Een vervanger vinden voor een toewijzing
Als je een toewijzing die je hebt gekregen niet kunt uitvoeren, hoef je geen telefoonlijst af te werken. Je draagt haar over in de app: CongPlan vraagt iedereen die haar mag overnemen, of één persoon die je kiest, en wie als eerste ja zegt, staat in het programma. Deze gids laat zien wanneer dat kan, hoe je een verzoek verstuurt en wat je doet als niemand ja zegt. De pagina Overdragen & overnemen beschrijft elke knop en instelling. De functiepagina op congplan.app (opent in nieuw tabblad) behandelt hetzelfde onderwerp voor lezers die CongPlan nog niet gebruiken.
Wanneer overdragen past, en wanneer niet
Je kunt je eigen technische toewijzingen overdragen en, als de gemeente dat toestaat onder Programmaonderdelen overdragen, je programmaonderdelen.
CongPlan weigert een verzoek in plaats van er een te versturen dat niemand kan beantwoorden: als niemand in aanmerking komt, als de vergadering al is begonnen of als de gemeente het overdragen van dat programmaonderdeel heeft uitgeschakeld. Je krijgt de reden terug.
Voor een blijvende wijziging, zoals een rol die je helemaal niet meer kunt vervullen, praat je liever met de coördinator. Een overdrachtsverzoek verplaatst één toewijzing op één datum.
Een verzoek versturen
- Open het programma van de vergadering met je toewijzing.
- Tik ernaast op Toewijzing overdragen.
- Kies onder Wie vraag je? voor Iedereen die deze toewijzing mag overnemen of Eén bepaalde persoon.
- Controleer de samenvatting en verstuur het verzoek.
Iedereen vragen gaat sneller dan één persoon na de ander vragen: het verzoek bereikt iedereen tegelijk. Vraag je één bepaalde persoon, dan kunnen jullie een toewijzing in ruil afspreken: vink In ruil een toewijzing van … overnemen aan en kies een komende toewijzing van die persoon van dezelfde soort.
Het verzoek loopt tot het begin van de vergadering. Bij je toewijzing toont de knop dan Overdracht loopt.
Wie wordt gevraagd
Als je iedereen vraagt:
- Bij een technische toewijzing: iedereen die voor deze toewijzing is ingevuld, die dag niet afwezig is en in deze vergadering geen andere technische toewijzing heeft.
- Bij een programmaonderdeel: iedereen die voor dit onderdeel ingedeeld kan worden, die dag niet afwezig is en niet al bij dit onderdeel is ingedeeld.
Tonen wie er gevraagd wordt zet de namen op een rij voordat je verstuurt. De gevraagden krijgen een melding en zien een banner bij de vergadering. Verandert een van de voorwaarden terwijl het verzoek openstaat, bijvoorbeeld doordat de persoon een afwezigheid invoert, dan mislukt het overnemen in plaats van een conflict te veroorzaken.
Overnemen, afwijzen, intrekken
- Overnemen is ja zeggen. Wie als eerste ja zegt, krijgt de toewijzing; alle anderen zien daarna dat ze vergeven is.
- Afwijzen beantwoordt het verzoek zonder over te nemen. Zolang het verzoek openstaat, kan Toch overnemen nog.
- Verzoek intrekken is de kant van de aanvrager: het trekt een nog openstaand verzoek in, en de toewijzing blijft bij jou.
Als iedereen heeft afgewezen, toont de knop Niemand heeft ja gezegd – opnieuw vragen. Opnieuw vragen beëindigt het oude verzoek, en je vraagt opnieuw.
Als een overname goedkeuring nodig heeft
Bij programmaonderdelen kan de gemeente Goedkeuring nodig inschakelen. Wie ja zegt, staat dan pas in het programma als de opziener van de vergadering, de coördinator van het lichaam van ouderlingen of een andere planner de overname heeft goedgekeurd. Tot dan blijft jouw naam staan. Wordt de overname afgewezen of niet goedgekeurd voordat de vergadering begint, dan blijft de toewijzing bij jou. Zie Een overname goedkeuren.
Waar je je verzoeken vindt
Elk verzoek waarbij je betrokken bent, blijft onder Ik > Overdragen & overnemen, verdeeld in Aan mij en Van mij, en in Openstaande verzoeken en Geschiedenis. Elk afgerond verzoek heeft een korte melding zoals Je hebt het overgenomen, Door iemand anders overgenomen of Niet op tijd beantwoord. Zodra een van je eigen verzoeken is overgenomen, zie je bij naam wie het heeft overgenomen.
Het verwijderen van een melding verwijdert nooit het verzoek erachter. De pagina is de plek waar je het terugvindt.
Wat coördinatoren zien
Iedereen met het bewerkrecht Technische toewijzingen of een recht om vergaderingen te bewerken kan Gemeente > Plan > Alle overdrachten van de gemeente openen. De pagina toont de overdrachten voor vergaderingen vanaf vandaag die die persoon mag plannen, met Ter goedkeuring, Openstaande verzoeken en Geschiedenis. Elke kaart toont:
- de toewijzing en de datum van de vergadering
- wie het heeft gevraagd, en wanneer
- elke gevraagde persoon bij naam, met zijn antwoord
Hetzelfde overzicht opent vanuit Ik > Overdragen & overnemen via de knop Alle overdrachten van de gemeente, die alleen zichtbaar is voor houders van die rechten.