De leven-en-dienenvergadering plannen
Deze gids doorloopt één planningsweek van begin tot eind: het programma aanmaken, de onderdelen toewijzen, de technische toewijzingen instellen, publiceren en de mededeling afdrukken. De weekendvergadering werkt op dezelfde manier, behalve dat de openbare lezing een eigen werkgebied heeft: Planning openbare lezingen. De functiepagina Commandocentrum (opent in nieuw tabblad) laat zien wat CongPlan tijdens het plannen bij elkaar brengt.
Wat er eerst moet staan
Drie dingen bepalen of toewijzen snel gaat of pijnlijk wordt:
- Vergadertijden. Ze bepalen het planningsbereik en welke vergaderingen er überhaupt zijn om toe te wijzen. Stel ze in onder Gemeente > Organisatie > Instellingen > Vergaderingen en agenda.
- Verkondigers met kwalificaties. CongPlan stelt personen voor op basis van hun kwalificaties en hun velddienstgroep. Als de suggestielijsten leeg blijven, zijn de kwalificaties meestal de oorzaak.
- Rechten. Wie alleen de doordeweekse vergadering plant, heeft geen volledig beheer nodig. De voorinstelling Doordeweekse planner beperkt het bewerken tot dat ene vergaderingstype.
De volledige volgorde van instellen staat in Eerste stappen.
Het programma van de week aanmaken
Niemand hoeft het programma over te typen. De inhoud van de doordeweekse vergadering kan uit het werkboek worden geïmporteerd; de coördinator vult daarna de deelnemers en de technische rollen aan. De vergadering wordt weergegeven in de sectievolgorde van de S-38:
- Schatten uit Gods Woord
- Leg je toe op de velddienst
- Leven als christenen
Gemeenten die de vergadering over parallelle ruimtes verdelen, stellen extra klassen in. Een onderdeel kan dan gemarkeerd worden om in alle klassen te worden gehouden: CongPlan verdubbelt het en geeft elke klas een eigen toewijzingsplek, in plaats van dat jij elke kopie met de hand aanmaakt en toewijst.
De programmaonderdelen toewijzen
Open de vergadering en schakel Programma bewerken in vanuit de actiebalk.
- Tik op een onderdeel om het meteen toe te wijzen, of open het detailvenster voor meer mogelijkheden.
- Wijzigingen worden direct opgeslagen. Er is geen aparte stap “alle wijzigingen opslaan”.
- Vlak na elke toewijzing verschijnt een korte melding Ongedaan maken. De blijvende knop Laatste wijziging ongedaan maken in de programmalijst reikt verder terug dan alleen de laatste keuze.
- Schakel Programma bewerken weer uit als je klaar bent. Het is een keuze voor deze sessie, geen blijvende modus.
Een leerlingtoewijzing kan een assistent hebben. Beiden staan op hetzelfde onderdeel.
De gedeelde personenkiezer houdt zoeken, kwalificatiefilters, sortering, recente en komende toewijzingen, afwezigheden, conflicten op dezelfde dag en badges voor de planningscontext op één plek. Hij blijft open na een inline toewijzing, zodat je direct naar de volgende plek kunt. Technische taken gebruiken dezelfde logica voor persoonskeuze in hun planningsmatrix.
Op desktop houdt de vergaderingeditor de programmalijst en het geselecteerde onderdeel naast elkaar. Op een smal scherm wisselt één paneel tussen Bewerken en Sorteren. Een persoon kiezen slaat meteen op; er is geen tweede stap Toepassen voor een toewijzing met twee personen.
Wat CongPlan laat zien terwijl je toewijst
Tijdens het bewerken toont CongPlan signalen die in een handmatig plan makkelijk over het hoofd worden gezien:
- bestaande toewijzingen voor dezelfde verkondiger
- afwezigheden die de gekozen datum overlappen
- kwalificaties voor de gekozen rol
- recente toewijzingsgeschiedenis
- context uit openbaar getuigenis, velddienst of taken
Conflictmarkeringen en een conflictlijst brengen je meteen naar het betrokken onderdeel.
Deze signalen beslissen niets. Ze maken de beslissing zichtbaar voordat die vaststaat. Afwezigheden werken net zo: in de personenkiezers wordt een afwezige kandidaat doorgestreept en gedimd weergegeven met een label afwezig (tot …), en blijft die selecteerbaar. Een coördinator weet soms meer dan de agenda, en een terugvlucht die de ochtend vóór de vergadering landt, is niet iets wat de app kan beoordelen.
Automatische suggesties voor technische toewijzingen zijn strenger. Een afwezige persoon wordt daar niet gescoord en niet aangeboden.
Technische toewijzingen
Technische toewijzingen staan in dezelfde detailweergave, gescheiden van de programmaonderdelen, elk met de volledige rolnaam naast de toegewezen persoon. Welke rollen er bestaan, hangt af van de sjablonen van je gemeente, bijvoorbeeld podium, microfoons, zaaldienst, geluid of video. Door ze naast het programma te houden, vervalt de tweede lijst die niemand bij de hand heeft als er iemand uitvalt.
Concept en publiceren
Opslaan is niet hetzelfde als publiceren.
- Een vergadering die nog niet is gepubliceerd, is een concept. Die is alleen zichtbaar voor bewerkers — niet voor lezers, niet voor de toegewezen deelnemers en niet voor de geplande voorzitter. Niemand krijgt een melding over een plan dat nog kan veranderen.
- Bewerkers zien een Concept-badge op de vergadering, plus een chip in het overzicht waarvan de tooltip uitlegt wie de vergadering kan zien.
- Publiceren maakt de vergadering en al haar toewijzingen in één keer live. Bewerkingen daarna zijn direct live.
- Publicatie intrekken in het ⋮-menu maakt van een gepubliceerde vergadering weer een concept.
Voor nieuw aangemaakte gemeenten staat de conceptmodus standaard aan.
Publiceren is wat de toegewezen personen hun melding stuurt. Herinneringstijden worden apart per categorie ingesteld, met maximaal vijf vaste of eigen tijden. Gemeentelijke toewijzingen gebruiken de taal van de gemeente; toewijzingen in een vergadering van een anderstalige groep gebruiken de taal van die groep.
Mededelingenbord en afdruk
De actie Afdrukken bij een vergadering opent het Printcentrum met die vergadering al geselecteerd. Vier sjablonen dekken een normale planningsweek:
- Vergadering — het programma met de toewijzingen als hand-out
- Werkblad voorzitter — hetzelfde programma met ruimte voor handgeschreven aantekeningen
- Weekoverzicht — alle vergaderingen van één week op één pagina
- Maandoverzicht — de maand in één oogopslag, voor het mededelingenbord
Kies vóór het afdrukken de stijl (zwart-wit, subtiele kleur, volledige kleur), het papierformaat A4 of A5 en de oriëntatie. Het voorbeeld wordt bijgewerkt terwijl je die wijzigt. In plaats van afdrukken kun je ook Downloaden als pdf kiezen.
Als iemand op het laatste moment uitvalt
Wie een technische toewijzing niet kan uitvoeren, of een programmaonderdeel dat de gemeente laat overdragen, kan het in de app overdragen. CongPlan vraagt de mensen die het mogen overnemen en op die datum niet afwezig zijn, en wie als eerste ja zegt, krijgt de toewijzing. Zie Een vervanger vinden voor een toewijzing.