Repassar e assumir
Se você não puder cumprir uma das suas designações, não precisa procurar um substituto sozinho. Você repassa a designação no app: o CongPlan pergunta às pessoas que podem assumi-la, e quem aceitar primeiro entra no programa no seu lugar.
Isso vale para:
- Designações técnicas, sempre.
- Partes da reunião, assim que a congregação ativar a configuração Repassar partes da reunião e permitir isso para aquela parte (veja Configuração: repassar partes da reunião).
Repassando uma designação
Abra o programa da reunião. Ao lado da sua designação aparece Repassar. Se você tem várias designações na mesma reunião, o botão traz o nome, por exemplo Repassar “Leitura da Bíblia”.
Em A quem você vai perguntar? você escolhe:
- Todos que podem assumir esta designação — o número entre parênteses diz
quantas pessoas são, e Mostrar quem será perguntado lista os nomes.
- Numa designação técnica, são todos os que estão registrados para essa designação, não estão ausentes naquele dia e não têm outra designação técnica nesta reunião.
- Numa parte da reunião, são todos que podem ser designados para essa parte, não estão ausentes naquele dia e ainda não estão nessa parte.
- Uma pessoa específica — você escolhe a pessoa numa lista. A lista indica se alguém já tem designações naquele dia ou recusou da última vez.
Antes de enviar, um resumo repete o que vai acontecer, por exemplo Você repassa “Leitura da Bíblia” em 12 de março. 8 pessoas serão convidadas. Depois você toca em Enviar solicitação para todos ou Enviar solicitação para ….
O pedido vale até o início da reunião. Depois que a reunião começa, ninguém pode mais responder e você não pode mais enviar um novo pedido.
Na designação, o botão passa a mostrar o estado do seu pedido:
- Repasse em andamento — ninguém aceitou ainda.
- Ninguém aceitou – perguntar de novo — todos os convidados recusaram.
- Aguardando aprovação — alguém aceitou, e a assunção ainda precisa ser aprovada.
Toque nele para ver o estado, quem foi convidado e quem recusou.
Assumindo uma designação em troca
Se você convida uma pessoa específica, pode marcar Em troca, assumir uma designação de …. O CongPlan então oferece designações futuras dessa pessoa do mesmo tipo em outras reuniões, e você escolhe uma.
- A outra pessoa precisa aceitar. Só então as duas designações mudam de mãos.
- O pedido vale então até o início da primeira das duas reuniões.
- Se a parte exige aprovação, a aprovação vale para as duas designações juntas.
Quando ninguém aceita
- Perguntar de novo — aparece quando todos os convidados recusaram. Você escolhe de novo quem convidar; quem recusou da última vez fica marcado. O pedido anterior termina, e uma designação em troca combinada deixa de valer.
- Perguntar também a todos os outros — aparece enquanto um pedido a uma pessoa específica ainda está aberto. Se vocês combinaram uma designação em troca, ela deixa de valer.
- Retirar a solicitação — encerra o pedido depois que você confirma com Sim, retirar. Todos os convidados ficam sabendo, e a designação continua com você. Você pode retirar um pedido mesmo enquanto uma assunção aguarda aprovação.
Se algo impede o pedido, por exemplo ninguém está qualificado, a reunião já começou ou a congregação não permite repassar essa parte, o CongPlan informa o motivo em vez de enviá-lo.
Assumindo uma designação
Quando alguém convida você, você recebe uma notificação e vê um aviso na reunião, por exemplo Pedem que você assuma uma designação — responda. O Pedido de repasse mostra a designação, a data e se outras pessoas também foram convidadas.
- Assumir — você aceita. Sem aprovação, a designação passa para você na hora e você entra no programa.
- Recusar — você não pode ajudar. Enquanto o pedido está aberto, você ainda pode mudar de ideia com Assumir mesmo assim.
Quem aceita primeiro assume a designação; o pedido então se encerra para todos os outros. Se você assumir uma parte junto com uma pessoa do outro sexo, o CongPlan avisa antes de você responder.
Quando a assunção precisa de aprovação
Para partes da reunião, a congregação pode exigir uma aprovação. Nesse caso:
- Depois do seu sim, o nome anterior continua no programa até a assunção ser aprovada. Você não pode retirar o seu sim.
- O pedido diz quem pode aprovar.
