Planowanie zebrania Chrześcijańskie życie i służba
Ten przewodnik prowadzi przez jeden tydzień planowania od początku do końca: utworzenie programu, przydzielenie punktów, ustawienie przydziałów technicznych, opublikowanie i wydrukowanie planu na tablicę. Zebranie w weekend działa tak samo, z tą różnicą, że wykład publiczny ma własny obszar roboczy Planowanie wykładów publicznych. Strona funkcji Centrum dowodzenia (otwiera się w nowej karcie) pokazuje, co CongPlan zbiera w jednym miejscu podczas planowania.
Co musi być gotowe najpierw
Trzy rzeczy decydują o tym, czy przydzielanie pójdzie szybko, czy będzie męczące:
- Godziny zebrań. Wyznaczają zakres planowania i decydują o tym, które zebrania w ogóle istnieją do przydzielenia. Ustaw je w Zbór > Organizacja > Ustawienia > Zebrania i kalendarz.
- Głosiciele z uprawnieniami do zadań. CongPlan proponuje osoby na podstawie ich uprawnień i grupy służby. Jeśli listy sugestii są puste, przyczyną są zwykle brakujące uprawnienia do zadań.
- Uprawnienia. Osoba, która planuje tylko zebranie w tygodniu, nie potrzebuje pełnej administracji. Zestaw Planujący zebranie w tygodniu ogranicza edycję do tego jednego typu zebrania.
Pełna kolejność konfiguracji znajduje się w Pierwszych krokach.
Utwórz program tygodnia
Nikt nie musi przepisywać programu ręcznie. Treść zebrania w tygodniu można zaimportować ze źródła podręcznika Życie i służba; koordynator dodaje potem uczestników i role techniczne. Zebranie jest wyświetlane w kolejności sekcji według S-38:
- Skarby ze Słowa Bożego
- Ulepszajmy swoją służbę
- Chrześcijański tryb życia
Zbory, które dzielą zebranie na równoległe sale, konfigurują dodatkowe grupy. Punkt programu można wtedy oznaczyć jako prowadzony we wszystkich grupach: CongPlan powiela go i tworzy osobny slot przydziału dla każdej grupy, zamiast żebyś ręcznie tworzył i przydzielał każdą kopię.
Przydziel punkty programu
Otwórz zebranie i włącz Edytuj program na pasku akcji.
- Dotknij punktu, aby przydzielić go od razu, albo otwórz jego panel szczegółów, gdzie jest więcej opcji.
- Zmiany zapisują się natychmiast. Nie ma osobnego kroku „zapisz wszystkie zmiany”.
- Zaraz po każdym przydziale pojawia się krótki komunikat Cofnij. Trwały przycisk Cofnij ostatnią zmianę na liście programu sięga dalej wstecz niż tylko ostatni wybór.
- Wyłącz Edytuj program, gdy skończysz. To wybór na tę sesję, a nie trwały tryb.
Zadanie ćwiczeniowe może mieć pomocnika. Oboje znajdują się przy tym samym punkcie.
Wspólny wybór osoby łączy w jednym miejscu wyszukiwanie, filtry kwalifikacji, sortowanie, ostatnie i nadchodzące przydziały, nieobecności, konflikty tego samego dnia oraz etykiety kontekstu planowania. Po wbudowanym przydzieleniu pozostaje otwarty, więc można od razu przejść do kolejnego miejsca. Obowiązki techniczne korzystają z tej samej logiki wyboru osób w swojej macierzy planowania.
Na komputerze edytor zebrania pokazuje listę programu i wybrany punkt obok siebie. Na wąskim ekranie jeden panel przełącza się między trybami Edytuj i Sortuj. Wybór osoby zapisuje się od razu; przy przydziale na dwie osoby nie ma drugiego kroku Zastosuj.
