Assenze
Un'assenza è un periodo in cui non sei disponibile — una vacanza, un viaggio, un ricovero ospedaliero. Registrarla è la cosa più utile che puoi fare per evitare di essere assegnato mentre sei via: CongPlan tiene conto delle assenze ovunque suggerisca, assegni o mostri persone.
Dove trovarle
Apri Io > Assenze. L'hub personale ti dice già quante assenze imminenti hai, e la barra dei comandi offre Le mie assenze e Registra assenza come scorciatoie dirette.
Registrare la propria assenza
- Scegli Nuova assenza.
- Scegli il periodo con Da e A. Per un solo giorno, scegli due volte la stessa data.
- Salva.
Alcune cose utili da sapere:
- Un'assenza è solo un periodo. Non c'è un campo per il motivo o una nota — non devi mai spiegare perché sei via.
- Se il nuovo periodo si sovrappone a una voce già esistente, CongPlan te lo segnala invece di creare un duplicato.
- Ogni voce nell'elenco può essere modificata o eliminata in seguito.
- Un elenco vuoto mostra semplicemente Nessuna assenza prevista.
Cosa cambia un'assenza
Suggerimenti automatici
Per gli incarichi tecnici, CongPlan propone i candidati da sé. Una persona assente è esclusa da questi suggerimenti — non viene valutata né proposta, né dal suggerimento basato su regole né da quello assistito dall'IA.
Un caso funziona al contrario. Se sta arrivando un'assenza lunga — all'incirca quattro settimane o più, che inizia entro i prossimi due mesi — i candidati ricevono un bonus per le date prima del suo inizio. Il suggerimento spinge deliberatamente il pianificatore a impiegare ancora una volta quella persona prima della lunga pausa.
Pianificazione manuale
Dove è una persona a fare la scelta finale, CongPlan avvisa invece di bloccare. Nei selettori di persone per le parti delle adunanze, gli incarichi tecnici e le adunanze per il servizio di campo, un candidato assente viene mostrato barrato e sbiadito con un'etichetta assente (fino al …) — ma la voce resta selezionabile. La stessa etichetta compare nella matrice degli incarichi tecnici accanto agli altri avvisi di conflitto.
Questo è intenzionale: un coordinatore a volte sa più cose del calendario, e un volo di ritorno che atterra la mattina prima della riunione non è qualcosa che l'app può valutare.
Richieste di cessione
Le richieste di cessione sono più rigide. Chiunque sia assente nella data in questione non viene nemmeno interpellato, e se un destinatario diventa assente mentre la richiesta è ancora aperta, l'accettazione fallisce. Vedi Cedere e prendere in carico.
Le tue viste personali
Le tue assenze sono mostrate come un periodo tratteggiato nel tuo piano personale. Il calendario di pianificazione non mostra le assenze. Fanno anche parte dell'abbonamento al calendario, dove ogni assenza appare come una propria voce di occupato.
Chi può vedere un'assenza
Le assenze sono dati personali, quindi la visibilità è volutamente limitata:
- Tu vedi sempre le tue.
- I pianificatori vedono ogni assenza della congregazione — cioè i titolari di Utenti (dettagli completi), Tecnico Incarichi, Adunanze per il servizio di campo, o una delle autorizzazioni di modifica delle adunanze. Ne hanno bisogno, perché sono esattamente queste le aree dove un'assenza è un conflitto.
- Se la congregazione attiva la modifica contestuale per i presidenti, chiunque sia assegnato come presidente di almeno un'adunanza vede anche tutte le assenze della congregazione. Questa visibilità non è limitata alla propria adunanza o alla sua data.
- L'autorizzazione di base Utenti (solo nomi), che ha ogni proclamatore, non è sufficiente. I proclamatori comuni non vedono le assenze degli altri.
