Céder et reprendre
Si tu ne peux pas assurer l'une de tes affectations, tu n'as pas à chercher toi-même un remplaçant. Tu cèdes l'affectation dans l'app : CongPlan sollicite les personnes qui peuvent la reprendre, et la première qui accepte figure dans le programme à ta place.
Cela vaut pour :
- les affectations techniques, toujours.
- les pièces de réunion, dès que l'assemblée a activé le paramètre Céder des pièces de réunion et l'autorise pour cette pièce (voir Paramètre : céder des pièces de réunion).
Céder une affectation
Ouvre le programme de la réunion. À côté de ton affectation, tu vois Céder. Si tu as plusieurs affectations dans la même réunion, le bouton porte le nom, par exemple Céder « Lecture de la Bible ».
Sous Qui sollicitez-vous ?, tu choisis :
- Toutes les personnes pouvant reprendre cette affectation — le nombre
entre parenthèses indique combien elles sont, et Voir qui sera sollicité liste les noms.
- Pour une affectation technique, ce sont toutes les personnes inscrites pour cette affectation qui ne sont pas absentes ce jour-là et n'ont pas d'autre affectation technique à cette réunion.
- Pour une pièce de réunion, ce sont toutes les personnes qui peuvent être affectées à cette pièce, ne sont pas absentes ce jour-là et ne sont pas déjà sur cette pièce.
- Une personne précise — tu la choisis dans une liste. La liste signale si quelqu'un a déjà des affectations ce jour-là ou a refusé la fois précédente.
Avant l'envoi, un récapitulatif répète ce qui va se passer, par exemple Tu cèdes « Lecture de la Bible » le 12 mars. 8 personnes seront sollicitées. Puis appuie sur Envoyer la demande à tout le monde ou Envoyer la demande à ….
La demande court jusqu'au début de la réunion. Une fois la réunion commencée, on ne peut plus y répondre, et tu ne peux plus envoyer de nouvelle demande.
Sur l'affectation, le bouton affiche maintenant l'état de ta demande :
- Cession en cours — personne n'a encore accepté.
- Personne n'a accepté – solliciter à nouveau — toutes les personnes sollicitées ont refusé.
- En attente d'approbation — quelqu'un a accepté, et la reprise doit encore être approuvée.
Appuie dessus pour voir l'état, qui a été sollicité et qui a refusé.
Reprendre une affectation en retour
Si tu sollicites une personne précise, tu peux cocher En échange, reprendre une affectation de …. CongPlan propose alors les prochaines affectations de cette personne du même type lors d'autres réunions, et tu en choisis une.
- L'autre personne doit accepter. Ce n'est qu'alors que les deux affectations changent de mains.
- La demande court alors jusqu'au début de la première des deux réunions.
- Si la pièce nécessite une approbation, l'approbation couvre les deux affectations ensemble.
Quand personne n'accepte
- Solliciter à nouveau — apparaît quand toutes les personnes sollicitées ont refusé. Tu choisis de nouveau qui solliciter ; les personnes qui ont refusé la fois précédente sont signalées. La demande précédente prend fin, et une affectation en retour qui en dépendait est abandonnée.
- Solliciter aussi tous les autres — apparaît tant qu'une demande à une personne précise est encore ouverte. Si vous aviez convenu d'une affectation en retour, elle est abandonnée.
- Retirer la demande — met fin à la demande après ta confirmation avec Oui, retirer. Toutes les personnes sollicitées en sont informées et l'affectation reste chez toi. Tu peux retirer une demande même pendant qu'une reprise attend l'approbation.
Si quelque chose empêche la demande, par exemple personne ne remplit les conditions, la réunion a déjà commencé ou l'assemblée n'autorise pas la cession de cette pièce, CongPlan t'indique la raison au lieu de l'envoyer.
Reprendre une affectation
Quand quelqu'un te sollicite, tu reçois une notification et tu vois une bannière sur la réunion, par exemple On vous demande de reprendre une affectation — répondez. La Demande de cession montre l'affectation, la date et si d'autres personnes ont aussi été sollicitées.
- Reprendre — tu dis oui. Sans approbation, l'affectation passe tout de suite à toi et tu figures dans le programme.
- Refuser — tu ne peux pas aider. Tant que la demande est ouverte, tu peux encore changer d'avis avec Reprendre finalement.
La première personne qui accepte reprend l'affectation ; la demande se ferme alors pour toutes les autres. Si tu reprends une pièce avec une personne de l'autre sexe, CongPlan te le signale avant que tu répondes.
Quand la reprise nécessite une approbation
Pour les pièces de réunion, l'assemblée peut exiger une approbation. Alors :
- Après ton oui, l'ancien nom reste dans le programme jusqu'à l'approbation de la reprise. Tu ne peux pas retirer ton oui.