Co CongPlan pokazuje podczas przydzielania
Podczas edycji CongPlan wydobywa sygnały, które w planowaniu ręcznym łatwo przeoczyć:
- istniejące przydziały tego samego głosiciela
- nieobecności pokrywające się z wybraną datą
- uprawnienia do wybranej roli
- najnowszą historię przydziałów
- kontekst świadczenia publicznego, służby kaznodziejskiej albo zadań
Znaczniki konfliktów i lista konfliktów przenoszą cię prosto do punktu, którego dotyczą.
Te sygnały o niczym nie decydują. Sprawiają, że decyzja jest widoczna, zanim zostanie podjęta. Nieobecności działają tak samo: w selektorach osób nieobecny kandydat jest pokazywany jako przekreślony i wyszarzony, z odznaką nieobecny do …, i nadal pozostaje wybieralny. Koordynator czasem wie więcej niż kalendarz, a lot powrotny, który ląduje rano przed zebraniem, to coś, czego aplikacja nie jest w stanie ocenić.
Automatyczne sugestie dla przydziałów technicznych są bardziej rygorystyczne. Osoba nieobecna nie jest tam ani oceniana, ani proponowana.
Przydziały techniczne
Przydziały techniczne znajdują się w tym samym widoku szczegółów, oddzielone od punktów programu, każdy z pełną nazwą roli obok przydzielonej osoby. To, które role istnieją, zależy od szablonów twojego zboru — na przykład scena, mikrofony, porządkowi, dźwięk albo wideo. Trzymanie ich obok programu oszczędza tę drugą listę, której nikt nie ma pod ręką, gdy ktoś wypadnie.
Wersja robocza i publikacja
Zapisanie to nie to samo co opublikowanie.
- Zebranie, które nie zostało opublikowane, jest wersją roboczą. Widzą je tylko edytorzy — nie widzowie, nie przydzieleni uczestnicy i nie planowany przewodniczący. Nikt nie jest powiadamiany o planie, który jeszcze może się zmienić.
- Edytorzy widzą na zebraniu odznakę Wersja robocza oraz etykietę w przeglądzie, której podpowiedź wyjaśnia, kto może je zobaczyć.
- Opublikuj sprawia, że zebranie i wszystkie jego przydziały stają się od razu widoczne. Kolejne zmiany są widoczne natychmiast.
- Wycofaj publikację w menu ⋮ zmienia opublikowane zebranie z powrotem w wersję roboczą.
Dla nowo utworzonych zborów tryb wersji roboczej jest domyślnie włączony.
To opublikowanie wysyła przydzielonym osobom powiadomienie. Czasy przypomnień są konfigurowane osobno według kategorii, maksymalnie po pięć gotowych lub własnych czasów. Przydziały zboru używają języka zboru; przydziały na zebraniu grupy innojęzycznej używają języka tej grupy.
Tablica ogłoszeń i wydruk
Akcja Drukuj przy zebraniu otwiera Centrum druku z już wybranym zebraniem. Cztery szablony pokrywają zwykły tydzień planowania:
- Zebranie — program wraz z przydziałami jako materiał do rozdania
- Arkusz przewodniczącego — ten sam program z miejscem na odręczne notatki
- Przegląd tygodnia — wszystkie zebrania jednego tygodnia na jednej stronie
- Przegląd miesiąca — miesiąc w jednym spojrzeniu, na tablicę ogłoszeń
Przed wydrukiem wybierz styl (czarno-biały, delikatne kolory, pełny kolor), format papieru A4 albo A5 oraz orientację. Podgląd aktualizuje się wraz ze zmianami. Zamiast drukować, możesz wybrać Pobierz jako PDF.
Gdy ktoś wypadnie w ostatniej chwili
Kto nie może zrealizować przydziału technicznego albo punktu zebrania, który zbór pozwala przekazać, może go przekazać w aplikacji. CongPlan pyta osoby, które mogą go przejąć i nie są w tym dniu nieobecne, a pierwsza osoba, która się zgodzi, otrzymuje przydział. Zobacz Znajdowanie zastępstwa do przydziału.