Importation de données

Utilisez Assemblée > Système > Importation de données pour migrer une assemblée depuis New World Scheduler (NWS, ordinateur de bureau) vers CongPlan. L'import lit les exportations CSV habituelles produites par NWS — il n'y a pas de fichier de sauvegarde distinct et rien n'a besoin d'être installé ou déchiffré.

Un assistant, plusieurs fichiers

L'import est un assistant guidé unique. Vous sélectionnez ensemble tous les fichiers CSV exportés ; CongPlan détecte le contenu de chaque fichier et vous accompagne dans les étapes de correspondance. Vous pouvez répéter l'import à tout moment — les données existantes sont mises à jour, pas dupliquées.

Avant de commencer

• Vous avez besoin de l'autorisation Administration.
• Configurez d'abord vos horaires de réunion sous Assemblée > Organisation > Paramètres. Un programme en milieu de semaine est requis pour importer le programme Vie et Ministère ; un programme du week-end est requis pour importer les discours publics. L'assistant vous indique si un programme manque encore.
• Si la plage d'import atteint une nouvelle année, assurez-vous que les horaires de réunion de cette année sont déjà configurés, afin que les réunions importées reçoivent la bonne date et la bonne heure.

Étape 1 — Exporter les quatre listes depuis New World Scheduler

Dans New World Scheduler (ordinateur de bureau), ouvrez Assemblée > Importer ou Exporter, puis sous Exporter enregistrez chacune de ces listes dans un fichier CSV distinct :

Exportation	Apporte dans CongPlan
Personnes	Proclamateurs, groupes de prédication, privilèges et types d'affectation
Calendrier des discours publics	Discours publics du week-end (orateurs internes ou externes)
Réunion Vie et Ministère (Horaire)	Affectations de la réunion en milieu de semaine
Devoirs	Devoirs techniques (placement, micros, audio/vidéo, scène, Zoom)

L'ordre et les noms de fichiers n'ont pas d'importance

NWS écrit les noms de colonnes et les valeurs de choix en anglais quelle que soit la langue du programme, c'est pourquoi CongPlan reconnaît chaque fichier à son contenu. Vous pouvez renommer les fichiers ou les sélectionner dans n'importe quel ordre ; l'assistant importe toujours d'abord les personnes, puis les calendriers. Vous pouvez aussi n'importer qu'une partie des listes.

Ce que CongPlan lit dans l'export Personnes

CongPlan lit pour chaque personne le nom et l'identifiant NWS, le sexe, le statut actif (Active), le fait qu'elle ait quitté l'assemblée (Moved, Removed), le statut de baptême, le privilège et le statut de pionnier, son groupe de prédication et son rôle dans celui-ci, ainsi que les parties du programme, devoirs techniques et affectations de prédication pour lesquels elle est qualifiée (les colonnes UseFor*). Les noms de colonnes sont des identifiants internes à NWS et restent en anglais quelle que soit la langue de New World Scheduler.

Étape 2 — Téléverser les fichiers

Ouvrez Assemblée > Système > Importation de données et sélectionnez (ou faites glisser) tous les fichiers CSV en une fois. Pour chaque fichier, l'assistant affiche :

• un badge de type (Personnes, Discours publics, Vie et Ministère, Devoirs), et
• le format de date détecté, que vous pouvez remplacer pour chaque fichier.

Une liste de contrôle d'exportation en direct indique lesquelles des quatre listes sont déjà couvertes et lesquelles manquent encore. Les fichiers qui ne sont pas des exportations NWS — ou les fichiers que CongPlan n'importe pas, comme les rapports des proclamateurs et les contacts d'urgence — sont clairement marqués comme non importés et ignorés.

Un second fichier du même type remplace le premier. Jusqu'à 12 fichiers CSV (max. 5 Mo chacun) peuvent être téléversés.

Étape 3 — Associer les numéros de devoirs

Cette étape n'apparaît que si vous avez téléversé un fichier Devoirs. Les numéros de devoirs NWS sont configurés par assemblée, CongPlan ne peut donc pas les deviner. Associez chaque numéro au type d'affectation technique CongPlan correspondant :

• La première sélection s'applique à l'emplacement 1, la seconde à l'emplacement 2.
• Laissez un numéro sans sélection pour l'ignorer — les numéros ignorés sont ensuite listés comme non importés.

L'assistant préremplit des valeurs par défaut judicieuses (par exemple placement, micros, audio/vidéo, scène) que vous pouvez ajuster.

Étape 4 — Importer les personnes

CongPlan présente un aperçu des personnes qu'il va créer ou mettre à jour, puis les importe. Les membres existants sont d'abord identifiés par leur identifiant de personne NWS, puis par le nom, de sorte que les réimports mettent à jour les mêmes enregistrements au lieu de créer des doublons. Les nombres de l'aperçu sont une estimation basée sur les noms ; le résultat de l'import fait foi.

Les personnes importées sont créées comme enregistrements de membres sans identifiant de connexion ni autorisations — vous les invitez et attribuez les autorisations séparément. Les autorisations existantes ne sont jamais modifiées par un import.

NWS marque également les personnes ayant quitté l'assemblée ; les personnes marquées comme déménagées ou supprimées sont entièrement ignorées et listées sur l'écran de résultat au lieu d'être importées.

La colonne « Active » décide qui peut se connecter

La colonne Active de l'export Personnes décide si une personne importée peut se connecter et apparaît dans les listes de sélection :

• Seul un False, No ou 0 explicite désactive une personne.
• Une cellule vide — ou un export où la colonne Active est totalement absente — signifie toujours active.

