Frånvaro
En frånvaro är en period då du inte är tillgänglig — en semester, en resa, en sjukhusvistelse. Att registrera den är det mest användbara du kan göra för att undvika att bli inplanerad medan du är borta: CongPlan tar hänsyn till frånvaro överallt där det föreslår, tilldelar eller visar personer.
Var du hittar dem
Öppna Jag > Frånvaro. Det personliga navet visar redan hur många kommande frånvaroperioder du har, och kommandopaletten erbjuder Min frånvaro och Lägg till frånvaro som direkta genvägar.
Registrera din egen frånvaro
- Välj Ny frånvaro.
- Ange perioden med Från och Till. För en enda dag väljer du samma datum två gånger.
- Spara.
Några saker är värda att veta:
- En frånvaro är bara en period. Det finns inget fält för orsak eller anteckning — du behöver aldrig förklara varför du är borta.
- Om den nya perioden överlappar en post du redan har säger CongPlan till i stället för att skapa en dubblett.
- Varje post i listan kan redigeras eller tas bort i efterhand.
- En tom lista visar helt enkelt Ingen frånvaro planerad.
Vad en frånvaro ändrar
Automatiska förslag
För tekniska uppgifter föreslår CongPlan kandidater själv. En frånvarande person utesluts från dessa förslag — hen poängsätts inte och erbjuds inte, varken av det regelbaserade förslaget eller av det AI-assisterade.
Ett fall fungerar tvärtom. Om en lång frånvaro är på väg — ungefär fyra veckor eller mer, med start inom de kommande två månaderna — får kandidater en bonus för datumen innan den börjar. Förslaget knuffar medvetet planeraren att använda den personen en gång till innan det långa avbrottet.
Manuell planering
Där en människa gör det slutgiltiga valet varnar CongPlan i stället för att blockera. I personväljarna för mötesdelar, tekniska uppgifter och möten för tjänst visas en frånvarande kandidat överstruken och nedtonad med en märkning frånvarande (till …) — men posten går fortfarande att välja. Samma märkning visas i matrisen för tekniska uppgifter bredvid de andra konfliktvarningarna.
Det är avsiktligt: en samordnare vet ibland mer än kalendern, och en returflygning som landar på morgonen före mötet är inget appen kan bedöma.
Överlämningsförfrågningar
Vid överlämnande av uppgifter gäller strängare regler. Den som är frånvarande på det aktuella datumet tillfrågas inte alls, och om en mottagare blir frånvarande medan förfrågan fortfarande är öppen misslyckas övertagandet. Se Lämna över & ta över.
Dina egna vyer
Din egen frånvaro visas som en streckad period i din personliga plan. Kalendern för planering visar inte frånvaro. Den ingår också i kalenderprenumerationen, där varje frånvaro visas som en egen upptagen-post.
Vem som kan se en frånvaro
Frånvaro är personuppgifter, så synligheten är medvetet begränsad:
- Du ser alltid din egen.
- Planerare ser all frånvaro i församlingen — det vill säga de som har behörigheten Användare (fullständiga uppgifter), Tekniska uppgifter, Möten för tjänst eller någon av behörigheterna att redigera möten. De behöver det, eftersom det är precis där en frånvaro utgör en konflikt.
- Om församlingen aktiverar sammanhangsberoende redigering för ordförande ser också alla som är tilldelade som ordförande för minst ett möte all frånvaro i församlingen. Den synligheten är inte begränsad till deras möte eller dess datum.
- Grundbehörigheten Användare (endast namn) som varje förkunnare har räcker inte. Vanliga förkunnare ser inte varandras frånvaro.
Registrera en frånvaro åt någon annan
Alla rapporterar inte sin egen frånvaro själva. Någon nämner i förbigående för den tekniska planeraren att hen kommer att vara borta i juli, och planeraren bör kunna skriva ner det. Det finns fem sätt att hantera frånvaro, och de är oberoende av varandra:
| Vem | Får hantera frånvaron för |
|---|---|
| Varje användare | Sin egen frånvaro |
| Redigeringsbehörigheten Användare | Alla i församlingen |
| Redigeringsbehörigheten Frånvaro | Alla hen redan kan se |
| Grupptillsyningsman, grupptjänare eller deras assistent | Aktiva förkunnare i sin egen grupp, om församlingen har slagit på det |
| Aktiv representant | Personen som hen representerar för tillfället |
Med redigeringsbehörigheten för användare eller frånvaro öppnar du personen under Församling > Organisation > Användare och använder kortet Frånvaro på hens sida. Kortet visas när du har rätt att hantera den personens frånvaro.
En aktiv representation låter också representanten läsa, lägga till, ändra och ta bort den representerade personens frånvaro. Den överför inte allmänna användar- eller församlingsbehörigheter och upphör när representationen går ut eller återkallas.
Gruppsättet
Om en församling aktiverar Grupptillsyningsmän eller grupptjänare kan hantera gruppens frånvaro i sina inställningar får sidan Frånvaro ett andra kort, Frånvaro i din tjänstegrupp. Gruppens tillsyningsman eller tjänare och deras assistent kan välja en aktiv förkunnare där och hantera den personens frånvaro. Det omfattar bara ledarens egen tjänstegrupp och gör inte frånvaron synlig i orelaterade kalendrar eller församlingslistor.
Behörigheten Frånvaro
Redigeringsbehörigheten Frånvaro finns just för fallet ovan: en planerare som helt enkelt får veta om en frånvaro kan registrera den utan att samtidigt få full redigeringsrätt för personen.
Den är medvetet snäv, och en egenskap är lätt att missförstå:
- Det är bara en redigeringsbehörighet. Det finns ingen motsvarande visningsbehörighet, och att bevilja den lägger inte till någonting alls i vad du ser — inga extra rader i listor, kalendrar, planer eller export. Om du ser frånvaro beror fortfarande på dina andra behörigheter.
- Den når bara personer du redan kan se. Om någons grundläggande användarvy tas bort från dig är hens frånvaro också utom räckhåll — och att stänga av Användare (endast namn) stänger av denna behörighet med den.
- Den läggs till de andra tre sätten och tar aldrig bort något. En grupptillsyningsman som också har den behåller gruppsättet också.
- Förinställningarna Redigerare, Planerare för veckomötet och Planerare för helgmötet har den. Förkunnare och Äldste har den inte — de är läsroller. Alla andra, till exempel en teknisk planerare, får den som en enskild kryssruta.
- Historikposter om frånvaro finns fortfarande bakom redigeringsbehörigheten Användare. En person som bara har Frånvaro kan registrera en frånvaro men kan inte läsa historikposten för den efteråt.
Återkommande otillgänglighet
Återkommande otillgänglighet skiljer sig från en frånvaro: i stället för att blockera hela dagar upprepas den enligt ett fast mönster — varje vecka, varannan, var tredje eller var fjärde vecka, eller en gång i månaden på en viss veckodag — för ett fast tidsintervall.
Planerare registrerar den åt någon annan under Församling > Organisation > Användare, på personens sida, med kortet Återkommande otillgänglighet.
Om en församling aktiverar Förkunnare kan hantera sin egen återkommande otillgänglighet i sina inställningar kan förkunnare också hantera sin egen under Jag > Återkommande otillgänglighet. Inställningen är avstängd som standard.
Effekten är densamma som för en frånvaro: personväljarna och matrisen för tekniska uppgifter visar personen som inte tillgänglig under det berörda tidsintervallet, och automatiska förslag — både det regelbaserade och det AI-assisterade — hoppar över personen för det tillfället.