Afwezigheden registreren
Afwezigheden registreren doe je onder Ik > Afwezigheden > Nieuwe afwezigheid: kies Van en Tot en sla op. Voor iemand anders registreren kan met het bewerkrecht Gebruikers of Afwezigheden, als vertegenwoordiger, of als groepsopziener, groepsdienaar of assistent voor je eigen velddienstgroep als de gemeente dat heeft ingeschakeld; zie Een afwezigheid voor iemand anders vastleggen.
Een afwezigheid is een periode waarin je niet beschikbaar bent — een vakantie, een reis, een ziekenhuisopname. Het vastleggen ervan is het nuttigste wat je kunt doen om te voorkomen dat je wordt ingepland terwijl je weg bent: CongPlan houdt overal rekening met afwezigheden waar het personen voorstelt, toewijst of weergeeft.
Waar je ze vindt
Open Ik > Afwezigheden. Het persoonlijke knooppunt laat je al zien hoeveel aankomende afwezigheden je hebt, en het opdrachtenpalet biedt Mijn afwezigheden en Afwezigheid toevoegen als directe snelkoppelingen.
Je eigen afwezigheid registreren
- Kies Nieuwe afwezigheid.
- Kies de periode met Van en Tot. Voor één enkele dag kies je tweemaal dezelfde datum.
- Sla op.
Een paar dingen zijn goed om te weten:
- Een afwezigheid is alleen een periode. Er is geen veld voor reden of notitie — je hoeft nooit uit te leggen waarom je weg bent.
- Als de nieuwe periode overlapt met een bestaande vermelding, geeft CongPlan dat aan in plaats van een duplicaat aan te maken.
- Elke vermelding in de lijst kan achteraf worden bewerkt of verwijderd.
- Een lege lijst toont eenvoudigweg Geen afwezigheden gepland.
Wat een afwezigheid verandert
Automatische suggesties
Voor technische toewijzingen stelt CongPlan zelf kandidaten voor. Een afwezige persoon wordt uitgesloten van die suggesties — die persoon wordt niet gescoord en niet aangeboden, noch door de regelgebaseerde suggestie, noch door de AI-ondersteunde.
Eén geval werkt precies andersom. Als er een lange afwezigheid aankomt — ruwweg vier weken of meer, beginnend binnen de komende twee maanden — krijgen kandidaten een bonus voor de data vóór die afwezigheid begint. De suggestie duwt de planner bewust in de richting om die persoon nog één keer in te zetten vóór de lange onderbreking.
Handmatige planning
Waar een mens de uiteindelijke keuze maakt, waarschuwt CongPlan in plaats van te blokkeren. In de personenkiezers voor programmaonderdelen, technische toewijzingen en velddienstbijeenkomsten wordt een afwezige kandidaat doorgestreept en gedimd weergegeven met een label afwezig (tot …) — maar de vermelding blijft selecteerbaar. Hetzelfde label verschijnt in de matrix van technische toewijzingen naast de andere conflictwaarschuwingen.
Dat is bewust zo: een coördinator weet soms meer dan de agenda, en een terugvlucht die de ochtend vóór de vergadering landt, is niet iets wat de app kan beoordelen.
Overdrachtsverzoeken
Overdrachtsverzoeken zijn strenger. Wie op de betreffende datum afwezig is, wordt helemaal niet gevraagd, en als een ontvanger afwezig wordt terwijl het verzoek nog openstaat, mislukt het overnemen. Zie Overdragen & overnemen.
Je eigen weergaven
Je eigen afwezigheden worden weergegeven als een gearceerde periode in je persoonlijke plan. De agenda voor planning toont geen afwezigheden. Ze maken ook deel uit van het agenda-abonnement, waar elke afwezigheid als eigen bezet-item verschijnt.
Wie een afwezigheid kan zien
Afwezigheden zijn persoonsgegevens, dus de zichtbaarheid is bewust beperkt:
- Jij ziet altijd je eigen afwezigheden.
- Planners zien elke afwezigheid in de gemeente — dat wil zeggen houders van Gebruikers (volledige gegevens), Technische toewijzingen, Velddienstbijeenkomsten, of een van de vergadering-bewerkrechten. Zij hebben dit nodig, omdat dit precies de plekken zijn waar een afwezigheid een conflict oplevert.
- Als de gemeente contextueel bewerken voor voorzitters inschakelt, ziet iedereen die voor minstens één vergadering als voorzitter is toegewezen ook alle afwezigheden in de gemeente. Deze zichtbaarheid is niet beperkt tot diens vergadering of de datum daarvan.
- Het basisrecht Gebruikers (alleen namen) dat elke verkondiger heeft, is niet voldoende. Gewone verkondigers zien elkaars afwezigheden niet.
