Abwesenheiten
Eine Abwesenheit ist ein Zeitraum, in dem du nicht verfügbar bist — Urlaub, eine Reise, ein Krankenhausaufenthalt. Sie einzutragen ist das Wirksamste, was du tun kannst, um nicht während deiner Abwesenheit eingeteilt zu werden: CongPlan berücksichtigt Abwesenheiten überall dort, wo Personen vorgeschlagen, zugeteilt oder angezeigt werden.
Wo du sie findest
Öffne Ich > Abwesenheiten. Der persönliche Hub zeigt dir bereits, wie viele bevorstehende Abwesenheiten du hast, und die Befehlspalette bietet „Meine Abwesenheiten“ und „Abwesenheit eintragen“ als direkte Abkürzungen.
Eigene Abwesenheit eintragen
- Wähle Neue Abwesenheit.
- Lege den Zeitraum über Von und Bis fest. Für einen einzelnen Tag wählst du zweimal dasselbe Datum.
- Speichern.
Ein paar Dinge sind gut zu wissen:
- Eine Abwesenheit ist nur ein Zeitraum. Es gibt kein Feld für Grund oder Notiz — du musst nie erklären, warum du weg bist.
- Überschneidet sich der neue Zeitraum mit einem bestehenden Eintrag, sagt CongPlan das, statt ein Duplikat anzulegen.
- Jeder Eintrag in der Liste lässt sich nachträglich bearbeiten oder löschen.
- Eine leere Liste zeigt schlicht „Keine Abwesenheiten geplant“.
Was eine Abwesenheit bewirkt
Automatische Vorschläge
Für technische Zuteilungen schlägt CongPlan selbst Kandidaten vor. Wer abwesend ist, wird von diesen Vorschlägen ausgeschlossen — weder bewertet noch angeboten, weder beim regelbasierten noch beim KI-gestützten Vorschlag.
Ein Fall funktioniert genau andersherum. Steht eine lange Abwesenheit bevor — etwa vier Wochen oder mehr, beginnend innerhalb der nächsten zwei Monate —, bekommen Kandidaten für die Termine davor einen Bonus. Der Vorschlag stupst den Planer bewusst an, diese Person vor der langen Lücke noch einmal einzuteilen.
Manuelle Planung
Wo ein Mensch die letzte Entscheidung trifft, warnt CongPlan, statt zu blockieren. In der Personenauswahl für Programmpunkte, technische Zuteilungen und Predigtdienst-Treffen erscheint ein abwesender Kandidat durchgestrichen und gedimmt mit einem Hinweis „abwesend (bis …)“ — auswählbar bleibt der Eintrag trotzdem. Derselbe Hinweis steht in der Matrix der technischen Zuteilungen neben den übrigen Konfliktwarnungen.
Das ist Absicht: Ein Koordinator weiß manchmal mehr als der Kalender, und einen Rückflug, der am Morgen vor der Zusammenkunft landet, kann die App nicht beurteilen.
Abgabe-Anfragen
Abgabe-Anfragen sind strenger. Wer am fraglichen Termin abwesend ist, wird gar nicht erst gefragt, und wird ein Empfänger abwesend, während die Anfrage noch offen ist, scheitert die Übernahme. Siehe Abgeben & Übernehmen.
Deine eigenen Ansichten
Deine eigenen Abwesenheiten erscheinen als schraffierter Zeitraum in deinem persönlichen Plan. Der Kalender für die Planung zeigt keine Abwesenheiten. Sie sind außerdem Teil des Kalender-Abonnements, in dem jede Abwesenheit als eigener Belegt-Eintrag steht.
Wer eine Abwesenheit sehen darf
Abwesenheiten sind personenbezogene Daten, deshalb ist die Sichtbarkeit bewusst eng gefasst:
- Du siehst deine eigenen immer.
- Planer sehen jede Abwesenheit der Versammlung — also Inhaber von Benutzer (volle Details), Technische Zuteilungen, Predigtdienst-Treffen oder einer der Zusammenkunfts-Bearbeitungsrechte. Sie brauchen das, denn genau dort ist eine Abwesenheit ein Konflikt.
- Wenn die Versammlung das kontextbezogene Bearbeiten für Vorsitzende aktiviert, sieht auch jede Person, die bei mindestens einer Zusammenkunft als Vorsitzender eingetragen ist, alle Abwesenheiten in der Versammlung. Diese Sichtbarkeit ist weder auf ihre Zusammenkunft noch auf deren Datum beschränkt.
- Das Basisrecht Benutzer (nur Namen), das jeder Verkündiger hat, genügt nicht. Verkündiger sehen die Abwesenheiten der anderen nicht.
