Leben-und-Dienst-Zusammenkunft planen
Diese Anleitung führt durch eine Planungswoche von Anfang bis Ende: Programm anlegen, Teile zuteilen, technische Zuteilungen setzen, veröffentlichen und den Aushang drucken. Die Zusammenkunft am Wochenende funktioniert genauso, nur hat der öffentliche Vortrag mit der Vortragsplanung einen eigenen Arbeitsbereich. Die Feature-Seite Command Center (öffnet in neuem Tab) zeigt, was CongPlan beim Planen zusammenführt.
Was vorher stehen muss
Drei Dinge entscheiden, ob das Zuteilen schnell geht oder mühsam wird:
- Zusammenkunftszeiten. Sie bestimmen den Planungszeitraum und damit, welche Zusammenkünfte überhaupt existieren. Du legst sie unter Versammlung > Organisation > Einstellungen > Zusammenkünfte & Kalender fest.
- Verkündiger mit Qualifikationen. CongPlan schlägt Personen anhand ihrer Qualifikationen und ihrer Predigtdienstgruppe vor. Wenn die Vorschlagslisten leer wirken, liegt es meistens an den Qualifikationen.
- Berechtigung. Wer nur die Zusammenkunft unter der Woche plant, braucht keine vollständige Verwaltung. Die Vorlage Planer (Leben-und-Dienst) beschränkt das Bearbeiten auf genau diese Zusammenkunftsart.
Die vollständige Reihenfolge der Einrichtung steht unter Erste Schritte.
Das Programm der Woche anlegen
Niemand muss das Programm abtippen. Der Inhalt der Zusammenkunft unter der Woche lässt sich aus der Arbeitsheft-Quelle importieren; der Koordinator ergänzt danach Teilnehmer und technische Zuteilungen. Die Zusammenkunft wird in der Abschnittsreihenfolge der S-38 dargestellt:
- Schätze aus Gottes Wort
- Uns im Dienst verbessern
- Unser Leben als Christ
Versammlungen, die die Zusammenkunft auf parallele Räume aufteilen, richten zusätzliche Klassen ein. Ein Programmpunkt lässt sich dann so markieren, dass er in allen Klassen stattfindet: CongPlan dupliziert ihn und legt für jede Klasse einen eigenen Zuteilungsplatz an, statt dass du jede Kopie von Hand anlegst und zuteilst.
Die Programmpunkte zuteilen
Öffne die Zusammenkunft und schalte Programm bearbeiten in der Aktionsleiste ein.
- Tippe einen Programmpunkt an, um ihn direkt zuzuteilen, oder öffne sein Detailfenster für weitere Optionen.
- Änderungen werden sofort gespeichert. Es gibt keinen separaten Schritt „alle Änderungen speichern“.
- Direkt nach jeder Zuteilung erscheint ein kurzer Rückgängig-Hinweis. Die dauerhafte Schaltfläche Letzte Änderung rückgängig machen in der Programmliste reicht weiter zurück als nur die jüngste Zuteilung.
- Schalte Programm bearbeiten wieder aus, wenn du fertig bist. Es ist eine Wahl für diese Sitzung, kein dauerhafter Modus.
Zu einer Schulungsaufgabe gehört bei Bedarf ein Assistent. Beide sitzen auf demselben Programmpunkt.
Die gemeinsame Personenauswahl bündelt Suche, Eignungsfilter, Sortierung, frühere und kommende Zuteilungen, Abwesenheiten, Konflikte am selben Tag und Badges zum Planungskontext. Nach einer Inline-Zuteilung bleibt sie geöffnet, damit du direkt zum nächsten Platz wechseln kannst. Technische Dienste nutzen in ihrer Planungsmatrix dieselbe Auswahllogik.
Am Desktop stehen Programmliste und ausgewählter Programmpunkt im Editor nebeneinander. Auf einem schmalen Bildschirm wechselt ein Sheet zwischen Bearbeiten und Sortieren. Die Auswahl einer Person speichert sofort; bei einer Zuteilung mit zwei Personen gibt es keinen zweiten Anwenden-Schritt.
