Lämna över & ta över
Om du inte kan genomföra en av dina uppgifter behöver du inte själv leta efter en ersättare. Du lämnar över uppgiften i appen: CongPlan frågar dem som får ta över den, och den som tackar ja först står i programmet i stället för dig.
Det går för:
- tekniska uppgifter, alltid.
- mötesdelar, så snart församlingen har slagit på inställningen Lämna över mötesdelar och tillåter det för den delen (se Inställning: lämna över mötesdelar).
Lämna över en uppgift
Öppna mötets program. Vid din uppgift ser du Lämna över. Har du flera uppgifter på samma möte bär knappen namnet, till exempel Lämna över ”Bibelläsning”.
Under Vem frågar du? väljer du:
- Alla som får ta över den här uppgiften – talet inom parentes anger hur
många det är, och Visa vilka som tillfrågas listar namnen.
- För en teknisk uppgift är det alla som är upptagna för uppgiften, inte är frånvarande den dagen och inte har någon annan teknisk uppgift på det här mötet.
- För en mötesdel är det alla som kan tilldelas den här delen, inte är frånvarande den dagen och inte redan har den här delen.
- En viss person – du väljer personen i en lista. Listan visar om någon redan har uppgifter den dagen eller avböjde senast.
Innan du skickar upprepar en sammanfattning vad som händer, till exempel Du lämnar över ”Bibelläsning” den 12 mars. 8 personer blir tillfrågade. Tryck sedan på Skicka förfrågan till alla eller Skicka förfrågan till ….
Förfrågan gäller tills mötet börjar. När mötet har börjat går det inte längre att svara, och du kan inte skicka någon ny förfrågan.
Vid uppgiften visar knappen nu läget för din förfrågan:
- Överlämning pågår – ingen har tackat ja än.
- Ingen tackade ja – fråga igen – alla tillfrågade har avböjt.
- Väntar på godkännande – någon har tackat ja, och övertagandet måste fortfarande godkännas.
Tryck på knappen för att se läget, vem som blev tillfrågad och vem som avböjde.
Ta över en uppgift i utbyte
Frågar du en viss person kan du kryssa i Ta över en uppgift från … i utbyte. CongPlan erbjuder då kommande uppgifter av samma slag som den personen har på andra möten, och du väljer en.
- Den andra personen måste tacka ja. Först då går båda uppgifterna över.
- Förfrågan gäller då tills det tidigare av de två mötena börjar.
- Om delen kräver godkännande gäller godkännandet båda uppgifterna tillsammans.
När ingen tackar ja
- Fråga igen – visas när alla tillfrågade har avböjt. Du väljer på nytt vem du frågar; den som avböjde senast är markerad. Den tidigare förfrågan avslutas, och en uppgift i utbyte från den utgår.
- Fråga även alla andra – visas så länge en förfrågan till en viss person är öppen. Har ni kommit överens om en uppgift i utbyte utgår den.
- Återkalla förfrågan – avslutar förfrågan efter att du har bekräftat med Ja, återkalla. Alla tillfrågade får veta det, och uppgiften stannar hos dig. Du kan återkalla en förfrågan även medan ett övertagande väntar på godkännande.
Om något hindrar förfrågan, till exempel att ingen kommer i fråga, att mötet redan har börjat eller att församlingen inte tillåter överlämning av den här delen, anger CongPlan orsaken i stället för att skicka den.
Ta över en uppgift
När någon fr ågar dig får du en avisering och ser en banderoll vid mötet, till exempel Du blir ombedd att ta över en uppgift – svara. Överlämningsförfrågan visar uppgiften, datumet och om fler personer har blivit tillfrågade.
- Ta över – du tackar ja. Utan godkännande går uppgiften direkt över till dig och du står i programmet.
- Avböj – du kan inte hjälpa till. Så länge förfrågan är öppen kan du ändra dig med Ta över ändå.
Den som tackar ja först tar över uppgiften; förfrågan stängs sedan för alla andra. Om du tar över en del tillsammans med en person av motsatt kön uppmärksammar CongPlan dig på det innan du svarar.
När övertagandet kräver godkännande
För mötesdelar kan församlingen kräva ett godkännande. Då gäller:
- Efter att du har tackat ja står det tidigare namnet kvar i programmet tills övertagandet är godkänt. Du kan inte ta tillbaka ditt ja.
