Hitta en ersättare för en tilldelning
Om du inte kan utföra en tilldelning du har fått behöver du inte ringa runt en telefonlista. Du lämnar över den i appen: CongPlan frågar alla som får ta över den, eller en person du väljer, och den som tackar ja först står i programmet. Den här guiden visar när det fungerar, hur du skickar en förfrågan och vad du gör när ingen tackar ja. Sidan Lämna över & ta över beskriver varje knapp och inställning. Funktionssidan på congplan.app (öppnas i en ny flik) tar upp samma sak för läsare som inte använder CongPlan än.
När det passar att lämna över, och när det inte gör det
Du kan lämna över dina egna tekniska uppgifter och, om församlingen tillåter det under Lämna över mötesdelar, dina mötesdelar.
CongPlan avvisar en förfrågan i stället för att skicka en som ingen kunde svara på: när ingen är kvalificerad, när mötet redan har börjat eller när församlingen har stängt av att den delen lämnas över. Du får orsaken tillbaka.
För en långvarig förändring, till exempel en roll du inte längre kan ha alls, tala med samordnaren i stället. En överlämningsförfrågan flyttar en tilldelning på ett datum.
Skicka en förfrågan
- Öppna mötesprogrammet med din tilldelning.
- Tryck på Lämna över uppgiften bredvid den.
- Under Vem frågar du?, välj Alla som får ta över den här uppgiften eller En viss person.
- Kontrollera sammanfattningen och skicka förfrågan.
Att fråga alla går snabbare än att fråga en i taget: förfrågan når alla samtidigt. Om du frågar en viss person kan ni komma överens om en uppgift i utbyte: kryssa i Ta över en uppgift från … i utbyte och välj en av den personens kommande uppgifter av samma slag.
Förfrågan gäller tills mötet börjar. På din tilldelning visar knappen då Överlämning pågår.
Vem som tillfrågas
När du frågar alla:
- För en teknisk uppgift: alla som är listade för den här uppgiften, som inte är frånvarande den dagen och inte har någon annan teknisk uppgift på mötet.
- För en mötesdel: alla som kan tilldelas den här delen, som inte är frånvarande den dagen och inte redan har den här delen.
Visa vilka som tillfrågas listar namnen innan du skickar. Mottagarna får en avisering och ser en banderoll på mötet. Om något av villkoren ändras medan förfrågan är öppen, till exempel att personen registrerar en frånvaro, misslyckas övertagandet i stället för att skapa en konflikt.
Ta över, avböj, återkalla
- Ta över betyder ja. Den första som tackar ja får tilldelningen; alla andra ser sedan att den har tagits över.
- Avböj besvarar förfrågan utan att ta över den. Så länge förfrågan är öppen går det fortfarande att välja Ta över ändå.
- Återkalla förfrågan är den frågandes sida: den drar tillbaka en förfrågan som fortfarande är öppen, och tilldelningen stannar hos dig.
Om alla avböjer visar knappen Ingen tackade ja – fråga igen. Fråga igen avslutar den gamla förfrågan och låter dig fråga på nytt.
När ett övertagande kräver godkännande
För mötesdelar kan församlingen slå på Godkännande krävs. Den som tackar ja står då i programmet först när tillsyningsmannen för mötet, Sammankallande i de äldstes råd eller en annan planerare har godkänt övertagandet. Tills dess står ditt namn kvar. Om övertagandet avslås eller inte godkänns innan mötet börjar stannar tilldelningen hos dig. Se Godkänna ett övertagande.
Var du hittar dina förfrågningar
Varje förfrågan du är inblandad i finns kvar under Jag > Lämna över & ta över, uppdelad i Till mig och Från mig, och i Öppna förfrågningar och Historik. Varje avslutad förfrågan har en kort not, till exempel Du tog över, Accepterad av någon annan eller Inte besvarad i tid. Så snart en av dina egna förfrågningar har tagits över ser du vid namn vem som tog över den.
Att ta bort en avisering tar aldrig bort förfrågan bakom den. Sidan är där du hittar den igen.
Vad samordnare ser
Vem som helst med redigeringsbehörigheten Tekniska uppgifter eller en behörighet att redigera möten kan öppna Församling > Planera > Alla överlämningar i församlingen. Sidan listar överlämningarna för möten från och med i dag som de får planera, med Att godkänna, Öppna förfrågningar och Historik. Varje kort visar:
- tilldelningen och mötesdatumet
- vem som frågade, och när
- varje tillfrågad person med namn och sitt svar
Samma översikt öppnas från Jag > Lämna över & ta över via knappen Alla överlämningar i församlingen, som bara innehavare av de behörigheterna ser.