Importación de datos

Use Congregación > Sistema > Importación de datos para migrar una congregación desde New World Scheduler (NWS, de escritorio) a CongPlan. La importación lee las exportaciones CSV habituales que genera NWS: no existe un archivo de copia de seguridad aparte, y no hay que instalar ni descifrar nada.

Un asistente, varios archivos

La importación es un único asistente guiado. Seleccione todos los archivos exportados en CSV a la vez; CongPlan detecta qué contiene cada archivo y le guía por los pasos de correspondencia. Puede repetir la importación en cualquier momento: los datos existentes se actualizan, no se duplican.

Antes de empezar

• Necesita el permiso de Administración.
• Configure primero sus horarios de reuniones, en Congregación > Organización > Ajustes. Se requiere un horario entre semana para importar el programa Vida y Ministerio; se requiere un horario de fin de semana para importar los discursos públicos. El asistente le avisa si todavía falta un horario.
• Si el rango de importación llega hasta un año nuevo, asegúrese de que los horarios de reunión de ese año ya estén configurados, para que las reuniones importadas obtengan la fecha y la hora correctas.

Paso 1 — Exportar las cuatro listas desde New World Scheduler

En New World Scheduler (de escritorio), abra Congregación > Importar o exportar, y en Exportar guarde cada una de estas listas como un archivo CSV independiente:

Exportación	Aporta a CongPlan
Personas	Publicadores, grupos de predicación, privilegios y tipos de asignación
Programa de discursos públicos	Discursos públicos de fin de semana (oradores internos o externos)
Reunión Vida y Ministerio Cristianos (Programa)	Asignaciones de la Reunión Vida y Ministerio Cristianos entre semana
Tareas	Tareas técnicas (acomodadores, micrófonos, audio/video, escenario, Zoom)

El orden y los nombres de los archivos no importan

NWS escribe los nombres de columna y los valores de las opciones en inglés independientemente del idioma del programa, por lo que CongPlan reconoce cada archivo por su contenido. Puede cambiar el nombre de los archivos o seleccionarlos en cualquier orden; el asistente siempre importa primero las personas y después los programas. También puede importar solo algunas de las listas.

Qué lee CongPlan de la exportación de Personas

CongPlan lee de cada persona el nombre y el ID de NWS, el sexo, el estado activo (Active), si ha dejado la congregación (Moved, Removed), el estado de bautismo, el privilegio y el estado de precursor, su grupo de predicación y su función en él, y para qué partes del programa, tareas técnicas y asignaciones de predicación está capacitada (las columnas UseFor*). Los nombres de columna son identificadores internos de NWS y se mantienen en inglés sin importar el idioma de New World Scheduler.

Paso 2 — Subir los archivos

Abra Congregación > Sistema > Importación de datos y seleccione (o arrastre) todos los archivos CSV a la vez. Para cada archivo, el asistente muestra:

• una etiqueta de tipo (Personas, Discursos públicos, Vida y Ministerio, Tareas), y
• el formato de fecha detectado, que puede anular archivo por archivo.

Una lista de verificación de exportación en vivo muestra cuáles de las cuatro listas ya están cubiertas y cuáles siguen faltando. Los archivos que no son exportaciones de NWS —o archivos que CongPlan no importa, como informes de publicador y contactos de emergencia— se marcan claramente como no importado y se ignoran.

Un segundo archivo del mismo tipo reemplaza al primero. Se pueden subir hasta 12 archivos CSV (máx. 5 MB cada uno).

Paso 3 — Asignar los números de tarea

Este paso aparece solo si subió un archivo de Tareas. Los números de tarea de NWS se configuran por congregación, así que CongPlan no puede adivinarlos. Asigne cada número al tipo de asignación técnica correspondiente en CongPlan:

• La primera selección se aplica a la ranura 1, la segunda a la ranura 2.
• Deje un número sin seleccionar para omitirlo: los números omitidos se muestran después como no importado.

El asistente rellena de antemano valores predeterminados razonables (por ejemplo, acomodadores, micrófonos, audio/video, escenario) que puede ajustar.

Paso 4 — Importar las personas

CongPlan muestra una vista previa de las personas que va a crear o actualizar, y después las importa. Los miembros existentes se emparejan primero por su ID de persona de NWS y después por el nombre, de modo que las reimportaciones actualizan los mismos registros en lugar de crear duplicados. Los recuentos de la vista previa son una estimación basada en los nombres; el resultado final es el definitivo.

Las personas importadas se crean como registros de miembro sin inicio de sesión ni permisos: usted las invita y les asigna permisos por separado. Una importación nunca modifica los permisos existentes.

NWS también marca a las personas que han dejado la congregación; las personas marcadas como mudadas o eliminadas se omiten por completo y se muestran en la pantalla de resultado en lugar de importarse.

La columna «Active» decide quién puede iniciar sesión

La columna Active de la exportación de Personas decide si una persona importada puede iniciar sesión y aparece en las listas de selección:

• Solo un False, No o 0 explícito desactiva a una persona.
• Una celda vacía —o una exportación en la que falte por completo la columna Active— siempre significa activa.