- Förfrågan anger vem som får godkänna.
- Om övertagandet avslås eller inte godkänns innan mötet börjar stannar uppgiften hos den som lämnade över den, och ni båda får ett meddelande.
Godkänna ett övertagande
Vem som får godkänna beror på mötet:
- Mötet Livet och tjänsten som kristen: tillsyningsmannen för det här mötet, hans ersättare och alla som får redigera det här mötet.
- Weekendmötet: Sammankallande i de äldstes råd, hans assistent och alla som får redigera det här mötet.
Väntande övertaganden visas under Att godkänna, både under Lämna över & ta över och i församlingens översikt. Varje kort anger vem som vill ta över från vem och, vid en uppgift i utbyte, vad som går åt andra hållet. Tryck på Godkänn eller Avslå och bekräfta. Båda berörda får ett meddelande. När mötet har börjat kan ingen längre avgöra förfrågan.
Din sida: Lämna över & ta över
Öppna Jag > Lämna över & ta över. Sidan listar varje förfrågan du är inblandad i, även om du har raderat aviseringen om den. Att radera en avisering raderar aldrig förfrågan.
- Öppna förfrågningar har två avsnitt: Till mig (du blir tillfrågad) och Från mig (du har lämnat över).
- Historik innehåller de avslutade förfrågningarna i samma två avsnitt samt Beslutade av dig för övertaganden som du godkände eller avslog. Varje kort anger hur det gick, till exempel Du tog över, Övertagen av någon annan eller Inte besvarad i tid, och när det senast ändrades. Äldre poster är dolda bakom Visa äldre förfrågningar.
- Om du får planera möten eller tekniska uppgifter öppnar knappen Alla överlämningar i församlingen översikten nedan.
För att lämna över något går du till din uppgift i programmet; själva sidan har ingen knapp för det.
Räknare
Ett tal vid Jag, vid menyposten Lämna över & ta över och på startsidan visar hur många förfrågningar som väntar på dig. Det räknar:
- förfrågningar du ännu inte har svarat på,
- dina egna förfrågningar som alla har avböjt,
- övertaganden som väntar på ditt godkännande.
Församlingens översikt
Församling > Planera > Lämna över & ta över listar överlämningarna för möten från och med i dag som du får planera. Du ser sidan med redigeringsbehörigheten Tekniska uppgifter eller en behörighet att redigera möten. Äldre överlämningar syns bara för de berörda, på deras egen sida.
- Att godkänna kommer först, sedan Öppna förfrågningar och Historik.
- Varje kort visar uppgiften, mötesdatumet, vem som frågade och när.
- Tillfrågade mottagare listar varje tillfrågad person med sitt svar. De fem första namnen syns; resten öppnas med … personer till · visa detaljer.
Menyposten visar hur många övertaganden som väntar på ditt godkännande. Hur behörigheterna ges står under Behörigheter.
Inställning: lämna över mötesdelar
Under Församling > Organisation > Inställningar > Möten och kalender avgör kortet Lämna över mötesdelar hur mötesdelar kan lämnas över. Tekniska uppgifter och uppgifter i fältarbetet berörs inte av den här inställningen. Den som får visa inställningar ser kortet; för att ändra det krävs behörighet att redigera inställningar.
- Lämna över mötesdelar i appen – huvudbrytaren.
- En tabell för varje möte listar mötesdelarna med tre kolumner:
- Kan lämnas över – bara delar som är påslagna här visar Lämna över.
- Godkännande krävs – den som tackar ja står i programmet först när övertagandet är godkänt. Vem som får godkänna står under varje tabell.
- Info till – de här personerna får info så snart någon har tagit över en del, med godkännande först efter godkännandet. Du väljer Ordförande och positioner från Ansvarspositioner. Den som lämnar över, tar över eller godkänner får ingen info.
- Informera även assistenter och ersättare – om en position under Info till har en assistent eller ersättare får även den info, till exempel när tillsyningsmannen är på semester.
Inställningen gäller hela församlingen, även mötena för grupper på andra språk.
Vad som händer när du sparar en ändring:
- Stänger du av en del under Kan lämnas över avslutas dess öppna överlämningsförfrågningar.
- Stänger du av huvudbrytaren avslutas alla öppna överlämningsförfrågningar, även de som väntar på godkännande.
- Stänger du av Godkännande krävs godkänns de väntande övertagandena för de delarna.