- Se a assunção for recusada ou não for aprovada antes do início da reunião, a designação continua com quem a repassou, e os dois recebem uma mensagem.
Aprovando uma assunção
Quem pode aprovar depende da reunião:
- Reunião Nossa Vida e Ministério Cristão: o superintendente desta reunião, seu substituto e quem pode editar esta reunião.
- Reunião de Fim de Semana: o Coordenador do Corpo de Anciãos, seu assistente e quem pode editar esta reunião.
As assunções em espera aparecem em Para aprovar, tanto em Repassar e assumir quanto na visão geral da congregação. Cada cartão diz quem quer assumir de quem e, numa designação em troca, o que vai no sentido contrário. Toque em Aprovar ou Recusar e confirme. As duas pessoas envolvidas recebem uma mensagem. Depois que a reunião começa, ninguém mais pode decidir sobre o pedido.
Sua página: Repassar e assumir
Abra Eu > Repassar e assumir. A página lista todos os pedidos em que você está envolvido, mesmo depois de apagar a notificação sobre eles. Apagar uma notificação nunca apaga o pedido.
- Solicitações abertas tem duas seções: Para mim (convidam você) e De mim (você repassou).
- Histórico reúne os pedidos encerrados nas mesmas duas seções mais Decididas por você para as assunções que você aprovou ou recusou. Cada cartão diz como terminou, por exemplo Você assumiu, Assumida por outra pessoa ou Não respondido a tempo, e quando mudou pela última vez. As entradas mais antigas ficam recolhidas atrás de Mostrar pedidos anteriores.
- Se você pode planejar reuniões ou designações técnicas, o botão Todos os repasses da congregação abre a visão geral abaixo.
Para repassar algo, vá até a sua designação no programa; a página em si não tem botão para isso.
Contadores
Um número em Eu, no item de menu Repassar e assumir e na página inicial mostra quantos pedidos esperam por você. Ele conta:
- pedidos que você ainda não respondeu,
- seus próprios pedidos que todos recusaram,
- assunções que aguardam a sua aprovação.
Visão geral da congregação
Congregação > Planejamento > Repassar e assumir lista os repasses de reuniões a partir de hoje que você pode planejar. Você vê a página com a permissão de edição Designações técnicas ou com uma permissão para editar reuniões. Repasses mais antigos só são visíveis para as pessoas envolvidas, na própria página delas.
- Para aprovar vem primeiro, depois Solicitações abertas e Histórico.
- Cada cartão mostra a designação, a data da reunião, quem pediu e quando.
- Destinatários convidados lista cada pessoa convidada com a sua resposta. Os primeiros cinco nomes ficam visíveis; os demais abrem com mais … pessoas · ver detalhes.
O item de menu mostra quantas assunções aguardam a sua aprovação. Veja Permissões para saber como as permissões são concedidas.
Configuração: repassar partes da reunião
Em Congregação > Organização > Configurações > Reuniões e calendário, o cartão Repassar partes da reunião decide como as partes da reunião podem ser repassadas. Designações técnicas e designações do serviço de campo não são afetadas por essa configuração. Quem tem permissão para ver as configurações vê o cartão; alterá-lo exige a permissão para editar configurações.
- Repassar partes da reunião no app — o interruptor principal.
- Uma tabela para cada reunião lista as partes da reunião com três colunas:
- Pode ser repassada — só as partes ativadas aqui mostram Repassar.
- Aprovação necessária — quem aceita só entra no programa depois que a assunção é aprovada. Quem pode aprovar aparece embaixo de cada tabela.
- Aviso para — essas pessoas recebem um aviso assim que alguém assume uma parte, com aprovação só depois da aprovação. Você escolhe Presidente e cargos de Cargos de responsabilidade. Quem repassa, assume ou aprova não recebe o aviso.
- Avisar também assistentes e substitutos — se um cargo em Aviso para tem assistente ou substituto, ele também recebe o aviso, por exemplo enquanto o superintendente está de férias.
A configuração vale para toda a congregação, inclusive as reuniões dos grupos de língua estrangeira.
O que acontece quando você salva uma alteração:
- Desativar uma parte em Pode ser repassada encerra os pedidos de repasse abertos dela.
- Desativar o interruptor principal encerra todos os pedidos de repasse abertos, inclusive os que aguardam aprovação.
- Desativar Aprovação necessária aprova as assunções em espera dessas partes.