Overdragen & overnemen
Als je een van je toewijzingen niet kunt uitvoeren, hoef je zelf niet naar een vervanger te zoeken. Je draagt de toewijzing in de app over: CongPlan vraagt de mensen die haar mogen overnemen, en wie het eerst ja zegt, staat in plaats van jou in het programma.
Dit werkt voor:
- Technische toewijzingen, altijd.
- Programmaonderdelen, zodra de gemeente de instelling Programmaonderdelen overdragen heeft ingeschakeld en het voor dat onderdeel toestaat (zie Instelling: programmaonderdelen overdragen).
Een toewijzing overdragen
Open het programma van de vergadering. Bij je toewijzing staat Overdragen. Heb je meerdere toewijzingen in dezelfde vergadering, dan draagt de knop de naam, bijvoorbeeld ‘Bijbellezing’ overdragen.
Onder Wie vraag je? kies je:
- Iedereen die deze toewijzing mag overnemen — het getal tussen haakjes
zegt hoeveel mensen dat zijn, en Tonen wie er gevraagd wordt toont de namen.
- Bij een technische toewijzing zijn dat allen die voor deze toewijzing zijn ingevoerd, die op die dag niet afwezig zijn en in deze vergadering geen andere technische toewijzing hebben.
- Bij een programmaonderdeel zijn dat allen die voor dit onderdeel kunnen worden ingedeeld, die op die dag niet afwezig zijn en nog niet bij dit onderdeel zijn ingedeeld.
- Eén bepaalde persoon — je kiest de persoon uit een lijst. De lijst geeft aan of iemand die dag al toewijzingen heeft of de vorige keer heeft afgewezen.
Voordat je verstuurt, herhaalt een samenvatting wat er gebeurt, bijvoorbeeld Je draagt „Bijbellezing” op 12 maart over. Er worden 8 personen gevraagd. Daarna tik je op Verzoek naar iedereen sturen of Verzoek naar … sturen.
Het verzoek loopt tot het begin van de vergadering. Is de vergadering begonnen, dan kan niemand meer reageren en kun je geen nieuw verzoek meer sturen.
Bij de toewijzing toont de knop nu de stand van je verzoek:
- Overdracht loopt — nog niemand heeft ja gezegd.
- Niemand heeft ja gezegd – opnieuw vragen — iedereen die is gevraagd, heeft afgewezen.
- Wacht op goedkeuring — iemand heeft ja gezegd en de overname moet nog worden goedgekeurd.
Tik erop om de stand te zien, wie er is gevraagd en wie heeft afgewezen.
Een toewijzing in ruil overnemen
Vraag je één bepaalde persoon, dan kun je In ruil een toewijzing van … overnemen aanvinken. CongPlan toont dan komende toewijzingen van die persoon van dezelfde soort in andere vergaderingen, en jij kiest er een.
- De andere persoon moet ja zeggen. Pas dan gaan beide toewijzingen over.
- Het verzoek loopt dan tot het begin van de eerste van de twee vergaderingen.
- Heeft het onderdeel goedkeuring nodig, dan geldt de goedkeuring voor beide toewijzingen samen.
Als niemand ja zegt
- Opnieuw vragen — verschijnt zodra iedereen die is gevraagd, heeft afgewezen. Je kiest opnieuw wie je vraagt; wie de vorige keer afwees, is gemarkeerd. Het vorige verzoek eindigt en een afgesproken ruil vervalt.
- Ook alle anderen vragen — verschijnt zolang een verzoek aan één bepaalde persoon nog openstaat. Een afgesproken ruil vervalt daarbij.
- Verzoek intrekken — beëindigt het verzoek nadat je met Ja, intrekken hebt bevestigd. Iedereen die is gevraagd, krijgt dat te horen en de toewijzing blijft bij jou. Je kunt een verzoek zelfs intrekken terwijl een overname op goedkeuring wacht.
Als iets het verzoek verhindert, bijvoorbeeld omdat niemand in aanmerking komt, de vergadering al is begonnen of de gemeente het overdragen van dit onderdeel niet toestaat, zegt CongPlan je de reden in plaats van het te versturen.
Een toewijzing overnemen
Als iemand jou vraagt, krijg je een melding en zie je een banner bij de vergadering, bijvoorbeeld Je wordt gevraagd een toewijzing over te nemen — reageren. Het Overdrachtsverzoek toont de toewijzing, de datum en of ook anderen zijn gevraagd.
- Overnemen — je zegt ja. Zonder goedkeuring gaat de toewijzing meteen naar jou over en sta je in het programma.
- Afwijzen — je kunt niet helpen. Zolang het verzoek openstaat, kun je nog van gedachten veranderen met Toch overnemen.
Wie het eerst ja zegt, neemt de toewijzing over; het verzoek sluit dan voor alle anderen. Neem je een onderdeel samen met iemand van het andere geslacht over, dan wijst CongPlan je daarop voordat je antwoordt.
Als de overname goedkeuring nodig heeft
Voor programmaonderdelen kan de gemeente een goedkeuring vereisen. Dan geldt:
- Na jouw ja blijft de vorige naam in het programma staan totdat de overname is goedgekeurd. Je kunt je ja niet intrekken.
