zes lagen, en weten welke laag je bewerkt neemt de meeste verwarring weg:
| Laag | Betekenis |
|---|---|
| Plan | Een benoemd planningsgebied, bijvoorbeeld een markt of een stadsdeel |
| Locatie | Een specifieke locatie voor openbaar getuigenis binnen een plan |
| Weekdagen | De dagen waarop een locatie zich herhaalt |
| Dienst | Een tijdblok met een vereist aantal verkondigers |
| Inschrijving | De vermelding van één verkondiger voor een dienst |
| Uitzondering | Een annulering of afwijking voor één locatie op een concrete datum |
Een plan bevat locaties, een locatie herhaalt zich op weekdagen, een weekdag levert diensten op, en een dienst verzamelt inschrijvingen. Een uitzondering verandert één locatie op één datum zonder het patroon erachter te wijzigen.
Wie wat mag
- De planningspagina vereist het recht Openbaar getuigenis beheren.
- Verkondigers hebben alleen de geschiktheid Openbaar getuigenis nodig om de dagen te zien en zich aan te melden.
- Wie geen van beide heeft, ziet een lege weergave. Locatiegegevens worden niet getoond aan gebruikers die geen deel uitmaken van het openbaar getuigenis.
Zie Rechten voor hoe het recht wordt toegekend.
Een plan met locaties aanmaken
- Open de planningspagina voor openbaar getuigenis.
- Voer een plannaam in.
- Sla het plan op.
- Voeg een of meer locaties toe.
Een plan kan actief of inactief zijn en kan een geldig-vanaf- en een geldig-tot-datum dragen. Gebruik die twee velden als een plan seizoensgebonden is, in plaats van het later te verwijderen en opnieuw aan te maken.
Weekdagen, tijden en het aantal dat je nodig hebt
Beheer voor elke locatie:
- de locatienaam
- de weekdagen waarop die zich herhaalt
- de starttijd
- een of meer diensten
- de duur per dienst
- het vereiste aantal verkondigers per dienst
Een nieuwe dienst kan de duur en het patroon voor het vereiste aantal van de vorige dienst hergebruiken, zodat een locatie met vijf identieke middagdiensten een paar klikken kost in plaats van vijf aparte formulieren.
Als een locatie niet doorgaat: annuleren, niet verwijderen
Een planner kan één locatie op een concrete datum annuleren en later herstellen. Die locatie wordt dan als geannuleerd getoond in plaats van te verdwijnen, terwijl andere locaties op dezelfde datum actief blijven. Het terugkerende plan blijft intact.
Het verwijderen van een plan of een locatie verwijdert de planningsstructuur en de bijbehorende inschrijvingen. Als de geschiedenis leesbaar moet blijven, maak het plan dan inactief of geef het een geldig-tot-datum.
Wie zich aanmeldt, en wanneer de planner het doet
Geschikte verkondigers melden zichzelf aan vanuit de dagweergave. Planners kunnen een inschrijving verwijderen als die niet meer past, bijvoorbeeld na een correctie of een annulering.
Met het recht Openbaar getuigenis beheren kun je ook iemand anders in een open dienst zetten in plaats van te wachten. Open de dag van openbaar getuigenis en gebruik Andere persoon inschrijven naast de dienst. De kiezer toont de verkondigers van de gemeente, ook degenen die zelf geen gebruik maken van CongPlan — een CongPlan-account is niet nodig om in een dienst te worden gezet. De regels voor capaciteit, dubbele aanmelding en annulering gelden precies zoals bij een eigen aanmelding, en de ingeschreven persoon ontvangt een melding.
Wat verkondigers zien
Openbaar getuigenis wordt per dag getoond. Een dag kan meerdere locaties bevatten, en elke locatie toont haar diensten met:
- begin- en eindtijd
- het vereiste aantal verkondigers
- de huidige inschrijvingen
- of de capaciteit vol of vrij is
- de geannuleerde status, als deze locatiegebeurtenis voor die datum is geannuleerd
Knoppen brengen je naar de vorige of volgende dag van openbaar getuigenis. Aanmelden kost drie stappen: open de dag, zoek de locatie en de dienst, kies Aanmelden. Een verkondiger kan de eigen inschrijving weer ongedaan maken, tenzij de status van de dienst of zijn rechten dat verhinderen.
Een dienst die iemand heeft genomen, wordt onderdeel van zijn persoonlijke plan, naast programmaonderdelen, technische toewijzingen, taken en afwezigheden, en hoort bij het agenda-abonnement. Herinneringen vóór een dienst volgen dezelfde herinneringstijden als toewijzingen voor vergaderingen.
Twee statussen zijn het waard om verkondigers vooraf uit te leggen: Vol betekent dat alle vereiste plaatsen bezet zijn, en Boven capaciteit verschijnt wanneer een inschrijving blijft staan nadat het vereiste aantal later is verlaagd.