Abwesenheit für jemand anderen eintragen
Nicht jeder meldet seine Abwesenheit selbst. Jemand erzählt dem Technikplaner nebenbei, dass er im Juli weg ist, und der Planer sollte das aufschreiben können. Es gibt fünf voneinander unabhängige Wege, Abwesenheiten zu verwalten:
| Wer | Darf Abwesenheiten verwalten von |
|---|---|
| Jeder Benutzer | Sich selbst |
| Bearbeitungsrecht Benutzer | Jedem in der Versammlung |
| Bearbeitungsrecht Abwesenheiten | Jedem, den er ohnehin sehen darf |
| Gruppenaufseher, Gruppendiener oder ihr Stellvertreter | Aktiven Verkündigern der eigenen Gruppe, sofern die Versammlung das freigeschaltet hat |
| Aktiver Vertreter | Der Person, die er derzeit vertritt |
Mit der Bearbeitungsberechtigung Benutzer oder Abwesenheiten öffnest du die Person unter Versammlung > Organisation > Benutzer und nutzt auf ihrer Seite die Karte Abwesenheiten. Die Karte erscheint genau dann, wenn du die Abwesenheiten dieser Person verwalten darfst.
Eine aktive Vertretung erlaubt dem Vertreter ebenfalls, die Abwesenheiten der vertretenen Person zu lesen, einzutragen, zu ändern und zu löschen. Sie überträgt keine allgemeinen Benutzer- oder Versammlungsberechtigungen und endet, wenn die Vertretung abläuft oder widerrufen wird.
Der Weg über die Gruppe
Schaltet eine Versammlung in ihren Einstellungen „Gruppenaufseher bzw. Gruppendiener können Abwesenheiten ihrer Gruppe bearbeiten“ ein, bekommt die Seite Abwesenheiten eine zweite Karte: Abwesenheiten deiner Predigtdienstgruppe. Der Gruppenaufseher oder Gruppendiener und sein Stellvertreter können dort einen aktiven Verkündiger wählen und dessen Abwesenheiten verwalten. Der Weg gilt nur für die eigene Predigtdienstgruppe des Leiters und macht diese Abwesenheiten nicht in fremden Kalendern oder Versammlungslisten sichtbar.
Die Berechtigung „Abwesenheiten“
Das Bearbeitungsrecht Abwesenheiten gibt es genau für den Fall oben: Ein Planer, dem eine Abwesenheit einfach mitgeteilt wird, kann sie eintragen, ohne dass ihm gleich die vollständige Personenbearbeitung mitgegeben wird.
Es ist bewusst eng geschnitten, und eine Eigenschaft wird leicht falsch gelesen:
- Es ist ausschließlich ein Schreibrecht. Es gibt kein passendes Ansehen-Recht, und es zu vergeben ändert nichts daran, was du siehst — keine zusätzliche Zeile in Listen, Kalendern, Plänen oder Exporten. Ob du Abwesenheiten siehst, hängt weiterhin an deinen übrigen Berechtigungen.
- Es reicht nur an Personen, die du ohnehin sehen darfst. Wird dir die Basisansicht einer Person entzogen, sind auch ihre Abwesenheiten außer Reichweite — und wer Benutzer (nur Namen) abwählt, schaltet dieses Recht gleich mit ab.
- Es ergänzt die anderen drei Wege und nimmt nie etwas weg. Ein Gruppenaufseher, der es zusätzlich hat, behält den Weg über die Gruppe.
- Die Vorlagen Bearbeiter, Planer (Leben-und-Dienst) und Planer (Wochenende) enthalten es. Verkündiger und Ältester nicht — das sind Lese-Rollen. Alle anderen, etwa ein Technikplaner, bekommen es als einzelnes Häkchen.
- Verlaufseinträge zu Abwesenheiten bleiben hinter dem Bearbeitungsrecht Benutzer. Wer nur Abwesenheiten hat, kann eine Abwesenheit eintragen, den zugehörigen Verlaufseintrag danach aber nicht lesen.
Sperrzeiten
Eine Sperrzeit unterscheidet sich von einer Abwesenheit: Statt ganzer Tage legt sie einen wiederkehrenden Rhythmus fest — jede Woche, alle zwei, drei oder vier Wochen, oder einmal im Monat an einem festen Wochentag, jeweils für ein festes Zeitfenster.
Planer tragen eine Sperrzeit für eine andere Person unter Versammlung > Organisation > Benutzer auf deren Seite ein, über die Karte Sperrzeiten.
Schaltet eine Versammlung in ihren Einstellungen „Verkündiger können ihre eigenen Sperrzeiten pflegen“ ein, können Verkündiger ihre eigenen Sperrzeiten auch selbst unter Ich > Sperrzeiten pflegen. Die Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet.
Die Wirkung entspricht einer Abwesenheit: Die Personenauswahl und die Matrix der technischen Zuteilungen zeigen die Person für das betroffene Zeitfenster als nicht verfügbar, und automatische Vorschläge — regelbasiert wie KI-gestützt — überspringen die Person für diesen Termin.