Ausencias
Una ausencia es un período en el que no está disponible: unas vacaciones, un viaje, una estancia en el hospital. Registrarla es lo más útil que puede hacer para evitar que se le programe mientras está fuera: CongPlan tiene en cuenta las ausencias en cualquier lugar donde sugiere, asigna o muestra personas.
Dónde encontrarlas
Abra Yo > Ausencias. El centro personal ya le indica cuántas ausencias próximas tiene, y la paleta de comandos ofrece Mis ausencias y Añadir ausencia como atajos directos.
Registrar su propia ausencia
- Elija Nueva ausencia.
- Elija el período con Desde y Hasta. Para un solo día, elija la misma fecha en ambos campos.
- Guarde.
Vale la pena conocer algunos detalles:
- Una ausencia es solo un período. No hay campo de motivo ni de nota: nunca tiene que explicar por qué está fuera.
- Si el nuevo período se superpone con una entrada que ya tiene, CongPlan se lo indica en lugar de crear un duplicado.
- Toda entrada de la lista se puede editar o eliminar más adelante.
- Una lista vacía simplemente muestra No hay ausencias planificadas.
Qué cambia una ausencia
Sugerencias automáticas
Para las asignaciones técnicas, CongPlan propone candidatos por sí mismo. Una persona ausente queda excluida de esas sugerencias: no se puntúa ni se ofrece, ni por la sugerencia basada en reglas ni por la asistida por IA.
Hay un caso que funciona al revés. Si se acerca una ausencia larga —de aproximadamente cuatro semanas o más, que comienza dentro de los próximos dos meses—, los candidatos reciben una bonificación para las fechas anteriores a su inicio. La sugerencia empuja deliberadamente al planificador a usar a esa persona una vez más antes del largo intervalo.
Planificación manual
Cuando la elección final la hace una persona, CongPlan avisa en lugar de bloquear. En los selectores de personas para partes de reunión, asignaciones técnicas y reuniones para el servicio del campo, un candidato ausente se muestra tachado y atenuado con una etiqueta ausente (hasta …), pero la entrada sigue siendo seleccionable. La misma etiqueta aparece en la matriz de asignaciones técnicas junto a las demás advertencias de conflicto.
Esto es intencionado: un coordinador a veces sabe más que el calendario, y un vuelo de regreso que llega la mañana antes de la reunión no es algo que la aplicación pueda juzgar.
Solicitudes de cesión
Las solicitudes de cesión son más estrictas. A quien esté ausente en la fecha en cuestión no se le pregunta en absoluto, y si un destinatario pasa a estar ausente mientras la solicitud sigue abierta, asumirla falla. Consulte Ceder y asumir.
Sus propias vistas
Sus propias ausencias se muestran como un período con trama en su plan personal. El calendario de planificación no muestra las ausencias. También forman parte de la suscripción al calendario, donde cada ausencia aparece como su propia entrada de ocupado.
Quién puede ver una ausencia
Las ausencias son datos personales, por lo que la visibilidad es deliberadamente limitada:
- Usted siempre ve las suyas.
- Los planificadores ven todas las ausencias de la congregación, es decir, quienes tienen Usuarios (detalles completos), Asignaciones técnicas, Reuniones para el servicio del campo, o uno de los permisos de edición de reuniones. Lo necesitan, porque esos son exactamente los lugares donde una ausencia supone un conflicto.
- Si la congregación activa la edición contextual para los presidentes, cualquier persona asignada como presidente de al menos una reunión también ve todas las ausencias de la congregación. Esta visibilidad no está limitada a su reunión ni a la fecha de esta.
- El permiso básico Usuarios (solo nombres) que tiene todo publicador no es suficiente. Los publicadores comunes no ven las ausencias de los demás.
Registrar una ausencia para otra persona
No todo el mundo informa de una ausencia por sí mismo. Alguien le comenta de pasada al planificador técnico que estará fuera en julio, y el planificador debe poder anotarlo. Hay cinco maneras de gestionar ausencias, y son independientes entre sí:
| Quién | Puede gestionar las ausencias de |
|---|---|
| Todo usuario | Sus propias ausencias |
| Permiso de edición Usuarios | Todos en la congregación |
| Permiso de edición Ausencias | Todos a quienes ya puede ver |
| Superintendente de grupo de predicación, siervo de grupo o su ayudante | Los publicadores activos de su propio grupo, si la congregación lo ha activado |
| Representante activo | La persona a la que representa actualmente |
Con un permiso de edición de usuarios o ausencias, abra a la persona en Congregación > Organización > Usuarios y use la tarjeta Ausencias de su página. La tarjeta aparece exactamente cuando tiene permiso para gestionar las ausencias de esa persona.
Una representación activa también permite al representante leer, añadir, cambiar y eliminar las ausencias de la persona representada. No transfiere permisos generales de usuario o de congregación, y deja de aplicarse cuando la representación caduca o se revoca.
La vía del grupo
Si una congregación activa Los superintendentes de grupo o los siervos de grupo pueden administrar las ausencias del grupo en su configuración, la página Ausencias obtiene una segunda tarjeta, Ausencias en su grupo de predicación. El superintendente o siervo del grupo y su ayudante pueden elegir allí a un publicador activo y gestionar sus ausencias. Solo cubre el grupo de predicación propio del responsable y no hace visibles esas ausencias en calendarios o listas de congregación sin relación.
El permiso Ausencias
El permiso de edición Ausencias existe exactamente para el caso anterior: un planificador al que simplemente se le informa de una ausencia puede registrarla sin que se le conceda además la edición completa de personas.
Es deliberadamente limitado, y una de sus propiedades es fácil de malinterpretar:
- Es solo un permiso de escritura. No existe un permiso de visualización correspondiente, y concederlo no añade absolutamente nada a lo que usted ve: ninguna fila adicional en listas, calendarios, planes o exportaciones. Que usted vea ausencias sigue dependiendo de sus otros permisos.
- Solo llega a personas que ya puede ver. Si le retiran la visualización básica de usuario de alguien, sus ausencias también quedan fuera de alcance, y desactivar Usuarios (solo nombres) desactiva este permiso junto con ella.
- Se suma a las otras tres vías y nunca quita nada. Un superintendente de grupo que también lo tenga conserva también la vía del grupo.
- Las plantillas Editor, Planificador entre semana y Planificador de fin de semana lo incluyen. Publicador y Anciano no lo incluyen: son roles de solo lectura. Cualquier otra persona, como un planificador técnico, lo recibe como una casilla individual.
- Las entradas de historial sobre ausencias permanecen protegidas por el permiso de edición Usuarios. Una persona que solo tenga Ausencias puede registrar una ausencia, pero no puede leer después la entrada del historial correspondiente.
Indisponibilidad recurrente
La indisponibilidad recurrente es distinta de una ausencia: en lugar de bloquear días completos, se repite con un ritmo fijo — cada semana, cada dos, tres o cuatro semanas, o una vez al mes en un día de la semana determinado — durante una franja horaria fija.
Los planificadores la registran para otra persona en Congregación > Organización > Usuarios, en la página de esa persona, con la tarjeta Indisponibilidad recurrente.
Si una congregación activa Los publicadores pueden gestionar su propia indisponibilidad recurrente en su configuración, los publicadores también pueden gestionar la suya propia en Yo > Indisponibilidad recurrente. El ajuste está desactivado de forma predeterminada.
El efecto es el mismo que el de una ausencia: los selectores de personas y la matriz de asignaciones técnicas muestran a la persona como no disponible durante la franja afectada, y las sugerencias automáticas — tanto la basada en reglas como la asistida por IA — omiten a la persona para ese turno.