- La demande indique qui peut approuver.
- Si la reprise est refusée ou non approuvée avant le début de la réunion, l'affectation reste à la personne qui l'a cédée, et vous recevez tous les deux un message.
Approuver une reprise
Qui peut approuver dépend de la réunion :
- Réunion Vie chrétienne et ministère : le responsable de cette réunion, son adjoint et toute personne autorisée à modifier cette réunion.
- Réunion du week-end : le Coordinateur du collège des anciens, son assistant et toute personne autorisée à modifier cette réunion.
Les reprises en attente apparaissent sous À approuver, aussi bien sur Céder et reprendre que dans l'aperçu de l'assemblée. Chaque fiche indique qui veut reprendre de qui et, pour une affectation en retour, ce qui change de mains dans l'autre sens. Appuie sur Approuver ou Refuser et confirme. Les deux personnes concernées reçoivent un message. Une fois la réunion commencée, plus personne ne peut statuer sur la demande.
Ta page : Céder et reprendre
Ouvre Moi > Céder et reprendre. La page liste toutes les demandes dans lesquelles tu es impliqué, même après avoir supprimé la notification correspondante. Supprimer une notification ne supprime jamais la demande.
- Demandes ouvertes comporte deux sections : À moi (on te sollicite) et De moi (tu as cédé).
- Historique contient les demandes terminées dans les deux mêmes sections, plus Décidées par vous pour les reprises que tu as approuvées ou refusées. Chaque fiche indique comment elle s'est terminée, par exemple Vous l'avez prise en charge, Reprise par quelqu'un d'autre ou Sans réponse à temps, et quand elle a changé pour la dernière fois. Les entrées plus anciennes sont repliées derrière Afficher les demandes plus anciennes.
- Si tu peux planifier des réunions ou des affectations techniques, le bouton Toutes les cessions de l'assemblée ouvre l'aperçu ci-dessous.
Pour céder quelque chose, va à ton affectation dans le programme ; la page elle-même n'a pas de bouton pour cela.
Compteurs
Un nombre sur Moi, sur l'entrée de menu Céder et reprendre et sur la page d'accueil indique combien de demandes t'attendent. Il compte :
- les demandes auxquelles tu n'as pas encore répondu,
- tes propres demandes que tout le monde a refusées,
- les reprises qui attendent ton approbation.
Aperçu de l'assemblée
Assemblée > Planifier > Céder et reprendre liste les cessions pour les réunions à partir d'aujourd'hui que tu peux planifier. Tu vois la page avec l'autorisation de modification Affectations techniques ou une autorisation de modifier les réunions. Les cessions plus anciennes ne sont visibles que des personnes concernées, sur leur propre page.
- À approuver vient en premier, puis Demandes ouvertes et Historique.
- Chaque fiche montre l'affectation, la date de la réunion, qui a sollicité et quand.
- Destinataires demandés liste chaque personne sollicitée avec sa réponse. Les cinq premiers noms sont visibles ; les autres s'ouvrent avec … plus de personnes · afficher les détails.
L'entrée de menu indique combien de reprises attendent ton approbation. Voir Autorisations pour savoir comment les autorisations sont accordées.
Paramètre : céder des pièces de réunion
Sous Assemblée > Organisation > Paramètres > Réunions et calendrier, la carte Céder des pièces de réunion décide comment les pièces de réunion peuvent être cédées. Les affectations techniques et les affectations de prédication ne sont pas concernées par ce paramètre. Toute personne autorisée à voir les paramètres voit la carte ; pour la modifier, il faut l'autorisation de modifier les paramètres.
- Céder des pièces de réunion dans l'app — l'interrupteur principal.
- Un tableau par réunion liste les pièces de réunion avec trois colonnes :
- Cessible — seules les pièces activées ici affichent Céder.
- Approbation requise — la personne qui accepte ne figure dans le programme qu'une fois la reprise approuvée. Qui peut approuver est indiqué sous chaque tableau.
- Information à — ces personnes reçoivent une information dès que quelqu'un a repris une pièce, avec approbation seulement après l'approbation. Tu choisis Président et des fonctions parmi Fonctions de responsabilité. Qui cède, reprend ou approuve ne reçoit pas d'information.
- Informer aussi les assistants et adjoints — si une fonction sous Information à a un assistant ou un adjoint, il reçoit aussi l'information, par exemple pendant que le responsable est en vacances.
Le paramètre s'applique à toute l'assemblée, y compris aux réunions des groupes de langue étrangère.
Ce qui se passe quand tu enregistres une modification :
- Désactiver une pièce sous Cessible met fin à ses demandes de cession ouvertes.
- Désactiver l'interrupteur principal met fin à toutes les demandes de cession ouvertes, y compris celles qui attendent une approbation.
- Désactiver Approbation requise approuve les reprises en attente de ces pièces.