Registrare un'assenza per qualcun altro
Non tutti segnalano la propria assenza personalmente. Qualcuno dice di sfuggita al pianificatore tecnico che sarà via a luglio, e il pianificatore dovrebbe poterlo annotare. Ci sono cinque modi indipendenti per gestire le assenze:
| Chi | Può gestire le assenze di |
|---|---|
| Ogni utente | Le proprie |
| Autorizzazione di modifica Utenti | Chiunque nella congregazione |
| Autorizzazione di modifica Assenze | Chiunque possa già vedere |
| Sorvegliante o servitore del gruppo, oppure il loro Assistente | I proclamatori attivi del proprio gruppo, se la congregazione lo ha attivato |
| Rappresentante attivo | La persona che rappresenta attualmente |
Con l'autorizzazione di modifica Utenti o Assenze, apri la persona sotto Congregazione > Organizzazione > Utenti e usa la scheda Assenze nella sua pagina. La scheda compare esattamente quando sei autorizzato a gestire le assenze di quella persona.
Una rappresentanza attiva consente inoltre al rappresentante di leggere, aggiungere, modificare ed eliminare le assenze della persona rappresentata. Non trasferisce autorizzazioni generali per gli utenti o la congregazione e termina quando scade o viene revocata.
La via del gruppo
Se una congregazione attiva I sorveglianti del gruppo o i servitori del gruppo possono gestire le assenze del gruppo nelle sue impostazioni, la pagina Assenze guadagna una seconda scheda, Assenze nel tuo gruppo Ministero di Campo. Il sorvegliante o servitore del gruppo e il suo Assistente possono scegliere un proclamatore attivo e gestirne le assenze. Copre solo il proprio gruppo di servizio del responsabile e non rende le assenze visibili in calendari o elenchi della congregazione non collegati.
L'autorizzazione Assenze
L'autorizzazione di modifica Assenze esiste esattamente per il caso sopra: un pianificatore a cui viene semplicemente comunicata un'assenza può registrarla senza ricevere insieme la modifica completa della persona.
È volutamente ristretta, e una proprietà è facile da fraintendere:
- È solo un'autorizzazione di scrittura. Non esiste un'autorizzazione di visualizzazione corrispondente, e concederla non aggiunge nulla a ciò che vedi — nessuna riga in più in elenchi, calendari, piani o esportazioni. Il fatto che tu veda le assenze dipende ancora dalle tue altre autorizzazioni.
- Raggiunge solo le persone che puoi già vedere. Se ti viene tolta la visualizzazione utente di base di qualcuno, anche le sue assenze diventano irraggiungibili — e disattivare Utenti (solo nomi) disattiva anche questa autorizzazione.
- Si aggiunge agli altri tre modi e non toglie mai nulla. Un sorvegliante di gruppo che la possiede anche mantiene comunque la via del gruppo.
- I profili Redattore, Pianificatore (infrasettimanale) e Pianificatore (fine settimana) la includono. Proclamatore e Anziano no — sono ruoli di sola visualizzazione. Chiunque altro, ad esempio un pianificatore tecnico, la riceve come singola casella di controllo.
- Le voci di cronologia sulle assenze restano dietro l'autorizzazione di modifica Utenti. Chi possiede solo Assenze può registrare un'assenza ma non può leggerne in seguito la voce di cronologia.
Indisponibilità ricorrente
L'indisponibilità ricorrente è diversa da un'assenza: invece di bloccare giorni interi, si ripete con un ritmo fisso — ogni settimana, ogni due, tre o quattro settimane, oppure una volta al mese in un giorno della settimana stabilito — per una fascia oraria fissa.
I pianificatori la registrano per un'altra persona sotto Congregazione > Organizzazione > Utenti, nella pagina di quella persona, con la scheda Indisponibilità ricorrente.
Se una congregazione attiva I proclamatori possono gestire la propria indisponibilità ricorrente nelle sue impostazioni, i proclamatori possono gestire anche la propria sotto Io > Indisponibilità ricorrente. L'impostazione è disattivata per impostazione predefinita.
L'effetto è lo stesso di un'assenza: i selettori di persone e la matrice degli incarichi tecnici mostrano la persona come non disponibile per la fascia interessata, e i suggerimenti automatici — sia quello basato su regole sia quello assistito dall'IA — escludono la persona per quello spazio.