Dataimport

Använd Församling > System > Dataimport för att migrera en församling från New World Scheduler (NWS, dator) till CongPlan. Importen läser de vanliga CSV-exporterna som NWS skapar — det finns ingen separat säkerhetskopia och inget behöver installeras eller dekrypteras.

En guide, flera filer

Importen är en enda guidad process. Du väljer alla exporterade CSV-filer tillsammans; CongPlan känner igen vad varje fil innehåller och leder dig genom motsvarande steg. Du kan upprepa importen när som helst — befintliga uppgifter uppdateras, de dupliceras inte.

Innan du börjar

• Du behöver behörigheten Administration.
• Ställ först in dina mötesscheman, under Församling > Organisation > Inställningar. Ett schema för veckomötet krävs för att importera programmet för Livet och tjänsten; ett schema för helgmötet krävs för att importera de offentliga föredragen. Guiden meddelar dig om ett schema fortfarande saknas.
• Om importperioden sträcker sig in i ett nytt år, se till att mötestiderna för det året redan är konfigurerade, så att de importerade mötena får rätt datum och tid.

Steg 1 — Exportera de fyra listorna från New World Scheduler

Öppna i New World Scheduler (dator) Congregation > Import or Export, och spara under Export var och en av dessa listor som en separat CSV-fil:

Export	Överför till CongPlan
Persons	Förkunnare, tjänstegrupper, privilegier och uppgiftstyper
Public Talks Schedule	Offentliga föredrag på helgen (egna eller inbjudna talare)
Life and Ministry Meeting (Schedule)	Uppgifter för veckomötet Livet och tjänsten
Duties	Tekniska uppgifter (ordningsmän, mikrofoner, ljud/bild, scen, Zoom)

Ordning och filnamn spelar ingen roll

NWS skriver kolumnnamnen och alternativvärdena på engelska oavsett programmets språk, så CongPlan känner igen varje fil utifrån dess innehåll. Du kan döpa om filerna eller välja dem i valfri ordning; guiden importerar alltid personer först och scheman därefter. Du kan också bara importera vissa av listorna.

Vad CongPlan läser från Persons-exporten

CongPlan läser för varje person namn och NWS-ID, kön, aktiv status (Active), om personen har lämnat församlingen (Moved, Removed), dopstatus, privilegium och pionjärstatus, tjänstegrupp och roll i den, samt vilka mötesdelar, tekniska uppgifter och tjänsteuppgifter personen är kvalificerad för (kolumnerna UseFor*). Kolumnnamn är interna NWS-identifierare och förblir på engelska oavsett vilket språk New World Scheduler körs på.

Steg 2 — Ladda upp filerna

Öppna Församling > System > Dataimport och välj (eller dra in) alla CSV-filer på en gång. För varje fil visar guiden:

• en typmarkering (Persons, Public talks, Life and Ministry, Duties), och
• det identifierade datumformatet, som du kan åsidosätta per fil.

En levande exportchecklista visar vilka av de fyra listorna som redan är täckta och vilka som fortfarande saknas. Filer som inte är NWS-exporter — eller filer som CongPlan inte importerar, som förkunnarrapporter och nödkontakter — markeras tydligt som importeras inte och ignoreras.

En andra fil av samma typ ersätter den första. Upp till 12 CSV-filer (max 5 MB vardera) kan laddas upp.

Steg 3 — Koppla uppgiftsnumren

Detta steg visas bara om du har laddat upp en Duties-fil. NWS uppgiftsnummer är konfigurerade per församling, så CongPlan kan inte gissa dem. Koppla varje nummer till motsvarande CongPlan-typ av teknisk uppgift:

• Det första valet gäller plats 1, det andra plats 2.
• Lämna ett nummer omarkerat för att hoppa över det — överhoppade nummer listas efteråt som importeras inte.

Guiden fyller i rimliga standardval (till exempel ordningsmän, mikrofoner, ljud/bild, scen) som du kan justera.

Steg 4 — Importera personerna

CongPlan förhandsvisar de personer som kommer att skapas eller uppdateras, och importerar dem sedan. Befintliga medlemmar matchas först mot sitt NWS-person-ID, sedan mot namn, så att omimporter uppdaterar samma poster i stället för att skapa dubbletter. Antalen i förhandsvisningen är en uppskattning baserad på namn; slutresultatet är avgörande.

Importerade personer skapas som medlemsposter utan inloggning eller behörigheter — du bjuder in dem och tilldelar behörigheter separat. Befintliga behörigheter ändras aldrig av en import.

NWS markerar också personer som har lämnat församlingen; personer som markeras som flyttade eller borttagna hoppas över helt och listas på resultatskärmen i stället för att importeras.

Kolumnen ”Active” avgör vem som kan logga in

Kolumnen Active i Persons-exporten avgör om en importerad person kan logga in och visas i urvalslistor:

• Bara ett uttryckligt False, No eller 0 gör en person inaktiv.
• En tom cell — eller en export där kolumnen Active helt saknas — betyder alltid aktiv.