Was CongPlan beim Zuteilen zeigt
Während du bearbeitest, blendet CongPlan Signale ein, die in einer handgemachten Planung leicht übersehen werden:
- bestehende Zuteilungen desselben Verkündigers
- Abwesenheiten, die sich mit dem gewählten Datum überschneiden
- Qualifikationen für die gewählte Rolle
- die jüngste Zuteilungshistorie
- Kontext aus öffentlichem Zeugnisgeben, Predigtdienst oder Aufgaben
Konfliktmarkierungen und eine Konfliktliste bringen dich direkt zum betroffenen Programmpunkt.
Diese Signale entscheiden nichts. Sie machen die Entscheidung sichtbar, bevor sie feststeht. Abwesenheiten verhalten sich genauso: In der Personenauswahl erscheint ein abwesender Kandidat durchgestrichen und gedimmt mit dem Hinweis „abwesend (bis …)“ — auswählbar bleibt er trotzdem. Ein Koordinator weiß manchmal mehr als der Kalender, und einen Rückflug, der am Morgen vor der Zusammenkunft landet, kann die App nicht beurteilen.
Automatische Vorschläge für technische Zuteilungen sind strenger. Wer abwesend ist, wird dort weder bewertet noch angeboten.
Technische Zuteilungen
Die technischen Zuteilungen stehen in derselben Detailansicht, getrennt von den Programmpunkten, jeweils mit ihrem vollständigen Rollennamen neben der zugeteilten Person. Welche Rollen es gibt, hängt von den Vorlagen deiner Versammlung ab, zum Beispiel Bühne, Mikrofone, Ordner, Ton oder Video. Sie neben dem Programm zu halten spart die zweite Liste, die niemand zur Hand hat, wenn jemand ausfällt.
Entwurf und Veröffentlichen
Speichern ist nicht dasselbe wie Veröffentlichen.
- Eine noch nicht veröffentlichte Zusammenkunft ist ein Entwurf. Sie ist nur für Bearbeiter sichtbar, nicht für Betrachter, nicht für die zugeteilten Teilnehmer und nicht für den vorgesehenen Vorsitzenden. Niemand wird über einen Plan benachrichtigt, der sich noch ändern kann.
- Bearbeiter sehen ein Entwurf-Badge an der Zusammenkunft und zusätzlich einen Chip in der Übersicht, dessen Tooltip erklärt, wer sie sehen kann.
- Veröffentlichen schaltet die Zusammenkunft und alle ihre Zuteilungen auf einmal frei. Änderungen danach sind sofort live.
- Veröffentlichung zurückziehen im ⋮-Menü macht aus einer veröffentlichten Zusammenkunft wieder einen Entwurf.
Für neu angelegte Versammlungen ist der Entwurfsmodus standardmäßig aktiviert.
Das Veröffentlichen ist der Moment, in dem die zugeteilten Personen ihre Benachrichtigung erhalten. Erinnerungszeiten werden für jede Kategorie getrennt festgelegt, mit bis zu fünf vorgegebenen oder eigenen Zeiten. Zuteilungen der Versammlung verwenden die Sprache der Versammlung; Zuteilungen in einer Zusammenkunft einer fremdsprachigen Gruppe verwenden die Sprache der Gruppe.
Aushang und Ausdruck
Die Aktion Drucken an einer Zusammenkunft öffnet das Druckcenter mit dieser Zusammenkunft bereits ausgewählt. Vier Vorlagen decken eine normale Planungswoche ab:
- Zusammenkunft — das Programm mit seinen Zuteilungen als Handzettel
- Vorsitz-Arbeitsblatt — dasselbe Programm mit Platz für handschriftliche Notizen
- Wochenplan — alle Zusammenkünfte einer Woche auf einer Seite
- Monatsplan — der Monat auf einen Blick, für die Bekanntmachungstafel
Wähle vor dem Drucken den Stil (schwarz-weiß, dezent farbig, vollfarbig), das Papierformat A4 oder A5 und die Ausrichtung. Die Vorschau aktualisiert sich, während du das änderst. Statt zu drucken kannst du auch Als PDF herunterladen.
Wenn jemand kurzfristig ausfällt
Wer eine technische Zuteilung oder einen Programmpunkt, den die Versammlung zum Abgeben freigeschaltet hat, nicht wahrnehmen kann, gibt ihn in der App ab. CongPlan fragt die Personen, die ihn übernehmen dürfen und an diesem Datum nicht abwesend sind, und wer zuerst zusagt, bekommt die Zuteilung. Siehe Ersatz für eine Zuteilung finden.