Pianificare l'Adunanza Vita cristiana e ministero
Questa guida percorre una settimana di pianificazione dall'inizio alla fine: creare il programma, assegnare le parti, impostare gli incarichi tecnici, pubblicare e stampare l'avviso. L'Adunanza del fine settimana funziona allo stesso modo, con la differenza che il discorso pubblico ha il suo spazio di lavoro Pianificazione dei discorsi pubblici. La pagina della funzione Command Center (si apre in una nuova scheda) mostra cosa CongPlan mette insieme mentre pianifichi.
Cosa deve esserci prima
Tre cose decidono se assegnare sarà rapido o faticoso:
- Gli orari delle adunanze. Determinano l'intervallo di pianificazione e decidono quali adunanze esistono per essere assegnate. Impostali sotto Congregazione > Organizzazione > Impostazioni > Adunanze e calendario.
- Proclamatori con le qualifiche. CongPlan propone le persone in base alle loro qualifiche e al loro gruppo di servizio. Quando gli elenchi dei suggerimenti sembrano vuoti, di solito la causa sono le qualifiche.
- L'autorizzazione. Chi pianifica solo l'adunanza infrasettimanale non ha bisogno dell'amministrazione completa. Il profilo Pianificatore (infrasettimanale) limita la modifica a quel solo tipo di adunanza.
L'ordine completo della configurazione è in Primi passi.
Creare il programma della settimana
Nessuno deve digitare il programma. Il contenuto dell'adunanza infrasettimanale può essere importato dalla fonte del Quaderno degli esercizi; il coordinatore aggiunge poi i partecipanti e i ruoli tecnici. L'adunanza viene mostrata nell'ordine delle sezioni S-38:
- Tesori della Parola di Dio
- Efficaci nel ministero
- Vita cristiana
Le congregazioni che dividono l'adunanza su sale parallele configurano le Sale secondarie. Una parte può allora essere contrassegnata per essere tenuta in tutte le sale: CongPlan la duplica e dà a ogni sala il proprio spazio di incarico, invece di farti creare e assegnare ogni copia a mano.
Assegnare le parti del programma
Apri l'adunanza e attiva Modifica programma dalla barra delle azioni.
- Tocca una parte per assegnarla direttamente, oppure apri la sua scheda di dettaglio per altre opzioni.
- Le modifiche vengono salvate subito. Non c'è un passaggio separato «salva tutte le modifiche».
- Un breve avviso Annulla compare subito dopo ogni assegnazione. Il comando permanente Annulla ultima modifica nell'elenco del programma torna indietro più della sola ultima scelta.
- Disattiva di nuovo Modifica programma quando hai finito. È una scelta di sessione, non una modalità duratura.
Una parte dello studente può avere un assistente. Entrambi stanno sulla stessa parte.
Il selettore di persona condiviso riunisce ricerca, filtri delle qualifiche, ordinamento, incarichi recenti e futuri, assenze, conflitti nello stesso giorno e badge del contesto di pianificazione. Resta aperto dopo un incarico in linea, così puoi passare subito allo slot successivo. I doveri tecnici usano la stessa logica nella matrice di pianificazione.
Sul desktop l'editor affianca l'elenco del programma e la parte selezionata. Su uno schermo stretto un pannello passa tra Modifica e Ordina. Scegliere una persona salva subito; per un incarico a due persone non c'è un secondo passaggio di applicazione.
Cosa mostra CongPlan mentre assegni
Mentre modifichi, CongPlan porta in primo piano i segnali che in un piano manuale sfuggono facilmente:
- gli incarichi già presenti dello stesso proclamatore
- le assenze che si sovrappongono alla data scelta
- le qualifiche per il ruolo scelto
- la cronologia recente degli incarichi
- il contesto di testimonianza pubblica, ministero di campo o compiti
I contrassegni di conflitto e un elenco dei conflitti ti portano direttamente alla parte interessata.
Questi segnali non decidono nulla. Rendono la decisione visibile prima che venga confermata. Le assenze si comportano allo stesso modo: nei selettori di persone un candidato assente viene mostrato barrato e sbiadito con un'etichetta assente (fino al …), e resta selezionabile. Un coordinatore a volte sa più cose del calendario, e un volo di ritorno che atterra la mattina prima dell'adunanza non è qualcosa che l'app possa valutare.
I suggerimenti automatici per gli incarichi tecnici sono più rigidi. Una persona assente lì non viene né valutata né proposta.
Incarichi tecnici
Gli incarichi tecnici stanno nella stessa vista di dettaglio, separati dalle parti del programma, ciascuno con il nome completo del ruolo accanto alla persona assegnata. Quali ruoli esistano dipende dai modelli della tua congregazione, per esempio palco, microfoni, uscieri, audio o video. Tenerli accanto al programma evita il secondo elenco che nessuno ha sottomano quando qualcuno dà forfait.
Bozza e pubblicazione
Salvare non è la stessa cosa che pubblicare.
- Un'adunanza che non è stata pubblicata è una bozza. È visibile solo a chi può modificare, non a chi legge, non ai partecipanti assegnati e non al presidente previsto. Nessuno viene avvisato di un piano che può ancora cambiare.
- Chi può modificare vede un badge Bozza sull'adunanza, oltre a un chip nella panoramica il cui tooltip spiega chi può vederla.
- Pubblica rende attive in una sola volta l'adunanza e tutti i suoi incarichi. Le modifiche successive sono attive immediatamente.
- Ritira pubblicazione nel menu ⋮ riporta un'adunanza pubblicata allo stato di bozza.
Per le congregazioni appena create, la modalità bozza è attiva per impostazione predefinita.
È la pubblicazione a inviare la notifica alle persone assegnate. Gli orari dei promemoria si configurano separatamente per categoria, con un massimo di cinque orari predefiniti o personalizzati. Gli incarichi della congregazione usano la lingua della congregazione; quelli nell'adunanza di un gruppo di lingua straniera usano la lingua del gruppo.
Bacheca degli annunci e stampa
L'azione Stampa su un'adunanza apre il Centro Stampa con quell'adunanza già selezionata. Quattro modelli coprono una normale settimana di pianificazione:
- Adunanza — il programma con i suoi incarichi come volantino
- Foglio di lavoro del Presidente — lo stesso programma con spazio per appunti scritti a mano
- Panoramica della settimana — tutte le adunanze di una settimana su un'unica pagina
- Panoramica del mese — il mese a colpo d'occhio, per la bacheca degli annunci
Scegli lo stile (bianco e nero, colore sottile, a colori), il formato A4 o A5 e l'orientamento prima di stampare. L'anteprima si aggiorna mentre li cambi. Invece di stampare, puoi Scaricare come PDF.
Quando qualcuno dà forfait all'ultimo momento
Chi non può assolvere un incarico tecnico, o una parte dell'adunanza che la congregazione consente di cedere, può cederlo nell'app. CongPlan interpella le persone che possono prenderlo in carico e che non sono assenti in quella data, e la prima che dice sì ottiene l'incarico. Vedi Trovare un sostituto per un incarico.
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Altre informazioni su CongPlan sul sito web (si apre in una nuova scheda)