Trouver un remplaçant pour une affectation
Si vous ne pouvez pas assurer une affectation qui vous a été confiée, vous n'avez pas à parcourir une liste de numéros de téléphone. Vous la cédez dans l'app : CongPlan sollicite toutes les personnes qui peuvent la reprendre, ou une personne que vous choisissez, et la première qui dit oui figure au programme. Ce guide montre quand cela fonctionne, comment envoyer une demande et que faire quand personne ne dit oui. La page Céder et reprendre décrit chaque bouton et chaque réglage. La page de fonctionnalité sur congplan.app (s'ouvre dans un nouvel onglet) couvre le même sujet pour les lecteurs qui n'utilisent pas encore CongPlan.
Quand céder convient, et quand cela ne convient pas
Vous pouvez céder vos propres affectations techniques et, si l'assemblée l'autorise sous Céder des pièces de réunion, vos pièces de réunion.
CongPlan refuse une demande au lieu d'en envoyer une à laquelle personne ne pourrait répondre : lorsque personne n'est qualifié, lorsque la réunion a déjà commencé, ou lorsque l'assemblée a désactivé la cession de cette pièce. Vous recevez la raison en retour.
Pour un changement durable, par exemple un rôle que vous ne pouvez plus du tout assumer, parlez-en plutôt au coordinateur. Une demande de cession déplace une affectation à une date.
Envoyer une demande
- Ouvrez le programme de la réunion qui contient votre affectation.
- Touchez Céder l'affectation à côté de celle-ci.
- Sous Qui sollicitez-vous ?, choisissez Toutes les personnes pouvant reprendre cette affectation ou Une personne précise.
- Vérifiez le récapitulatif et envoyez la demande.
Solliciter tout le monde est plus rapide que solliciter une personne après l'autre : la demande atteint toutes les personnes d'un seul coup. En sollicitant une personne précise, vous pouvez convenir d'une affectation en retour : cochez En échange, reprendre une affectation de … et choisissez l'une des prochaines affectations de cette personne, du même type.
La demande reste ouverte jusqu'au début de la réunion. Sur votre affectation, le bouton affiche alors Cession en cours.
Qui est sollicité
Lorsque vous sollicitez tout le monde :
- Pour une affectation technique : toutes les personnes inscrites pour cette affectation qui ne sont pas absentes ce jour-là et n'ont pas d'autre affectation technique à cette réunion.
- Pour une pièce de réunion : toutes les personnes qui peuvent être affectées à cette pièce, ne sont pas absentes ce jour-là et n'y figurent pas déjà.
Voir qui sera sollicité affiche les noms avant l'envoi. Les destinataires reçoivent une notification et voient une bannière sur la réunion. Si l'une de ces conditions change pendant que la demande est ouverte, par exemple parce que la personne enregistre une absence, la reprise échoue au lieu de créer un conflit.
Reprendre, refuser, retirer
- Reprendre dit oui. La première personne qui dit oui obtient l'affectation ; tous les autres voient ensuite qu'elle a été reprise.
- Refuser répond sans reprendre. Tant que la demande est ouverte, Reprendre finalement reste possible.
- Retirer la demande est du côté du demandeur : cela retire une demande encore ouverte, et l'affectation reste chez vous.
Si tout le monde refuse, le bouton affiche Personne n'a accepté – solliciter à nouveau. Solliciter à nouveau met fin à l'ancienne demande et vous permet de solliciter à nouveau.
Quand une reprise nécessite une approbation
Pour les pièces de réunion, l'assemblée peut activer Approbation requise. La personne qui dit oui ne figure alors au programme qu'une fois que le responsable de la réunion, le coordinateur du collège des anciens ou un autre planificateur a approuvé la reprise. D'ici là, votre nom reste. Si la reprise est rejetée ou n'est pas approuvée avant le début de la réunion, l'affectation reste chez vous. Voir Approuver une reprise.
Où trouver vos demandes
Toutes les demandes qui vous concernent restent sous Moi > Céder et reprendre, réparties entre À moi et De moi, et en Demandes ouvertes et Historique. Chaque demande terminée porte une courte mention telle que Vous l'avez prise en charge, Reprise par quelqu'un d'autre ou Sans réponse à temps. Dès que l'une de vos propres demandes est reprise, vous voyez nommément qui l'a reprise.
Supprimer une notification ne supprime jamais la demande qui se trouve derrière. La page reste l'endroit où la retrouver.
Ce que voient les coordinateurs
Toute personne disposant de l'autorisation de modification Affectations techniques ou d'une autorisation de modifier les réunions peut ouvrir Assemblée > Planifier > Toutes les cessions de l'assemblée. La page liste les cessions des réunions à partir d'aujourd'hui qu'elle peut planifier, avec À approuver, Demandes ouvertes et Historique. Chaque carte indique :
- l'affectation et la date de la réunion
- qui a fait la demande, et quand
- chaque personne sollicitée, nommément, avec sa réponse
Le même aperçu s'ouvre depuis Moi > Céder et reprendre via le bouton Toutes les cessions de l'assemblée, que seuls les titulaires de ces autorisations voient.
Voir aussi
En savoir plus sur CongPlan sur le site web (s'ouvre dans un nouvel onglet)