Abgeben & Übernehmen
Wenn du eine deiner Zuteilungen nicht wahrnehmen kannst, musst du nicht selbst nach Ersatz suchen. Du gibst die Zuteilung in der App ab: CongPlan fragt die Personen, die sie übernehmen dürfen, und wer zuerst zusagt, steht statt dir im Programm.
Das geht bei:
- technischen Zuteilungen, immer.
- Programmpunkten, sobald die Versammlung die Einstellung Programmpunkte abgeben eingeschaltet hat und es für diesen Programmpunkt erlaubt (siehe Einstellung: Programmpunkte abgeben).
Eine Zuteilung abgeben
Öffne das Programm der Zusammenkunft. Bei deiner Zuteilung steht Zuteilung abgeben. Hast du mehrere Zuteilungen in derselben Zusammenkunft, trägt der Knopf den Namen, zum Beispiel „Bibellesung“ abgeben.
Unter Wen fragst du? wählst du:
- Alle, die diese Zuteilung übernehmen dürfen – die Zahl in Klammern sagt,
wie viele das sind, und Zeigen, wer gefragt wird listet die Namen auf.
- Bei einer technischen Zuteilung sind das alle, die für diese Zuteilung eingetragen sind, an dem Tag nicht abwesend sind und in dieser Zusammenkunft keine andere technische Zuteilung haben.
- Bei einem Programmpunkt sind das alle, die für diesen Programmpunkt eingeteilt werden können, an dem Tag nicht abwesend sind und nicht schon bei diesem Programmpunkt eingeteilt sind.
- Eine bestimmte Person – du wählst die Person aus einer Liste. Die Liste zeigt, wer an dem Tag schon eingeteilt ist oder zuletzt abgesagt hat.
Vor dem Senden fasst CongPlan zusammen, was passiert, zum Beispiel Du gibst „Bibellesung“ am 12. März ab. Gefragt werden 8 Personen. Dann tippst du auf Anfrage an alle senden oder Anfrage an … senden.
Die Anfrage läuft bis zum Beginn der Zusammenkunft. Hat die Zusammenkunft begonnen, kann niemand mehr antworten, und du kannst keine neue Anfrage mehr senden.
An der Zuteilung zeigt der Knopf jetzt den Stand deiner Anfrage:
- Abgabe läuft – noch hat niemand zugesagt.
- Niemand hat zugesagt – erneut fragen – alle Gefragten haben abgesagt.
- Wartet auf Freigabe – jemand hat zugesagt, und die Übernahme muss noch freigegeben werden.
Tippst du darauf, siehst du den Stand, wer gefragt wurde und wer abgesagt hat.
Im Gegenzug eine Zuteilung übernehmen
Fragst du eine bestimmte Person, kannst du Im Gegenzug eine Zuteilung von … übernehmen ankreuzen. CongPlan bietet dir dann kommende Zuteilungen dieser Person derselben Art an anderen Zusammenkünften an, und du wählst eine aus.
- Die andere Person muss zusagen. Erst dann gehen beide Zuteilungen über.
- Die Anfrage läuft dann bis zum Beginn der früheren der beiden Zusammenkünfte.
- Braucht der Programmpunkt eine Freigabe, gilt sie für beide Zuteilungen zusammen.
Wenn niemand zusagt
- Erneut fragen – erscheint, sobald alle Gefragten abgesagt haben. Du wählst noch einmal, wen du fragst; wer zuletzt abgesagt hat, ist markiert. Die bisherige Anfrage endet, und ein vereinbarter Gegenzug entfällt.
- Auch alle anderen fragen – erscheint, solange eine Anfrage an eine bestimmte Person noch offen ist. Ein vereinbarter Gegenzug entfällt dabei.
- Anfrage zurückziehen – beendet die Anfrage, nachdem du mit Ja, zurückziehen bestätigt hast. Alle Gefragten erfahren es, und die Zuteilung bleibt bei dir. Zurückziehen kannst du auch noch, während eine Übernahme auf Freigabe wartet.
Wenn etwas die Anfrage verhindert, zum Beispiel weil niemand in Frage kommt, die Zusammenkunft schon begonnen hat oder die Versammlung das Abgeben für diesen Programmpunkt abgeschaltet hat, nennt CongPlan dir den Grund, statt sie zu senden.
Eine Zuteilung übernehmen
Wenn dich jemand fragt, bekommst du eine Benachrichtigung und siehst an der Zusammenkunft einen Hinweis, zum Beispiel Du wirst gefragt, ob du eine Zuteilung übernimmst – antworten. Die Abgabe-Anfrage zeigt die Zuteilung, das Datum und ob auch andere gefragt wurden.
- Übernehmen – du sagst zu. Ohne Freigabe geht die Zuteilung sofort auf dich über, und du stehst im Programm.
- Absagen – du kannst nicht aushelfen. Solange die Anfrage offen ist, kannst du es dir mit Doch übernehmen noch anders überlegen.
Wer zuerst zusagt, übernimmt die Zuteilung; für alle anderen ist die Anfrage dann geschlossen. Wärst du bei einem Programmpunkt mit einer Person des anderen Geschlechts eingeteilt, weist CongPlan dich vor der Antwort darauf hin.
Wenn die Übernahme eine Freigabe braucht
Bei Programmpunkten kann die Versammlung eine Freigabe verlangen. Dann gilt:
- Nach deiner Zusage bleibt der bisherige Name im Programm stehen, bis die Übernahme freigegeben ist. Deine Zusage kannst du nicht zurückziehen.
- Die Anfrage nennt, wer freigeben kann.