Esto también se aplica en cada reimportación: si desactivó a alguien directamente en CongPlan y su celda Active en New World Scheduler está vacía, la siguiente importación la reactiva y restablece su acceso. Nada de esto ocurre en silencio: la pantalla de resultado (paso 7) siempre indica cuántas personas se crearon como inactivas, se marcaron como inactivas o se reactivaron.

Una persona inactiva conserva su registro, pero desaparece de todas las listas de selección y ya no puede iniciar sesión.

Paso 5 — Confirmar las coincidencias de nombres

CongPlan compara cada nombre de los archivos de programa con sus miembros. Usted confirma o corrige las coincidencias, y puede omitir entradas individuales. Los oradores tienen su propia lista y se tratan como externos de forma predeterminada; desactive esa opción para asignar un orador a un miembro de su propia congregación.

Paso 6 — Revisar la vista previa y definir el horizonte de importación

La vista previa muestra las reuniones por semana; las reuniones que falten se crean a partir de sus plantillas.

Aquí también elige el horizonte de importación: hasta qué punto en el futuro debe llegar la importación:

• El valor predeterminado (y recomendado) es 12 meses de anticipación, para que una exportación normal traiga todo su programa futuro en lugar de cortarse a los pocos meses.
• Puede reducirlo a 2, 3 o 6 meses, o ampliarlo a 18 meses o a todas las entradas futuras.
• Las entradas de más de 24 meses de antigüedad siempre se excluyen. Es el historial que CongPlan conserva, así que una nueva importación puede restaurar hasta dos años completos.
• Las entradas fuera del horizonte elegido no se importan y se muestran en la pantalla de resultados.

Las semanas que solo contienen tareas y ningún programa de reunión (por ejemplo, una semana de asamblea regional o de la Conmemoración) no crean reuniones vacías; sus tareas se omiten y se notifican.

Paso 7 — Iniciar la importación y revisar el resultado

Inicie la importación. Al finalizar, la pantalla de resultados resume qué se creó y qué se actualizó —incluyendo, por separado, cuántas personas se crearon como inactivas, se marcaron como inactivas o se reactivaron por la columna Active (véase el paso 4)— y, lo que es importante, un panel «No importado» enumera todo lo que se dejó fuera deliberadamente, para que nada desaparezca sin avisar:

• archivos no compatibles o no reconocidos,
• atributos de NWS no compatibles (por ejemplo, hospitalidad, limpieza, cuidado del jardín, asignaciones personalizadas de ministerio del campo),
• números de tarea sin asignar,
• personas que NWS marca como mudadas o eliminadas,
• entradas fuera del horizonte de importación, y
• tareas en semanas sin programa de reunión.

Qué no se importa — por diseño

Para proteger los datos personales, CongPlan nunca lee lo siguiente de las exportaciones de NWS:

• fechas de nacimiento,
• números de teléfono y direcciones de correo electrónico,
• direcciones postales,
• contactos de emergencia,
• informes de publicador,
• la fecha exacta de bautismo — solo se importa si la persona está bautizada, y
• ausencias y relaciones familiares.

NWS tampoco exporta algunos detalles de planificación. Después de la importación, añada esto manualmente en CongPlan:

• ausencias,
• familias, y
• cualquier asignación personalizada de fin de semana.

Importar solo asignaciones técnicas

Para actualizar tareas técnicas sin importar las demás listas, abra el mismo asistente central y suba solo el CSV de Tareas. El asistente muestra los pasos de asignación de tareas y coincidencia de nombres que corresponden a ese archivo y deja intactas las listas omitidas. La página Asignaciones técnicas ya no tiene una acción de importación separada. Consulte Asignaciones técnicas para ver el área de planificación.

Después de la importación

Compruebe que todo haya llegado como esperaba:

• miembros, grupos de predicación y tipos de asignación,
• horarios de reunión y páginas de detalle de las reuniones,
• plantillas y asignaciones técnicas, y
• el panel «No importado» de la pantalla de resultados, para todo lo que deba añadir a mano.

Solución de problemas

Problema	Qué revisar
Un archivo se marca como no importado	Solo se importan Personas, Discursos públicos, Vida y Ministerio y Tareas. Vuelva a exportar el archivo desde NWS si no se reconoció su contenido.
«Se requiere un horario de reunión»	Configure el horario entre semana o de fin de semana en Congregación > Organización > Ajustes antes de importar el programa.
Miembros duplicados tras una reimportación	Evite cambiar el nombre de los grupos de predicación en NWS entre importaciones: los grupos se emparejan por nombre. Las personas se emparejan por el ID de NWS y siguen siendo únicas.
Fechas incorrectas	Revise el formato de fecha por archivo en el paso de subida, y los horarios de reunión del año importado.
Faltan entradas futuras	Amplíe el horizonte de importación en el paso de vista previa.
Una persona quedó inactiva de forma inesperada	Revise la columna Active de esa persona en la exportación de NWS: solo un False, No o 0 explícito desactiva. Una celda vacía siempre significa activa.
Una persona previamente desactivada vuelve a estar activa tras una reimportación	Es lo esperado: una celda Active vacía siempre significa activa, incluso en una reimportación. Vuelva a desactivar a la persona en CongPlan, o introduzca un False/No/0 explícito en New World Scheduler antes de la próxima exportación.