Een afwezigheid voor iemand anders vastleggen
Niet iedereen meldt zijn eigen afwezigheid zelf. Iemand vertelt de technische planner terloops dat hij in juli weg is, en de planner moet dat kunnen vastleggen. Er zijn vijf onafhankelijke manieren om afwezigheden te beheren:
| Wie | Mag de afwezigheden beheren van |
|---|---|
| Elke gebruiker | Zijn eigen afwezigheden |
| Bewerkrecht Gebruikers | Iedereen in de gemeente |
| Bewerkrecht Afwezigheden | Iedereen die hij al kan zien |
| Groepsopziener, groepsdienaar of hun assistent | Actieve verkondigers van hun eigen groep, als de gemeente dat heeft ingeschakeld |
| Actieve vertegenwoordiger | De persoon die hij op dat moment vertegenwoordigt |
Met een bewerkrecht voor gebruikers of afwezigheden open je de persoon onder Gemeente > Organisatie > Gebruikers en gebruik je de kaart Afwezigheden op diens pagina. De kaart verschijnt precies wanneer je de afwezigheden van die persoon mag beheren.
Een actieve vertegenwoordiging laat de vertegenwoordiger ook de afwezigheden van de vertegenwoordigde persoon lezen, toevoegen, wijzigen en verwijderen. Ze draagt geen algemene gebruikers- of gemeenterechten over en stopt wanneer de vertegenwoordiging verloopt of wordt ingetrokken.
De weg via de groep
Als een gemeente in haar instellingen Groepsopzieners of groepsdienaren kunnen groepsafwezigheden beheren inschakelt, krijgt de pagina Afwezigheden een tweede kaart: Afwezigheden in je velddienstgroep. De opziener of dienaar van de groep en diens assistent kunnen daar een actieve verkondiger kiezen en zijn afwezigheden beheren zoals hun eigen afwezigheden. Dit geldt alleen voor de eigen velddienstgroep van de verantwoordelijke en maakt die afwezigheden niet zichtbaar in andere agenda's of gemeentelijsten.
Het recht Afwezigheden
Het bewerkrecht Afwezigheden bestaat precies voor het geval hierboven: een planner aan wie simpelweg een afwezigheid wordt gemeld, kan die vastleggen zonder meteen ook de volledige bewerking van personen te krijgen.
Het is bewust beperkt, en één eigenschap is gemakkelijk verkeerd te lezen:
- Het is uitsluitend een schrijfrecht. Er is geen bijbehorend bekijkrecht, en het toekennen ervan voegt niets toe aan wat je ziet — geen extra rijen in lijsten, agenda's, plannen of exports. Of je afwezigheden ziet, hangt nog steeds af van je overige rechten.
- Het reikt alleen tot mensen die je al kunt zien. Als iemands basisgebruikersweergave je wordt ontnomen, komen ook zijn afwezigheden buiten bereik — en het uitschakelen van Gebruikers (alleen namen) schakelt dit recht meteen mee uit.
- Het voegt toe aan de andere drie manieren en neemt nooit iets weg. Een groepsopziener die het ook bezit, behoudt ook de weg via de groep.
- De voorinstellingen Redacteur, Doordeweekse planner en Weekendplanner bevatten het. Verkondiger en Ouderling niet — dat zijn kijkrollen. Iedereen anders, zoals een technische planner, krijgt het als losse selectievakje.
- Geschiedenisvermeldingen over afwezigheden blijven achter het bewerkrecht Gebruikers. Wie alleen Afwezigheden heeft, kan een afwezigheid vastleggen maar kan de bijbehorende geschiedenisvermelding daarna niet lezen.
Terugkerende onbeschikbaarheid
Terugkerende onbeschikbaarheid verschilt van een afwezigheid: in plaats van hele dagen te blokkeren, herhaalt ze zich in een vast ritme — elke week, om de twee, drie of vier weken, of één keer per maand op een vaste weekdag — voor een vast tijdvak.
Planners leggen die voor iemand anders vast onder Gemeente > Organisatie > Gebruikers, op de pagina van die persoon, met de kaart Terugkerende onbeschikbaarheid.
Als een gemeente Verkondigers kunnen hun eigen terugkerende onbeschikbaarheid beheren in haar instellingen inschakelt, kunnen verkondigers hun eigen onbeschikbaarheid ook zelf beheren onder Ik > Terugkerende onbeschikbaarheid. De instelling staat standaard uit.
Het effect is hetzelfde als bij een afwezigheid: de personenkiezers en de matrix van technische toewijzingen tonen de persoon als niet beschikbaar voor het betreffende tijdvak, en automatische suggesties — zowel de regelgebaseerde als de AI-ondersteunde — slaan de persoon voor dat moment over.