Planera mötet för Livet och tjänsten som kristen
Den här guiden går igenom en planeringsvecka från början till slut: skapa programmet, tilldela programpunkterna, sätta de tekniska uppgifterna, publicera och skriva ut anslaget. Helgmötet fungerar på samma sätt, förutom att det offentliga föredraget har sin egen arbetsyta Planering av offentliga föredrag. Funktionssidan Planering på ett ställe (öppnas i en ny flik) visar vad CongPlan samlar ihop medan du planerar.
Vad som måste finnas på plats först
Tre saker avgör om tilldelningen går snabbt eller blir plågsam:
- Mötestider. De styr planeringsperioden och avgör vilka möten som överhuvudtaget finns att tilldela. Ange dem under Församling > Organisation > Inställningar > Möten och kalender.
- Förkunnare med kvalifikationer. CongPlan föreslår personer utifrån deras kvalifikationer och deras tjänstegrupp. När förslagslistorna ser tomma ut är kvalifikationerna oftast orsaken.
- Behörighet. Den som bara planerar veckomötet behöver ingen fullständig administration. Förinställningen Planerare för veckomötet begränsar redigeringen till den enda mötestypen.
Hela uppsättningsordningen finns i Första stegen.
Skapa veckans program
Ingen behöver skriva in programmet. Innehållet i veckomötet kan importeras från arbetshäftet; samordnaren lägger sedan till deltagare och tekniska roller. Mötet visas i S-38-ordningen:
- Höjdpunkter från Bibeln
- Övning för tjänsten
- Livet som kristen
Församlingar som delar upp mötet på parallella rum skapar extraklasser. En programpunkt kan då markeras för att hållas i alla klasser: CongPlan duplicerar den och ger varje klass en egen tilldelningsplats, i stället för att du skapar och tilldelar varje kopia för hand.
Tilldela programpunkterna
Öppna mötet och slå på Redigera program från åtgärdsraden.
- Tryck på en programpunkt för att tilldela den direkt, eller öppna dess detaljblad för fler alternativ.
- Ändringar sparas direkt. Det finns inget separat steg för att spara alla ändringar.
- Ett kort meddelande med Ångra visas direkt efter varje tilldelning. Den kvarstående kontrollen Ångra senaste ändringen i programlistan går längre tillbaka än bara det senaste valet.
- Slå av Redigera program igen när du är klar. Det är ett val för den här sessionen, inte ett bestående läge.
En elevuppgift kan ha en medhjälpare. Båda hör till samma programpunkt.
Den gemensamma personväljaren samlar sökning, kvalifikationsfilter, sortering, senaste och kommande tilldelningar, frånvaro, konflikter samma dag och brickor för planeringssammanhang på ett ställe. Den är kvar öppen efter en radtilldelning så att du kan gå direkt till nästa plats. Tekniska uppgifter använder samma logik för personval i sin planeringsmatris.
På dator håller mötesredigeraren programlistan och den valda punkten sida vid sida. På en smal skärm växlar ett blad mellan Redigera och Sortera. När du väljer en person sparas det direkt; det finns inget andra Tillämpa-steg för en tilldelning med två personer.
Vad CongPlan visar medan du tilldelar
Medan du redigerar lyfter CongPlan fram signaler som är lätta att missa i en manuell plan:
- befintliga tilldelningar för samma förkunnare
- frånvaro som överlappar det valda datumet
- kvalifikationer för den valda rollen
- den senaste tilldelningshistoriken
- sammanhang från offentligt vittnande, tjänsten på fältet eller uppgifter
Konfliktmarkeringar och en konfliktlista tar dig direkt till den berörda programpunkten.
Signalerna avgör ingenting. De gör beslutet synligt innan det fattas. Frånvaro beter sig likadant: i personväljarna visas en frånvarande kandidat överstruken och nedtonad med en märkning frånvarande (till …), och går fortfarande att välja. En samordnare vet ibland mer än kalendern, och en returflygning som landar på morgonen före mötet är inget appen kan bedöma.
Automatiska förslag för tekniska uppgifter är strängare. En frånvarande person poängsätts inte och erbjuds inte där.
Tekniska uppgifter
De tekniska uppgifterna ligger i samma detaljvy, skilda från programpunkterna, var och en med sitt fullständiga rollnamn bredvid den tilldelade personen. Vilka roller som finns beror på din församlings mallar, till exempel scen, mikrofoner, mötesvärdar, ljud eller bild. Att ha dem bredvid programmet sparar in den andra listan som ingen har till hands när någon hoppar av.
Utkast och publicering
Att spara är inte samma sak som att publicera.
- Ett möte som inte har publicerats är ett utkast. Det är synligt endast för redaktörer, inte för betraktare, inte för de tilldelade deltagarna och inte för den planerade ordföranden. Ingen aviseras om en plan som fortfarande kan ändras.
- Redaktörer ser en Utkast-bricka på mötet, plus en chip i översikten vars verktygstips förklarar vem som kan se det.
- Publicera gör mötet och alla dess tilldelningar synliga för alla på en gång. Ändringar därefter blir synliga omedelbart.
- Dra tillbaka publiceringen i ⋮-menyn gör om ett publicerat möte till ett utkast igen.
För nyligen skapade församlingar är utkastläget påslaget som standard.
Det är publiceringen som skickar aviseringen till de tilldelade personerna. Påminnelsetider ställs in separat per kategori, med upp till fem förinställda eller egna tider. Församlingens tilldelningar använder församlingens språk; tilldelningar i en främmandespråkig grupps möte använder gruppens språk.
Anslagstavla och utskrift
Åtgärden Skriv ut på ett möte öppnar utskriftscentralen med det mötet redan valt. Fyra mallar täcker en vanlig planeringsvecka:
- Möte — programmet med sina tilldelningar som ett utskrivet blad
- Ordförandens arbetsblad — samma program med utrymme för handskrivna anteckningar
- Veckoöversikt — alla möten under en vecka på en enda sida
- Månadsöversikt — månaden på en gång, för anslagstavlan
Välj stil (svartvitt, diskret färg, fullfärg), pappersformat A4 eller A5 och orientering innan du skriver ut. Förhandsvisningen uppdateras medan du ändrar dem. I stället för att skriva ut kan du välja Ladda ned som PDF.
När någon hoppar av med kort varsel
Den som inte kan ta en teknisk uppgift, eller en mötesdel som församlingen tillåter att lämna över, kan lämna över den i appen. CongPlan frågar de som får ta över den och inte är frånvarande det datumet, och den första som tackar ja får uppgiften. Se Hitta en ersättare för en tilldelning.