Importazione dati

Usa Congregazione > Sistema > Importazione dati per migrare una congregazione da New World Scheduler (NWS, desktop) a CongPlan. L'importazione legge le normali esportazioni CSV prodotte da NWS — non c'è un file di backup separato e non occorre installare o decifrare nulla.

Un'unica procedura guidata, più file

L'importazione è un'unica procedura guidata. Selezioni insieme tutti i file CSV esportati; CongPlan rileva il contenuto di ciascun file e ti accompagna nei passaggi di abbinamento. Puoi ripetere l'importazione in qualsiasi momento — i dati esistenti vengono aggiornati, non duplicati.

Prima di iniziare

• Ti serve l'autorizzazione Amministrazione.
• Configura prima i tuoi orari delle adunanze in Congregazione > Organizzazione > Impostazioni. Per importare il programma Vita cristiana e ministero è necessaria una pianificazione infrasettimanale; per importare i discorsi pubblici è necessaria una pianificazione del fine settimana. La procedura guidata ti avvisa se una pianificazione manca ancora.
• Se l'intervallo di importazione si estende a un nuovo anno, assicurati che gli orari delle adunanze per quell'anno siano già configurati, così che le adunanze importate ricevano data e ora corrette.

Passaggio 1 — Esportare i quattro elenchi da New World Scheduler

In New World Scheduler (desktop), apri Congregazione > Importa o Esporta e, sotto Esporta, salva ciascuno di questi elenchi come file CSV separato:

Esportazione	Porta in CongPlan
Persone	Proclamatori, gruppi di servizio, privilegi e tipi di incarico
Programma del discorso pubblico	Discorsi pubblici del fine settimana (oratori interni o esterni)
Adunanza Vita cristiana e ministero (Programma)	Incarichi dell'adunanza infrasettimanale
Doveri	Doveri tecnici (uscieri, microfoni, audio/video, palco, Zoom)

L'ordine e i nomi dei file non contano

NWS scrive i nomi delle colonne e i valori di scelta in inglese indipendentemente dalla lingua del programma, perciò CongPlan riconosce ogni file dal suo contenuto. Puoi rinominare i file o selezionarli in qualsiasi ordine; la procedura guidata importa sempre prima le persone e poi i programmi. Puoi anche importare solo una parte degli elenchi.

Cosa legge CongPlan dall'esportazione Persone

CongPlan legge per ogni persona il nome e l'ID NWS, il sesso, lo stato attivo (Active), se ha lasciato la congregazione (Moved, Removed), lo stato di battesimo, il privilegio e lo stato di pioniere, il suo gruppo di servizio e il ruolo che vi ricopre, e per quali parti del programma, doveri tecnici e incarichi di servizio è qualificata (le colonne UseFor*). I nomi delle colonne sono identificatori interni di NWS e restano in inglese indipendentemente dalla lingua di New World Scheduler.

Passaggio 2 — Caricare i file

Apri Congregazione > Sistema > Importazione dati e seleziona (o trascina) tutti i file CSV in una volta. Per ogni file la procedura guidata mostra:

• un contrassegno di tipo (Persone, Discorsi pubblici, Vita cristiana e ministero, Doveri) e
• il formato data rilevato, che puoi sovrascrivere per ogni file.

Una lista di controllo delle esportazioni in tempo reale indica quali dei quattro elenchi sono già coperti e quali mancano ancora. I file che non sono esportazioni NWS — o i file che CongPlan non importa, come i rapporti dei proclamatori e i contatti di emergenza — sono chiaramente contrassegnati come non importati e ignorati.

Un secondo file dello stesso tipo sostituisce il primo. Si possono caricare fino a 12 file CSV (max. 5 MB ciascuno).

Passaggio 3 — Abbinare i numeri dei doveri

Questo passaggio compare solo se hai caricato un file Doveri. I numeri dei doveri NWS sono configurati per congregazione, quindi CongPlan non può indovinarli. Abbina ogni numero al tipo di incarico tecnico CongPlan corrispondente:

• La prima selezione vale per la posizione 1, la seconda per la posizione 2.
• Lascia un numero senza selezione per ometterlo — i numeri omessi sono poi elencati come non importati.

La procedura guidata precompila valori predefiniti sensati (per esempio uscieri, microfoni, audio/video, palco) che puoi modificare.

Passaggio 4 — Importare le persone

CongPlan mostra un'anteprima delle persone che creerà o aggiornerà, poi le importa. I membri esistenti vengono abbinati prima tramite il loro ID persona NWS, poi tramite il nome, così che le reimportazioni aggiornino gli stessi record invece di creare duplicati. I conteggi dell'anteprima sono una stima basata sui nomi; fa fede il risultato dell'importazione.

Le persone importate sono create come record di membri senza accesso né autorizzazioni — le inviti e assegni le autorizzazioni separatamente. Le autorizzazioni esistenti non vengono mai modificate da un'importazione.

NWS segnala anche le persone che hanno lasciato la congregazione: le persone segnate come trasferite o rimosse vengono completamente omesse ed elencate nella schermata del risultato invece di essere importate.

La colonna «Active» decide chi può accedere

La colonna Active dell'esportazione Persone decide se una persona importata può accedere e compare negli elenchi di selezione:

• Solo un False, No o 0 esplicito disattiva una persona.
• Una cella vuota — o un'esportazione in cui la colonna Active manca del tutto — significa sempre attiva.

