Diriger une réunion
La vue Diriger une réunion est le compagnon en direct de la personne qui dirige une réunion. Elle réunit le programme, tes notes et les annonces finales dans un seul ordre de déroulement, de sorte que tu n'as plus à passer d'un écran à l'autre au pupitre.
Elle succède à l'ancien bloc-notes du président : le bloc-notes se trouve désormais à l'intérieur de cette vue, et l'entrée du bloc-notes sur la page de la réunion l'ouvre.
Ouvrir la vue
Tu accèdes à la vue depuis la page de détails de la réunion que tu diriges. Elle est accessible aux rôles qui dirigent une réunion.
Il n'y a aucun verrouillage temporel — tu peux l'ouvrir plusieurs jours à l'avance pour te préparer, et pas seulement peu avant le début de la réunion. Elle est conçue autant comme un outil de préparation que comme un outil en direct.
Ce que tu vois
Tout suit l'ordre réel de la réunion :
- Le programme, partie par partie, avec la personne assignée, l'éventuel assistant et la durée prévue.
- Tes notes pour chaque partie — les mêmes notes que le bloc-notes du président, de sorte que tout ce que tu as préparé est déjà là et reste synchronisé entre tes appareils.
- Les annonces finales à leur place à la fin, tirées des annonces de l'assemblée.
- Les documents s'ouvrent dans la visionneuse plein écran existante lorsque tu les touches.
Les devoirs de l'école de la réunion suivante sont disponibles dans un bloc repliable (replié par défaut), avec plusieurs classes listées les unes sous les autres, de sorte que tu peux les lire à voix haute sans quitter la vue.
Le minuteur par partie
Chaque partie a son propre minuteur que tu démarres à la main. Il compte à rebours à partir de la durée prévue. Lorsqu'il atteint zéro, il continue de tourner dans le négatif et passe à l'ambre, de sorte que tu vois d'un coup d'œil qu'une partie dépasse le temps prévu — mais rien n'avance automatiquement. Les réunions se déroulent rarement exactement comme prévu, tu gardes donc le contrôle et tu passes à la suite quand tu le décides.
Lire, pas modifier
Pendant que tu diriges, la vue est en lecture seule pour le programme : elle affiche le plan et te permet de prendre des notes, mais elle ne modifie pas les affectations. Modifier le programme est une étape distincte, dans le mode édition de la réunion. Voir Réunions pour savoir comment fonctionnent l'édition, les brouillons et la publication.
Astuces
- Ouvre la vue avant la réunion pour que tes notes soient synchronisées et prêtes.
- Prépare tes notes dans cette même vue plusieurs jours à l'avance — il n'y a rien de plus à configurer le soir même.
- Utilise le minuteur comme un guide discret, pas comme une alarme : une partie en ambre qui dépasse le temps prévu est une information, pas un signal pour se presser.