Planifier les créneaux de témoignage public
Un planning de témoignage public se construit une fois et se remplit ensuite tout seul. Vous créez un plan, ajoutez ses lieux, et donnez à chaque lieu ses jours de la semaine et ses créneaux avec le nombre de proclamateurs dont vous avez besoin. Toute personne disposant de l'habilitation Témoignage public voit alors les places libres et s'inscrit. Ce guide parcourt la configuration une fois et montre comment annuler un lieu à une date précise sans toucher au plan récurrent. La page de fonctionnalité Témoignage public (s'ouvre dans un nouvel onglet) résume à quoi ressemble le planning terminé.
Les couches d'un plan
La planification du témoignage public comporte six couches, et savoir laquelle vous modifiez évite l'essentiel de la confusion :
| Couche | Signification |
|---|---|
| Plan | Une zone de planification nommée, par exemple un marché ou un quartier |
| Lieu | Un emplacement de témoignage public précis à l'intérieur d'un plan |
| Jours de la semaine | Les jours où un lieu se répète |
| Créneau | Un bloc horaire avec un nombre requis de proclamateurs |
| Inscription | L'entrée d'un proclamateur pour un créneau |
| Exception | Une annulation ou une exception pour un lieu à une date précise |
Un plan contient des lieux, un lieu se répète certains jours de la semaine, un jour produit des créneaux, et un créneau recueille des inscriptions. Une exception modifie un lieu à une date précise sans changer le schéma qui la sous-tend.
Qui peut faire quoi
- La page de planification nécessite l'autorisation Témoignage public.
- Les proclamateurs n'ont besoin que de l'habilitation d'affectation Témoignage public pour voir les journées et s'inscrire.
- Toute personne n'ayant ni l'une ni l'autre voit un état vide. Les données de lieu ne sont pas montrées aux utilisateurs qui ne participent pas au témoignage public.
Voir Autorisations pour la façon dont l'autorisation est accordée.
Créer un plan avec ses lieux
- Ouvrez la page de planification du témoignage public.
- Saisissez un nom de plan.
- Enregistrez le plan.
- Ajoutez un ou plusieurs lieux.
Un plan peut être actif ou inactif, et il peut porter une date de début et une date de fin de validité. Utilisez ces deux champs quand un plan est saisonnier, plutôt que de le supprimer et de le recréer plus tard.
Jours, horaires et effectif nécessaire
Pour chaque lieu, renseignez :
- le nom du lieu
- les jours de la semaine où il se répète
- l'heure de début
- un ou plusieurs créneaux
- la durée par créneau
- le nombre de proclamateurs requis par créneau
Un nouveau créneau peut reprendre la durée et le nombre requis du créneau précédent : un lieu avec cinq créneaux d'après-midi identiques représente quelques clics plutôt que cinq formulaires distincts.
Quand un lieu n'est pas disponible : annulez-le, ne le supprimez pas
Un planificateur peut annuler un lieu à une date précise et le rétablir plus tard. Ce lieu apparaît alors comme annulé au lieu de disparaître, tandis que les autres lieux restent actifs à la même date. Le plan récurrent reste intact.
Supprimer un plan ou un lieu supprime la structure de planification et les inscriptions qui en dépendent. Quand l'historique doit rester lisible, rendez le plan inactif ou donnez-lui une date de fin de validité à la place.
Qui s'inscrit, et quand le planificateur le fait
Les proclamateurs habilités s'inscrivent eux-mêmes depuis la vue du jour. Les planificateurs peuvent retirer une inscription quand elle ne convient plus, par exemple après une correction ou une annulation.
Avec l'autorisation Témoignage public, vous pouvez aussi inscrire quelqu'un d'autre dans un créneau libre au lieu d'attendre. Ouvrez la journée de témoignage public et utilisez Inscrire une autre personne à côté du créneau. Le sélecteur liste les proclamateurs de l'assemblée, y compris ceux qui n'utilisent pas CongPlan eux-mêmes — un compte CongPlan n'est pas requis pour être inscrit à un créneau. Les règles de capacité, de double inscription et d'annulation s'appliquent exactement comme pour une inscription personnelle, et la personne inscrite reçoit une notification.
Ce que voient les proclamateurs
Le témoignage public est affiché par journée. Une journée peut comporter plusieurs lieux, et chaque lieu liste ses créneaux avec :
- l'heure de début et de fin
- le nombre de proclamateurs requis
- les inscriptions actuelles
- si la capacité est atteinte ou libre
- l'état annulé, si cette occurrence du lieu a été annulée pour cette date
Des boutons mènent à la journée de témoignage public précédente ou suivante. S'inscrire prend trois étapes : ouvrir la journée, trouver le lieu et le créneau, choisir S'inscrire. Un proclamateur peut annuler sa propre inscription, sauf si l'état du créneau ou ses autorisations l'en empêchent.
Un créneau que quelqu'un a pris fait partie de son plan personnel, à côté des parties de réunion, des affectations techniques, des tâches et des absences, et il est inclus dans l'abonnement au calendrier. Les rappels avant un créneau suivent les mêmes horaires de rappel que les affectations de réunion.
Deux états méritent d'être expliqués aux proclamateurs dès le départ : Complet signifie que toutes les places requises sont prises, et Au-delà de la capacité apparaît quand une inscription survit à une réduction ultérieure du nombre requis.
Voir aussi
En savoir plus sur CongPlan sur le site web (s'ouvre dans un nouvel onglet)