Gegevensimport

Gebruik Gemeente > Systeem > Gegevensimport om een gemeente van New World Scheduler (NWS, desktop) naar CongPlan te migreren. De import leest de reguliere CSV-exports die NWS produceert — er is geen apart back-upbestand en er hoeft niets te worden geïnstalleerd of ontsleuteld.

Eén wizard, meerdere bestanden

De import is één begeleide wizard. Je selecteert alle geëxporteerde CSV-bestanden samen; CongPlan herkent wat elk bestand bevat en leidt je door de bijbehorende stappen. Je kunt de import op elk moment herhalen — bestaande gegevens worden bijgewerkt, niet gedupliceerd.

Voordat je begint

• Je hebt het recht Beheer nodig.
• Stel eerst je vergaderroosters in, onder Gemeente > Organisatie > Instellingen. Een doordeweeks rooster is vereist om het leven-en-dienenprogramma te importeren; een weekendrooster is vereist om de openbare lezingen te importeren. De wizard geeft aan als er nog een rooster ontbreekt.
• Als de importperiode tot in een nieuw jaar reikt, zorg er dan voor dat de vergadertijden voor dat jaar al zijn geconfigureerd, zodat de geïmporteerde vergaderingen de juiste datum en tijd krijgen.

Stap 1 — Exporteer de vier lijsten uit New World Scheduler

Open in New World Scheduler (desktop) Congregation > Import or Export, en sla onder Export elk van deze lijsten op als een apart CSV-bestand:

Export	Brengt in CongPlan
Persons	Verkondigers, velddienstgroepen, voorrechten en toewijzingstypen
Public Talks Schedule	Openbare lezingen in het weekend (interne of externe sprekers)
Life and Ministry Meeting (Schedule)	Doordeweekse leven-en-dienentoewijzingen
Duties	Technische taken (zaaldienst, microfoons, audio/video, podium, Zoom)

Volgorde en bestandsnamen maken niet uit

NWS schrijft de kolomnamen en optiewaarden in het Engels, ongeacht de programmataal, dus CongPlan herkent elk bestand aan de inhoud. Je kunt de bestanden hernoemen of in willekeurige volgorde selecteren; de wizard importeert altijd eerst de personen en daarna de roosters. Je kunt ook slechts een deel van de lijsten importeren.

Wat CongPlan uit de Persons-export leest

CongPlan leest van elke persoon de naam en het NWS-ID, het geslacht, de actieve status (Active), of ze de gemeente hebben verlaten (Moved, Removed), de doopstatus, het voorrecht en de pionierstatus, hun velddienstgroep en rol daarin, en voor welke programmaonderdelen, technische taken en velddiensttoewijzingen ze in aanmerking komen (de UseFor*-kolommen). Kolomnamen zijn NWS-interne identifiers en blijven in het Engels, ongeacht de taal van New World Scheduler.

Stap 2 — Upload de bestanden

Open Gemeente > Systeem > Gegevensimport en selecteer (of sleep) alle CSV-bestanden in één keer. Voor elk bestand toont de wizard:

• een typebadge (Personen, Openbare lezingen, Leven en dienen, Taken), en
• het gedetecteerde datumformaat, dat je per bestand kunt overschrijven.

Een live exportchecklist toont welke van de vier lijsten al gedekt zijn en welke nog ontbreken. Bestanden die geen NWS-exports zijn — of bestanden die CongPlan niet importeert, zoals verkondigersrapporten en contactpersonen voor noodgevallen — worden duidelijk gemarkeerd als niet geïmporteerd en genegeerd.

Een tweede bestand van hetzelfde type vervangt het eerste. Er kunnen maximaal 12 CSV-bestanden (max. 5 MB per stuk) worden geüpload.

