Tekniska uppgifter

Använd Församling > Planera > Tekniska uppgifter för att planera tekniska sysslor för mötesveckor.

obs

Städning och annat arbete utanför mötesprogrammet är inte tekniska uppgifter. Planera dem under Uppgifter, se Planera städning och andra återkommande uppgifter.

Översikt

Tekniska uppgifter är skilda från mötesdelarna. De exakta rollerna beror på församlingens mallar, till exempel scen, mikrofoner, ordningsmän, ljud eller video.

Målet är att planera dessa sysslor med samma noggrannhet som de synliga mötesdelarna. CongPlan håller de tekniska rollerna nära knutna till mötesveckan, förkunnarens kvalifikationer, uppgiftshistorik, aktuella konflikter och kända frånvaron.

Schemaläggaren

Schemaläggaren visar mötesveckor och uppgiftsplatser. Beroende på skärmstorlek visas den som en matris eller en mobiloptimerad lista. Ett schemalagt möte som ännu inte har skapats är kvar som en streckad platshållarrad med en åtgärd som tar dig till Möten för att skapa det. Datum och mötestyp fylls inte i i förväg, och raden kan inte tilldelas förrän mötet finns åtminstone som utkast.

Den aktuella planeringen använder väntande ändringar:

1. Välj en uppgiftsplats
2. Välj en kvalificerad förkunnare
3. Granska varningar eller konflikter
4. Spara alla väntande ändringar

Matrisen är användbar för bred planering eftersom den visar många veckor och roller samtidigt. På mindre skärmar kan samma arbete hanteras i ett mobiloptimerat flöde, så att den tekniska planeringen förblir användbar även utan en stationär dator.

Verktygsfältsåtgärder

Verktygsfältet kan innehålla:

• Uppgiftsmallar
• Lägg till standarduppgifter från de aktiva mallarna
• AI-förslag för att generera en föreslagen plan

Tekniska uppgifter från New World Scheduler importeras bara via den centrala guiden Dataimport under Församling > System.

Uppgiftsmallar

Uppgiftsmallar öppnar ett helsidesblad. Fulla administratörer konfigurerar där vilka rollnamn och antal som gäller för veckomötet och helgmötet. Andra tekniska planerare kan använda mallarna men ser inte åtgärden för att hantera mallar.

AI-förslag

Förklarande video (43 s): så fungerar AI-förslaget – namnen stannar i CongPlan, AI ser bara alias, CongPlan granskar varje förslag, du sparar. Tysk berättarröst med undertexter.

Förslagsdialogen kan föreslå uppgifter för ett valt intervall. Granska alternativ som startvecka, vilka uppgiftstyper som ingår och om befintliga uppgifter ska skrivas över. Förslagen gäller bara ordinarie veckomöten och helgmöten; rader utanför den ramen anger varför de hoppades över. Förslagen tillämpas först som väntande ändringar; spara dem först efter granskning.

Förslagen är tänkta som ett utkast, inte som en autopilot. Granska den föreslagna planen med avseende på:

• Om den föreslagna förkunnaren är kvalificerad för rollen
• Om frånvaro eller andra uppgifter gör förslaget olämpligt
• Om den senaste historiken ser balanserad ut
• Om befintliga uppgifter bör behållas

Spara de väntande ändringarna först efter denna granskning.

Kvalificerade förkunnare

Kvalifikationer underhålls i användarens redigeringsvy. Endast kvalificerade förkunnare bör tilldelas motsvarande typ av teknisk uppgift.

Att hålla kvalifikationerna uppdaterade förbättrar både det manuella urvalet och förslagen. Om en förkunnare inte visas där du förväntar dig, kontrollera kvalifikationen först innan du antar att det är ett planeringsfel.