Aller au contenu principal

Planifier la réunion Vie chrétienne et ministère

Ce guide parcourt une semaine de planification du début à la fin : créer le programme, affecter les parties, régler les affectations techniques, publier et imprimer l'affichage. La Réunion de week-end fonctionne de la même manière, à ceci près que le discours public dispose de son propre espace de travail Planification des discours publics. La page de fonctionnalité Command Center (s'ouvre dans un nouvel onglet) montre ce que CongPlan rassemble pendant que vous planifiez.

Ce qui doit être en place d'abord​

Trois éléments décident si l'affectation sera rapide ou pénible :

  • Les horaires de réunion. Ils déterminent la plage de planification et décident quelles réunions existent pour être affectées. Réglez-les sous Assemblée > Organisation > Paramètres > Réunions et calendrier.
  • Des proclamateurs avec des qualifications. CongPlan propose les personnes d'après leurs qualifications et leur groupe de prédication. Quand les listes de suggestions paraissent vides, ce sont généralement les qualifications qui en sont la cause.
  • L'autorisation. Quelqu'un qui planifie uniquement la réunion de semaine n'a pas besoin de l'administration complète. Le profil Planificateur (semaine) limite la modification à ce seul type de réunion.

L'ordre complet de la configuration se trouve dans Premiers pas.

Créer le programme de la semaine​

Personne n'a à saisir le programme. Le contenu de la réunion de semaine peut être importé depuis la source du cahier ; le coordinateur ajoute ensuite les participants et les rôles techniques. La réunion est affichée dans l'ordre des sections S-38 :

  1. Joyaux de la Parole de Dieu
  2. Applique-toi au ministère
  3. Vie chrétienne

Les assemblées qui répartissent la réunion sur des salles parallèles mettent en place des classes complémentaires. Une partie peut alors être marquée pour être tenue dans toutes les classes : CongPlan la duplique et donne à chaque classe son propre emplacement d'affectation, au lieu que vous ayez à créer et affecter chaque copie à la main.

Affecter les parties du programme​

Ouvrez la réunion et activez Modifier le programme depuis la barre d'actions.

  1. Touchez une partie pour l'affecter directement, ou ouvrez sa fiche de détail pour plus d'options.
  2. Les modifications sont enregistrées immédiatement. Il n'y a pas d'étape distincte « enregistrer toutes les modifications ».
  3. Un court avis Annuler apparaît juste après chaque affectation. La commande permanente Annuler la dernière modification dans la liste du programme remonte plus loin que le dernier choix.
  4. Désactivez Modifier le programme quand vous avez terminé. C'est un choix de session, pas un mode durable.

Un devoir d'élève peut comporter un assistant. Les deux figurent sur la même partie.

Le sélecteur de personne commun réunit la recherche, les filtres de qualification, le tri, les affectations récentes et à venir, les absences, les conflits du même jour et les badges de contexte de planification. Il reste ouvert après une affectation en ligne pour passer directement au créneau suivant. Les devoirs techniques utilisent la même logique dans leur matrice de planification.

Sur ordinateur, l'éditeur place la liste du programme et la partie sélectionnée côte à côte. Sur un écran étroit, un volet alterne entre Modifier et Trier. Choisir une personne enregistre immédiatement ; une affectation à deux personnes n'a pas de seconde étape d'application.

Ce que CongPlan affiche pendant l'affectation​

Pendant que vous modifiez, CongPlan met en évidence des signaux faciles à manquer dans un plan manuel :

  • les affectations existantes du même proclamateur
  • les absences qui chevauchent la date sélectionnée
  • les qualifications pour le rôle sélectionné
  • l'historique récent des affectations
  • le contexte du témoignage public, de la prédication ou des tâches

Des marqueurs de conflit et une liste de conflits vous amènent directement à la partie concernée.

Ces signaux ne décident de rien. Ils rendent la décision visible avant qu'elle soit validée. Les absences se comportent de la même façon : dans les sélecteurs de personnes, un candidat absent apparaît barré et estompé avec une étiquette absent (jusqu'au …), et reste sélectionnable. Un coordinateur en sait parfois plus que le calendrier, et un vol retour qui atterrit le matin avant la réunion n'est pas quelque chose que l'application peut évaluer.

Les suggestions automatiques pour les affectations techniques sont plus strictes. Une personne absente n'y est ni notée ni proposée.

Affectations techniques​

Les affectations techniques figurent dans la même vue de détail, séparément des parties du programme, chacune avec son nom de rôle complet à côté de la personne affectée. Les rôles disponibles dépendent des modèles de votre assemblée, par exemple la scène, les micros, l'accueil, le son ou la vidéo. Les garder à côté du programme évite la deuxième liste que personne n'a sous la main quand quelqu'un se désiste.

Brouillon et publication​

Enregistrer n'est pas publier.

  • Une réunion qui n'a pas été publiée est un brouillon. Elle n'est visible que pour les éditeurs, ni pour les lecteurs, ni pour les participants affectés, ni pour le président prévu. Personne n'est averti d'un plan qui peut encore changer.
  • Les éditeurs voient un badge Brouillon sur la réunion, ainsi qu'une pastille dans l'aperçu dont l'infobulle explique qui peut la voir.
  • Publier rend la réunion et toutes ses affectations visibles d'un coup. Les modifications ultérieures sont visibles immédiatement.
  • Annuler la publication dans le menu ⋮ ramène une réunion publiée à l'état de brouillon.

Pour les assemblées nouvellement créées, le mode brouillon est activé par défaut.

C'est la publication qui envoie leur notification aux personnes affectées. Les horaires de rappel se configurent séparément par catégorie, avec jusqu'à cinq horaires prédéfinis ou personnalisés. Les affectations de l'assemblée utilisent la langue de l'assemblée ; celles d'une réunion d'un groupe d'expression étrangère utilisent la langue du groupe.

Tableau d'affichage et impression​

L'action Imprimer sur une réunion ouvre le Centre d'impression avec cette réunion déjà sélectionnée. Quatre modèles couvrent une semaine de planification normale :

  • Réunion — le programme avec ses affectations, sous forme de document
  • Feuille de travail du président — le même programme avec de la place pour des notes manuscrites
  • Aperçu de la semaine — toutes les réunions d'une semaine sur une seule page
  • Aperçu du mois — le mois en un coup d'œil, pour le tableau d'affichage

Choisissez le style (noir et blanc, couleur subtile, pleine couleur), le format A4 ou A5 et l'orientation avant d'imprimer. L'aperçu se met à jour à mesure que vous les modifiez. Au lieu d'imprimer, vous pouvez Télécharger en PDF.

Quand quelqu'un se désiste à court terme​

Qui ne peut pas assurer une affectation technique, ou une pièce de réunion que l'assemblée autorise à céder, peut la céder dans l'app. CongPlan sollicite les personnes qui peuvent la reprendre et ne sont pas absentes à cette date, et la première qui dit oui obtient l'affectation. Voir Trouver un remplaçant pour une affectation.

Voir aussi​

En savoir plus sur CongPlan sur le site web (s'ouvre dans un nouvel onglet)