Stap 3 — Wijs de taaknummers toe

Deze stap verschijnt alleen als je een Duties-bestand hebt geüpload. NWS-taaknummers worden per gemeente geconfigureerd, dus CongPlan kan ze niet raden. Wijs elk nummer toe aan het bijbehorende CongPlan-type technische toewijzing:

• De eerste selectie geldt voor slot 1, de tweede voor slot 2.
• Laat een nummer ongeselecteerd om het over te slaan — overgeslagen nummers worden achteraf vermeld als niet geïmporteerd.

De wizard vult zinvolle standaardwaarden vooraf in (bijvoorbeeld zaaldienst, microfoons, audio/video, podium) die je kunt aanpassen.

Stap 4 — Importeer de personen

CongPlan toont een voorbeeld van de personen die het zal aanmaken of bijwerken, en importeert ze vervolgens. Bestaande leden worden eerst gekoppeld op basis van hun NWS-persoons-ID, daarna op naam, zodat een herimport dezelfde records bijwerkt in plaats van duplicaten aan te maken. De aantallen in het voorbeeld zijn een schatting op basis van namen; het uiteindelijke resultaat is doorslaggevend.

Geïmporteerde personen worden aangemaakt als ledenrecords zonder login of rechten — je nodigt hen uit en wijst rechten afzonderlijk toe. Bestaande rechten worden nooit gewijzigd door een import.

NWS markeert ook personen die de gemeente hebben verlaten; personen die zijn gemarkeerd als verhuisd of verwijderd worden volledig overgeslagen en op het resultaatscherm vermeld in plaats van geïmporteerd.

De kolom “Active” bepaalt wie kan inloggen

De kolom Active in de Persons-export bepaalt of een geïmporteerde persoon kan inloggen en in keuzelijsten verschijnt:

• Alleen een expliciete False, No of 0 zet een persoon op inactief.
• Een lege cel — of een export waarin de kolom Active helemaal ontbreekt — betekent altijd actief.

Dit geldt ook bij elke herimport: als je iemand rechtstreeks in CongPlan hebt gedeactiveerd en de Active-cel in New World Scheduler is leeg, heractiveert de volgende import die persoon en herstelt de toegang. Niets hiervan gebeurt stilzwijgend — het resultaatscherm (stap 7) meldt altijd hoeveel personen als inactief zijn aangemaakt, op inactief zijn gezet of zijn geheractiveerd.

Een inactieve persoon behoudt zijn record, maar verdwijnt uit elke keuzelijst en kan niet meer inloggen.

Stap 5 — Bevestig de naamkoppelingen

CongPlan koppelt elke naam in de roosterbestanden aan je leden. Je bevestigt of corrigeert de koppelingen en kunt afzonderlijke vermeldingen overslaan. Sprekers hebben hun eigen lijst en worden standaard als extern behandeld; schakel dat uit om een spreker te koppelen aan een lid van je eigen gemeente.

Stap 6 — Bekijk het voorbeeld en stel de importhorizon in

Het voorbeeld toont de vergaderingen per week; ontbrekende vergaderingen worden aangemaakt op basis van je sjablonen.

Hier kies je ook de importhorizon — hoe ver in de toekomst de import moet reiken:

• De standaard (en aanbeveling) is 12 maanden vooruit, zodat een gewone export zijn volledige toekomstige programma meebrengt in plaats van na een paar maanden te worden afgekapt.
• Je kunt dit beperken tot 2, 3 of 6 maanden, of verbreden naar 18 maanden of naar alle toekomstige vermeldingen.
• Vermeldingen ouder dan 24 maanden worden altijd uitgesloten. Zo ver gaat de geschiedenis die CongPlan bewaart, dus een nieuwe import kan tot twee volledige jaren herstellen.
• Vermeldingen voorbij de gekozen horizon worden niet geïmporteerd en worden gemeld op het resultaatscherm.

Weken die alleen taken bevatten en geen vergaderprogramma (bijvoorbeeld een week van een congres of het Avondmaal) maken geen lege vergaderingen aan; hun taken worden overgeslagen en gemeld.