Det gäller också vid varje omimport: om du har inaktiverat någon direkt i CongPlan och personens Active-cell i New World Scheduler är tom, återaktiverar nästa import personen och återställer inloggningen. Inget av detta sker tyst — resultatskärmen (steg 7) anger alltid hur många personer som skapats som inaktiva, satts till inaktiva eller återaktiverats.

En inaktiv person behåller sin post men försvinner från varje urvalslista och kan inte längre logga in.

Steg 5 — Bekräfta namnmatchningarna

CongPlan matchar varje namn i schemafilerna mot dina medlemmar. Du bekräftar eller rättar matchningarna och kan hoppa över enskilda poster. Talare har en egen lista och behandlas som externa som standard; stäng av det för att koppla en talare till en medlem i din egen församling.

Steg 6 — Granska förhandsvisningen och ange importhorisonten

Förhandsvisningen listar mötena per vecka; saknade möten skapas utifrån dina mallar.

Här väljer du också importhorisonten — hur långt fram i tiden importen ska sträcka sig:

• Standardvalet (och rekommendationen) är 12 månader framåt, så att en vanlig export tar med hela sitt framtida program i stället för att klippas av efter ett par månader.
• Du kan minska den till 2, 3 eller 6 månader, eller utöka den till 18 månader eller till alla framtida poster.
• Poster äldre än 24 månader utesluts alltid. Så lång historik sparar CongPlan, så en ny import kan återställa upp till två hela år.
• Poster bortom den valda horisonten importeras inte och redovisas på resultatskärmen.

Veckor som bara innehåller uppgifter och inget mötesprogram (till exempel en sammankomstvecka eller veckan för minneshögtiden) skapar inga tomma möten; deras uppgifter hoppas över och redovisas.

Steg 7 — Starta importen och granska resultatet

Starta importen. När den är klar sammanfattar resultatskärmen vad som har skapats och uppdaterats — inklusive, separat, hur många personer som skapats som inaktiva, satts till inaktiva eller återaktiverats av kolumnen Active (se steg 4) — och, viktigt, en panel med ”Importeras inte” listar allt som medvetet har utelämnats, så att inget försvinner tyst:

• filer som inte stöds eller inte känns igen,
• NWS-attribut som inte stöds (till exempel gästfrihet, städning, trädgårdsskötsel, anpassade uppgifter för tjänsten på fältet),
• okopplade uppgiftsnummer,
• personer som NWS markerar som flyttade eller borttagna,
• poster bortom importhorisonten, och
• uppgifter i veckor utan mötesprogram.

Vad som inte importeras — av princip

För att skydda personuppgifter läser CongPlan aldrig följande från NWS-exporterna:

• födelsedatum,
• telefonnummer och e-postadresser,
• postadresser,
• nödkontakter,
• förkunnarrapporter,
• det exakta dopdatumet — bara om personen är döpt eller inte importeras, och
• frånvaro och familjerelationer.

NWS exporterar inte heller vissa planeringsdetaljer. Lägg till dessa manuellt i CongPlan efter importen:

• frånvaro,
• familjer, och
• eventuella anpassade helguppgifter.

Importera bara tekniska uppgifter

För att uppdatera tekniska uppgifter utan att importera de andra listorna öppnar du samma centrala guide och laddar bara upp CSV-filen Duties. Guiden visar stegen för uppgiftskoppling och namnmatchning som gäller den filen och lämnar utelämnade listor orörda. Sidan Tekniska uppgifter har ingen separat importåtgärd. Se Tekniska uppgifter för själva planeringsytan.

Efter importen

Kontrollera att allt hamnade som förväntat:

• medlemmar, tjänstegrupper och uppgiftstyper,
• mötestider och sidor med mötesdetaljer,
• mallar och uppgifter för tekniska uppgifter, och
• panelen ”Importeras inte” på resultatskärmen för sådant du behöver lägga till för hand.

Felsökning

Problem	Vad du ska kontrollera
En fil markeras som importeras inte	Bara Persons, Public Talks, Life and Ministry och Duties importeras. Exportera filen på nytt från NWS om dess innehåll inte kändes igen.
”Mötesschema krävs”	Konfigurera schemat för veckomötet och/eller helgmötet under Församling > Organisation > Inställningar innan du importerar programmet.
Dubblerade medlemmar efter en omimport	Undvik att döpa om tjänstegrupper i NWS mellan importer — grupper matchas efter namn. Personer matchas efter NWS-ID och förblir unika.
Fel datum	Kontrollera datumformatet per fil i uppladdningssteget, samt mötestiderna för det importerade året.
Framtida poster saknas	Utöka importhorisonten i förhandsvisningssteget.
En person blev oväntat inaktiv	Kontrollera personens kolumn Active i NWS-exporten — bara ett uttryckligt False, No eller 0 gör personen inaktiv. En tom cell betyder alltid aktiv.
En tidigare inaktiverad person är aktiv igen efter en omimport	Förväntat: en tom Active-cell betyder alltid aktiv, även vid en omimport. Inaktivera personen igen i CongPlan, eller ange ett uttryckligt False/No/0 i New World Scheduler innan nästa export.