- Wird die Übernahme abgelehnt oder bis zum Beginn der Zusammenkunft nicht freigegeben, behält die Zuteilung, wer sie abgegeben hat, und ihr beide bekommt eine Nachricht.
Eine Übernahme freigeben
Wer freigeben darf, hängt von der Zusammenkunft ab:
- Leben-und-Dienst-Zusammenkunft: der Aufseher dieser Zusammenkunft, sein Vertreter und alle, die diese Zusammenkunft bearbeiten dürfen.
- Zusammenkunft am Wochenende: der Koordinator der Ältestenschaft, sein Assistent und alle, die diese Zusammenkunft bearbeiten dürfen.
Wartende Übernahmen stehen unter Zur Freigabe, sowohl unter Abgeben & Übernehmen als auch in der Übersicht der Versammlung. Jede Karte sagt, wer von wem übernehmen möchte, und bei einem Gegenzug, was im Gegenzug übergeht. Tippe auf Freigeben oder Ablehnen und bestätige. Beide Beteiligten bekommen eine Nachricht. Hat die Zusammenkunft begonnen, kann niemand mehr über die Anfrage entscheiden.
Deine Seite: Abgeben & Übernehmen
Öffne Ich > Abgeben & Übernehmen. Die Seite zeigt jede Anfrage, an der du beteiligt bist, auch wenn du die Benachrichtigung dazu schon gelöscht hast. Das Löschen einer Benachrichtigung löscht nie die Anfrage.
- Offene Anfragen hat zwei Bereiche: An mich (du wirst gefragt) und Von mir (du hast abgegeben).
- Verlauf enthält die abgeschlossenen Anfragen in denselben zwei Bereichen und dazu Von dir entschieden für Übernahmen, die du freigegeben oder abgelehnt hast. Jede Karte sagt, wie es ausgegangen ist, zum Beispiel Du hast übernommen, Von jemand anderem übernommen oder Nicht rechtzeitig beantwortet, und wann sie zuletzt geändert wurde. Ältere Einträge sind hinter Ältere Anfragen anzeigen eingeklappt.
- Darfst du Zusammenkünfte oder technische Zuteilungen planen, öffnet der Knopf Alle Abgaben der Versammlung die Übersicht unten.
Abgeben kannst du im Programm bei deiner Zuteilung; die Seite selbst hat dafür keinen Knopf.
Zähler
Eine Zahl an Ich, am Menüeintrag Abgeben & Übernehmen und auf der Startseite zeigt, wie viele Anfragen auf dich warten. Sie zählt:
- Anfragen, auf die du noch nicht geantwortet hast,
- deine eigenen Anfragen, bei denen alle abgesagt haben,
- Übernahmen, die auf deine Freigabe warten.
Übersicht der Versammlung
Versammlung > Planen > Alle Abgaben der Versammlung zeigt die Abgaben für Zusammenkünfte ab heute, die du planen darfst. Die Seite siehst du mit der Bearbeitungsberechtigung Technische Zuteilungen oder einer Berechtigung, Zusammenkünfte zu bearbeiten. Ältere Abgaben sehen nur die Beteiligten auf ihrer eigenen Seite.
- Zuerst kommt Zur Freigabe, dann Offene Anfragen und Verlauf.
- Jede Karte zeigt die Zuteilung, das Datum der Zusammenkunft, wer angefragt hat und wann.
- Angefragte Personen listet jede gefragte Person mit ihrer Antwort. Die ersten fünf Namen sind sichtbar, die übrigen öffnest du mit … weitere Personen · Details anzeigen.
Am Menüeintrag steht, wie viele Übernahmen auf deine Freigabe warten. Wie die Berechtigungen vergeben werden, steht unter Berechtigungen.
Einstellung: Programmpunkte abgeben
Unter Versammlung > Organisation > Einstellungen > Zusammenkünfte & Kalender legt die Karte Programmpunkte abgeben fest, wie Programmpunkte abgegeben werden können. Technische Zuteilungen und Zuteilungen im Predigtdienst betrifft diese Einstellung nicht. Wer Einstellungen ansehen darf, sieht die Karte; ändern kann sie, wer Einstellungen bearbeiten darf.
- Programmpunkte in der App abgeben – der Hauptschalter.
- Eine Tabelle je Zusammenkunft listet die Programmpunkte mit drei Spalten:
- Abgebbar – nur bei hier eingeschalteten Programmpunkten erscheint Zuteilung abgeben.
- Freigabe nötig – wer zusagt, steht erst im Programm, wenn die Übernahme freigegeben ist. Wer freigeben darf, steht unter jeder Tabelle.
- Info an – diese Personen bekommen eine Info, sobald jemand einen Programmpunkt übernommen hat, mit Freigabe erst nach der Freigabe. Du wählst Vorsitz und Aufgaben aus Aufgaben in der Versammlung. Wer selbst abgibt, übernimmt oder freigibt, bekommt keine Info.
- Info auch an Assistenten und Vertreter – hat eine Aufgabe unter Info an einen Assistenten oder Vertreter, bekommt auch er die Info, zum Beispiel wenn der Aufseher im Urlaub ist.
Die Einstellung gilt für die ganze Versammlung, auch für die Zusammenkünfte fremdsprachiger Gruppen.
Was beim Speichern einer Änderung passiert:
- Schaltest du einen Programmpunkt unter Abgebbar ab, enden seine offenen Abgabe-Anfragen.
- Schaltest du den Hauptschalter ab, enden alle offenen Abgabe-Anfragen, auch die, die auf Freigabe warten.
- Schaltest du Freigabe nötig ab, werden die wartenden Übernahmen dieser Programmpunkte freigegeben.