Stap 7 — Start de import en bekijk het resultaat

Start de import. Wanneer deze klaar is, vat het resultaatscherm samen wat er is aangemaakt en bijgewerkt — inclusief, apart vermeld, hoeveel personen door de kolom Active als inactief zijn aangemaakt, op inactief zijn gezet of zijn geheractiveerd (zie stap 4) — en, belangrijk, een paneel “Niet geïmporteerd” vermeldt alles wat opzettelijk is weggelaten, zodat er niets stilzwijgend verdwijnt:

• niet-ondersteunde of niet-herkende bestanden,
• niet-ondersteunde NWS-attributen (bijvoorbeeld gastvrijheid, schoonmaak, tuinonderhoud, aangepaste velddiensttoewijzingen),
• niet-toegewezen taaknummers,
• personen die NWS markeert als verhuisd of verwijderd,
• vermeldingen voorbij de importhorizon, en
• taken in weken zonder vergaderprogramma.

Wat er niet wordt geïmporteerd — bewust

Om persoonsgegevens te beschermen, leest CongPlan de volgende gegevens nooit uit de NWS-exports:

• geboortedata,
• telefoonnummers en e-mailadressen,
• postadressen,
• contactpersonen voor noodgevallen,
• verkondigersrapporten,
• de exacte doopdatum — er wordt alleen geïmporteerd of iemand gedoopt is, en
• afwezigheden en familierelaties.

NWS exporteert ook sommige planningsgegevens niet. Voeg deze na de import handmatig toe in CongPlan:

• afwezigheden,
• gezinnen, en
• eventuele aangepaste weekendtoewijzingen.

Alleen technische toewijzingen importeren

Wil je technische taken bijwerken zonder de andere lijsten te importeren, open dan dezelfde centrale wizard en upload alleen de Duties-CSV. De wizard toont de stappen voor taaknummers koppelen en namen bevestigen die bij dat bestand horen, en laat de weggelaten lijsten ongemoeid. De pagina Technische toewijzingen heeft geen aparte importactie. Zie Technische toewijzingen voor het planningswerkgebied zelf.

Na de import

Controleer of alles is aangekomen zoals verwacht:

• leden, velddienstgroepen en toewijzingstypen,
• vergadertijden en detailpagina's van vergaderingen,
• sjablonen en toewijzingen voor technische taken, en
• het paneel “Niet geïmporteerd” van het resultaatscherm voor alles wat je handmatig moet toevoegen.

Problemen oplossen

Probleem	Wat te controleren
Een bestand is gemarkeerd als niet geïmporteerd	Alleen Persons, Public Talks, Life and Ministry en Duties worden geïmporteerd. Exporteer het bestand opnieuw uit NWS als de inhoud niet werd herkend.
“Vergaderrooster vereist”	Configureer het doordeweekse en/of weekendrooster onder Gemeente > Organisatie > Instellingen voordat je het programma importeert.
Dubbele leden na een herimport	Vermijd het hernoemen van velddienstgroepen in NWS tussen imports — groepen worden gekoppeld op naam. Personen worden gekoppeld op NWS-ID en blijven uniek.
Verkeerde data	Controleer het datumformaat per bestand in de uploadstap, en de vergadertijden voor het geïmporteerde jaar.
Toekomstige vermeldingen ontbreken	Verbreed de importhorizon in de voorbeeldstap.
Een persoon is onverwacht inactief geworden	Controleer de kolom Active van die persoon in de NWS-export — alleen een expliciete False, No of 0 zet op inactief. Een lege cel betekent altijd actief.
Een eerder gedeactiveerde persoon is na een herimport weer actief	Dit is verwacht gedrag: een lege Active-cel betekent altijd actief, ook bij een herimport. Deactiveer de persoon opnieuw in CongPlan, of geef in New World Scheduler expliciet False/No/0 op vóór de volgende export.