Відсутності
Відсутність — це період, коли ви недоступні: відпустка, поїздка, перебування в лікарні. Записати її — найкорисніше, що ви можете зробити, щоб уникнути призначення, поки вас немає: CongPlan враховує відсутності всюди, де пропонує, призначає або показує людей.
Де їх знайти
Відкрийте Я > Відсутності. Особистий центр уже показує, скільки майбутніх відсутностей у вас є, а командна панель пропонує Мої відсутності та Додати відсутність як прямі ярлики.
Запис власної відсутності
- Виберіть Нова відсутність.
- Вкажіть період полями Від і До. Для одного дня виберіть одну й ту саму дату двічі.
- Збережіть.
Кілька речей варто знати:
- Відсутність — це лише період. Поля причини чи примітки немає — вам ніколи не потрібно пояснювати, чому вас немає.
- Якщо новий період перетинається з уже наявним записом, CongPlan повідомить про це замість того, щоб створити дублікат.
- Кожен запис у списку можна пізніше редагувати або видалити.
- Порожній список просто показує Відсутностей не заплановано.
Що змінює відсутність
Автоматичні пропозиції
Для технічних призначень CongPlan сам пропонує кандидатів. Відсутню людину виключено з цих пропозицій — її не оцінюють і не пропонують ні за пропозицією на основі правил, ні за пропозицією з допомогою ШІ.
Один випадок працює навпаки. Якщо наближається тривала відсутність — приблизно чотири тижні чи більше, яка починається протягом найближчих двох місяців, — кандидати отримують бонус за дати перед її початком. Пропозиція навмисно підштовхує планувальника задіяти цю людину ще раз перед довгою перервою.
Ручне планування
Там, де остаточний вибір робить людина, CongPlan попереджає, а не блокує. У виборі людей для частин зібрань, технічних призначень і зустрічей для проповідницького служіння відсутній кандидат показаний закресленим і затемненим із позначкою відсутній (до …) — але запис лишається доступним для вибору. Та сама позначка з'являється в матриці технічних призначень поряд з іншими попередженнями про конфлікти.
Це навмисно: координатор іноді знає більше, ніж календар, а зворотний рейс, що прибуває вранці перед зібранням, — це те, що застосунок оцінити не може.
Запити на передачу
Під час передачі призначень правила суворіші. Того, хто відсутній у вказану дату, взагалі не запитують, а якщо отримувач стає відсутнім, поки запит ще відкритий, взяти його не вдасться. Див. Передача й прийняття.
Ваші власні подання
Ваші власні відсутності показані як заштрихований період у вашому особистому плані. Календар для планування не показує відсутності. Вони також входять до підписки на календар, де кожна відсутність з'являється як окремий запис зайнятості.
Хто може бачити відсутність
Відсутності — це особисті дані, тож видимість навмисно вузька:
- Ви завжди бачите свої власні.
- Планувальники бачать кожну відсутність у зборі — тобто ті, хто має дозвіл Користувачі (повні дані), Технічні завдання, Зустрічі для проповідницького служіння або один із дозволів на редагування зустрічей. Їм це потрібно, бо саме на цих екранах відсутність с тає конфліктом.
- Якщо збір умикає контекстне редагування для голів, кожен, кого призначено головою хоча б однієї зустрічі, також бачить усі відсутності у зборі. Ця видимість не обмежена його зустріччю або її датою.
- Базового дозволу Користувачі (тільки імена), який має кожен вісник, недостатньо. Звичайні вісники не бачать відсутностей одне одного.
Запис відсутності за іншу людину
Не кожен повідомляє про власну відсутність сам. Хтось між іншим каже технічному планувальнику, що буде відсутній у липні, і планувальник повинен мати змогу це записати. Є п'ять незалежних способів керувати відсутностями:
| Хто | Може керувати відсутностями |
|---|---|
| Кожен користувач | Своїми власними відсутностями |
| Дозвіл на редагування Користувачі | Усіх у зборі |
| Дозвіл на редагува ння Відсутності | Усіх, кого він уже може бачити |
| Наглядач групи, служитель групи або їхній помічник | Активних вісників своєї групи, якщо збір це увімкнув |
| Чинний представник | Людини, яку він зараз представляє |
Маючи дозвіл на редагування користувачів або відсутностей, відкрийте людину в розділі Збір > Організація > Користувачі і скористайтеся карткою Відсутності на її сторінці. Картка з'являється саме тоді, коли вам дозволено керувати відсутностями цієї людини.
Чинне представництво також дозволяє представникові читати, додавати, змінювати й видаляти відсутності представленої людини. Воно не передає загальних дозволів користувача або збору й припиняє діяти після завершення строку або відкликання представництва.
Груповий спосіб
Якщо збір вмикає в налаштуваннях Наглядачі груп або служителі груп можуть керувати відсутностя ми своєї групи, сторінка Відсутності отримує другу картку — Відсутності у твоїй групі для проповідницького служіння. Наглядач або служитель групи та їхній помічник можуть вибрати там активного вісника й керувати його відсутностями. Це охоплює лише власну групу керівника й не показує ці відсутності в календарях або списках інших груп.
Дозвіл «Відсутності»
Дозвіл на редагування Відсутності існує саме для описаного вище випадку: планувальник, якому просто повідомили про відсутність, може її записати, не отримуючи при цьому повного права редагувати дані людини.
Він навмисно вузький, і одну властивість легко зрозуміти неправильно:
- Це лише дозвіл на редагування. Відповідного дозволу на перегляд не існує, і його надання нічого не додає до того, що ви бачите — жодних додаткових рядків у списках, календарях, планах чи експортах. Чи бачите ви відсутно сті, як і раніше, залежить від ваших інших дозволів.
- Він поширюється лише на людей, яких ви вже можете бачити. Якщо у вас забирають базовий перегляд користувача, відсутності цієї людини теж стають недоступні — а вимкнення Користувачі (тільки імена) вимикає разом з ним і цей дозвіл.
- Він додається до трьох інших способів і ніколи нічого не забирає. Наглядач групи, який має й цей дозвіл, зберігає й груповий спосіб теж.
- Набори Редактор, Планувальник (серед тижня) і Планувальник (вихідні) містять його. Вісник і Старійшина — ні, це ролі лише для перегляду. Будь-хто інший, наприклад технічний планувальник, отримує його як окремий перемикач.
- Записи історії про відсутності лишаються за дозволом на редагування Користувачі. Людина, яка має лише Відсутності, може записати відсутність, але не може прочитати запис історії про неї після цього.
Повторювана недоступність
Повторювана недоступність відрізняється від відсутності: замість того щоб блокувати цілі дні, вона повторюється за фіксованим ритмом — щотижня, кожні два, три чи чотири тижні, або раз на місяць у визначений день тижня — на фіксований проміжок часу.
Планувальники записують її для іншої людини в розділі Збір > Організація > Користувачі, на сторінці цієї людини, карткою Повторювана недоступність.
Якщо збір умикає в налаштуваннях Вісники можуть керувати своєю повторюваною недоступністю, вісники також можуть керувати власною недоступністю в розділі Я > Повторювана недоступність. Це налаштування типово вимкнене.
Ефект такий самий, як у відсутності: вибір людей і матриця технічних призначень показують людину як недоступну на відповідний проміжок часу, а автоматичні пропозиції — як на основі правил, так і з допомогою ШІ — пропускають цю людину для того часу.