Cela s'applique aussi à chaque réimport : si vous avez désactivé quelqu'un directement dans CongPlan et que sa cellule Active dans New World Scheduler est vide, le prochain import le réactive et rétablit son accès. Rien de tout cela ne se passe en silence — l'écran de résultat (étape 7) indique toujours combien de personnes ont été créées comme inactives, passées à inactives ou réactivées.

Une personne inactive conserve son enregistrement, mais disparaît de toutes les listes de sélection et ne peut plus se connecter.

Étape 5 — Confirmer les correspondances de noms

CongPlan met en correspondance chaque nom des fichiers de calendrier avec vos membres. Vous confirmez ou corrigez les correspondances et pouvez ignorer des entrées individuelles. Les orateurs ont leur propre liste et sont traités comme externes par défaut ; désactivez cela pour associer un orateur à un membre de votre propre assemblée.

Étape 6 — Vérifier l'aperçu et définir l'horizon d'import

L'aperçu liste les réunions par semaine ; les réunions manquantes sont créées à partir de vos modèles.

C'est ici que vous choisissez également l'horizon d'import — jusqu'où l'import doit s'étendre dans le futur :

• La valeur par défaut (et la recommandation) est de 12 mois à l'avance, pour qu'un export normal apporte tout son programme futur au lieu d'être coupé après quelques mois.
• Vous pouvez la réduire à 2, 3 ou 6 mois, ou l'élargir à 18 mois ou à toutes les entrées futures.
• Les entrées de plus de 24 mois sont toujours exclues. C'est l'historique que CongPlan conserve : une nouvelle importation peut donc restaurer jusqu'à deux années complètes.
• Les entrées au-delà de l'horizon choisi ne sont pas importées et sont signalées sur l'écran de résultat.

Les semaines qui ne contiennent que des devoirs et aucun programme de réunion (par exemple une semaine d'assemblée ou du Mémorial) ne créent pas de réunions vides ; leurs devoirs sont ignorés et signalés.

Étape 7 — Démarrer l'import et examiner le résultat

Démarrez l'import. Une fois terminé, l'écran de résultat résume ce qui a été créé et mis à jour — y compris, séparément, combien de personnes ont été créées comme inactives, passées à inactives ou réactivées par la colonne Active (voir l'étape 4) — et, point important, un panneau « Non importé » liste tout ce qui a été délibérément laissé de côté, afin que rien ne disparaisse en silence :

• les fichiers non pris en charge ou non reconnus,
• les attributs NWS non pris en charge (par exemple l'hospitalité, le nettoyage, l'entretien du jardin, les affectations personnalisées de prédication),
• les numéros de devoirs non associés,
• les personnes que NWS marque comme déménagées ou supprimées,
• les entrées au-delà de l'horizon d'import, et
• les devoirs des semaines sans programme de réunion.

Ce qui n'est pas importé — par conception

Pour protéger les données personnelles, CongPlan ne lit jamais les éléments suivants dans les exportations NWS :

• les dates de naissance,
• les numéros de téléphone et adresses e-mail,
• les adresses postales,
• les contacts d'urgence,
• les rapports des proclamateurs,
• la date exacte de baptême — seul le fait d'être baptisé ou non est importé, et
• les absences et les relations familiales.

NWS n'exporte pas non plus certains détails de planification. Après l'import, ajoutez-les manuellement dans CongPlan :

• les absences,
• les familles, et
• les affectations personnalisées du week-end.

Importer uniquement les affectations techniques

Pour actualiser les devoirs techniques sans importer les autres listes, ouvrez le même assistant central et téléversez uniquement le fichier CSV Devoirs. L'assistant affiche les étapes d'association des devoirs et des noms qui concernent ce fichier, et laisse les listes omises intactes. La page des Affectations techniques ne possède pas d'action d'import distincte. Voir Affectations techniques pour l'espace de planification lui-même.

Après l'importation

Vérifiez que tout est bien arrivé :

• les membres, les groupes de prédication et les types d'affectation,
• les horaires de réunion et les pages de détails des réunions,
• les modèles et affectations techniques, et
• le panneau « Non importé » de l'écran de résultat pour tout ce que vous devez ajouter à la main.

Dépannage

Problème	Que vérifier
Un fichier est marqué non importé	Seules les Personnes, le Calendrier des discours publics, la réunion Vie et Ministère et les Devoirs sont importés. Réexportez le fichier depuis NWS si son contenu n'a pas été reconnu.
« Horaires de réunion requis »	Configurez le programme du milieu de semaine et/ou du week-end sous Assemblée > Organisation > Paramètres avant d'importer le programme.
Membres en double après un réimport	Évitez de renommer les groupes de prédication dans NWS entre deux imports — les groupes sont identifiés par leur nom. Les personnes sont identifiées par l'identifiant NWS et restent uniques.
Mauvaises dates	Vérifiez le format de date par fichier à l'étape de téléversement, ainsi que les horaires de réunion pour l'année importée.
Entrées futures manquantes	Élargissez l'horizon d'import à l'étape d'aperçu.
Une personne s'est retrouvée inactive de manière inattendue	Vérifiez la colonne Active de cette personne dans l'export NWS — seul un False, No ou 0 explicite désactive. Une cellule vide signifie toujours active.
Une personne précédemment désactivée redevient active après un réimport	C'est normal : une cellule Active vide signifie toujours active, même lors d'un réimport. Désactivez à nouveau la personne dans CongPlan, ou saisissez un False/No/0 explicite dans New World Scheduler avant le prochain export.