Questo vale anche a ogni reimportazione: se hai disattivato qualcuno direttamente in CongPlan e la sua cella Active in New World Scheduler è vuota, la successiva importazione lo riattiva e ripristina il suo accesso. Nulla di tutto ciò avviene in silenzio — la schermata del risultato (passaggio 7) indica sempre quante persone sono state create come inattive, impostate come inattive o riattivate.

Una persona inattiva conserva il proprio record, ma scompare da ogni elenco di selezione e non può più accedere.

Passaggio 5 — Confermare gli abbinamenti dei nomi

CongPlan abbina ogni nome dei file di programma ai tuoi membri. Confermi o correggi gli abbinamenti e puoi omettere singole voci. Gli oratori hanno un proprio elenco e sono trattati come esterni per impostazione predefinita; disattivalo per assegnare un oratore a un membro della tua congregazione.

Passaggio 6 — Controllare l'anteprima e impostare l'orizzonte di importazione

L'anteprima elenca le adunanze per settimana; le adunanze mancanti vengono create dai tuoi modelli.

Qui scegli anche l'orizzonte di importazione — fino a che punto nel futuro deve estendersi l'importazione:

• Il valore predefinito (e la raccomandazione) è di 12 mesi in anticipo, così un'esportazione normale porta con sé tutto il programma futuro invece di essere tagliata dopo un paio di mesi.
• Puoi ridurlo a 2, 3 o 6 mesi, oppure ampliarlo a 18 mesi o a tutte le voci future.
• Le voci di oltre 24 mesi fa sono sempre escluse. È lo storico che CongPlan conserva, quindi una nuova importazione può ripristinare fino a due anni interi.
• Le voci oltre l'orizzonte scelto non vengono importate e sono riportate nella schermata del risultato.

Le settimane che contengono solo doveri e nessun programma di adunanza (per esempio una settimana di assemblea o della Commemorazione) non creano adunanze vuote; i loro doveri vengono omessi e segnalati.

Passaggio 7 — Avviare l'importazione ed esaminare il risultato

Avvia l'importazione. Al termine, la schermata del risultato riassume ciò che è stato creato e aggiornato — incluso, separatamente, quante persone sono state create come inattive, impostate come inattive o riattivate dalla colonna Active (vedi il passaggio 4) — e, aspetto importante, un riquadro «Non importato» elenca tutto ciò che è stato deliberatamente tralasciato, così che nulla scompaia silenziosamente:

• file non supportati o non riconosciuti,
• attributi NWS non supportati (per esempio ospitalità, pulizia, cura del giardino, incarichi di servizio personalizzati),
• numeri di doveri non abbinati,
• persone che NWS segna come trasferite o rimosse,
• voci oltre l'orizzonte di importazione, e
• doveri in settimane senza programma di adunanza.

Cosa non viene importato — per impostazione

Per proteggere i dati personali, CongPlan non legge mai i seguenti dati dalle esportazioni NWS:

• date di nascita,
• numeri di telefono e indirizzi e-mail,
• indirizzi postali,
• contatti di emergenza,
• rapporti dei proclamatori,
• la data esatta di battesimo — viene importato solo se la persona è battezzata, e
• assenze e relazioni familiari.

NWS inoltre non esporta alcuni dettagli di pianificazione. Dopo l'importazione, aggiungi manualmente questi elementi in CongPlan:

• assenze,
• famiglie, e
• eventuali incarichi personalizzati del fine settimana.

Importare solo gli incarichi tecnici

Per aggiornare i doveri tecnici senza importare gli altri elenchi, apri la stessa procedura guidata centrale e carica solo il file CSV Doveri. La procedura mostra i passaggi per abbinare i doveri e i nomi pertinenti a quel file e lascia intatti gli elenchi omessi. La pagina degli Incarichi tecnici non ha un'azione di importazione separata. Vedi Incarichi tecnici per l'area di pianificazione.

Dopo l'importazione

Controlla che tutto sia arrivato come previsto:

• membri, gruppi di servizio e tipi di incarico,
• orari delle adunanze e pagine dei dettagli delle adunanze,
• modelli e incarichi tecnici, e
• il riquadro «Non importato» della schermata del risultato per tutto ciò che devi aggiungere a mano.

Risoluzione dei problemi

Problema	Cosa controllare
Un file è contrassegnato come non importato	Vengono importati solo Persone, Programma del discorso pubblico, Adunanza Vita cristiana e ministero e Doveri. Riesporta il file da NWS se il suo contenuto non è stato riconosciuto.
«Orari delle adunanze richiesti»	Configura la pianificazione infrasettimanale e/o del fine settimana in Congregazione > Organizzazione > Impostazioni prima di importare il programma.
Membri duplicati dopo una reimportazione	Evita di rinominare i gruppi di servizio in NWS tra un'importazione e l'altra — i gruppi sono abbinati per nome. Le persone sono abbinate tramite l'ID NWS e restano uniche.
Date sbagliate	Controlla il formato data per file nel passaggio di caricamento e gli orari delle adunanze per l'anno importato.
Voci future mancanti	Amplia l'orizzonte di importazione nel passaggio di anteprima.
Una persona è risultata inattiva inaspettatamente	Controlla la colonna Active di quella persona nell'esportazione NWS — solo un False, No o 0 esplicito disattiva. Una cella vuota significa sempre attiva.
Una persona precedentemente disattivata torna attiva dopo una reimportazione	È previsto: una cella Active vuota significa sempre attiva, anche in una reimportazione. Disattiva di nuovo la persona in CongPlan, oppure imposta esplicitamente False/No/0 in New World Scheduler prima della prossima esportazione.