- Het verzoek noemt wie mag goedkeuren.
- Wordt de overname afgewezen of vóór het begin van de vergadering niet goedgekeurd, dan blijft de toewijzing bij wie haar heeft overgedragen, en jullie allebei krijgen een bericht.
Een overname goedkeuren
Wie mag goedkeuren, hangt van de vergadering af:
- Leven-en-dienenvergadering: de opziener van deze vergadering, zijn vervanger en iedereen die deze vergadering mag bewerken.
- Weekendvergadering: de Coördinator van het lichaam van ouderlingen, zijn assistent en iedereen die deze vergadering mag bewerken.
Wachtende overnames staan onder Ter goedkeuring, zowel bij Overdragen & overnemen als in het overzicht van de gemeente. Elke kaart zegt wie van wie wil overnemen en, bij een toewijzing in ruil, wat de andere kant op gaat. Tik op Goedkeuren of Afwijzen en bevestig. Beide betrokken personen krijgen een bericht. Is de vergadering begonnen, dan kan niemand meer over het verzoek beslissen.
Jouw pagina: Overdragen & overnemen
Open Ik > Overdragen & overnemen. De pagina toont elk verzoek waarbij je betrokken bent, ook nadat je de melding ervan hebt verwijderd. Een melding verwijderen verwijdert nooit het verzoek.
- Openstaande verzoeken heeft twee delen: Aan mij (jou wordt gevraagd) en Van mij (jij hebt overgedragen).
- Geschiedenis bevat de afgehandelde verzoeken in dezelfde twee delen plus Door jou beslist voor overnames die je hebt goedgekeurd of afgewezen. Elke kaart zegt hoe het afliep, bijvoorbeeld Je hebt het overgenomen, Door iemand anders overgenomen of Niet op tijd beantwoord, en wanneer het voor het laatst veranderde. Oudere items zitten achter Oudere verzoeken tonen.
- Mag je vergaderingen of technische toewijzingen plannen, dan opent de knop Alle overdrachten van de gemeente het overzicht hieronder.
Om iets over te dragen ga je naar je toewijzing in het programma; de pagina zelf heeft daar geen knop voor.
Tellers
Een getal bij Ik, bij het menu-item Overdragen & overnemen en op de startpagina toont hoeveel verzoeken op jou wachten. Het telt:
- verzoeken die je nog niet hebt beantwoord,
- je eigen verzoeken die iedereen heeft afgewezen,
- overnames die op jouw goedkeuring wachten.
Overzicht van de gemeente
Gemeente > Plan > Overdragen & overnemen toont de overdrachten voor vergaderingen vanaf vandaag die je mag plannen. Je ziet de pagina met het bewerkingsrecht Technische toewijzingen of een recht om vergaderingen te bewerken. Oudere overdrachten zijn alleen zichtbaar voor de betrokkenen, op hun eigen pagina.
- Ter goedkeuring komt eerst, dan Openstaande verzoeken en Geschiedenis.
- Elke kaart toont de toewijzing, de datum van de vergadering, wie het verzoek deed en wanneer.
- Gevraagde ontvangers toont elke gevraagde persoon met zijn antwoord. De eerste vijf namen zijn zichtbaar; de rest opent met Nog … personen · details tonen.
Het menu-item toont hoeveel overnames op jouw goedkeuring wachten. Zie Rechten voor hoe de rechten worden toegekend.
Instelling: programmaonderdelen overdragen
Onder Gemeente > Organisatie > Instellingen > Vergaderingen en agenda bepaalt de kaart Programmaonderdelen overdragen hoe programmaonderdelen kunnen worden overgedragen. Technische toewijzingen en velddienstopdrachten worden door deze instelling niet beïnvloed. Wie instellingen mag bekijken, ziet de kaart; wijzigen vereist het recht om instellingen te bewerken.
- Programmaonderdelen overdragen in de app — de hoofdschakelaar.
- Een tabel per vergadering toont de programmaonderdelen met drie kolommen:
- Over te dragen — alleen onderdelen die hier aanstaan, tonen Overdragen.
- Goedkeuring nodig — wie ja zegt, staat pas in het programma zodra de overname is goedgekeurd. Wie mag goedkeuren, staat onder elke tabel.
- Info aan — deze personen krijgen een info zodra iemand een onderdeel heeft overgenomen, bij goedkeuring pas na de goedkeuring. Je kiest Voorzitter en functies uit Verantwoordelijkheden. Wie overdraagt, overneemt of goedkeurt, krijgt geen info.
- Ook assistenten en vervangers informeren — heeft een functie onder Info aan een assistent of vervanger, dan krijgt die de info ook, bijvoorbeeld als de opziener op vakantie is.
De instelling geldt voor de hele gemeente, inclusief de vergaderingen van anderstalige groepen.
Wat er gebeurt als je een wijziging opslaat:
- Een onderdeel uitschakelen onder Over te dragen beëindigt de openstaande overdrachtsverzoeken ervan.
- De hoofdschakelaar uitschakelen beëindigt alle openstaande overdrachtsverzoeken, ook die op goedkeuring wachten.
- Goedkeuring nodig uitschakelen keurt de wachtende overnames van die onderdelen goed.