Technische toewijzingen

Gebruik Gemeente > Plan > Technische toewijzingen om technische taken voor vergaderweken te plannen.

notitie

Schoonmaak en ander werk buiten het vergaderprogramma zijn geen technische toewijzingen. Plan ze onder Taken, zie Schoonmaak en andere terugkerende taken plannen.

Overzicht

Technische toewijzingen staan los van vergaderdelen. De exacte rollen zijn afhankelijk van de sjablonen van de gemeente, bijvoorbeeld podium, microfoons, zaaldienst, geluid of video.

Het doel is om deze taken met dezelfde zorg te plannen als de zichtbare vergaderdelen. CongPlan houdt technische rollen dicht bij de vergaderweek, de kwalificaties van de verkondiger, de toewijzingsgeschiedenis, huidige conflicten en bekende afwezigheden.

Planner

De planner toont vergaderweken en toewijzingsplekken. Afhankelijk van de schermgrootte verschijnt deze als een matrix of een voor mobiel geoptimaliseerde lijst. Een geplande vergadering die nog niet is aangemaakt, blijft zichtbaar als een gestreepte plaatshouderrij met een actie die je naar Vergaderingen brengt om de vergadering aan te maken. De datum en het vergadertype zijn niet vooraf ingevuld, en de rij kan pas worden toegewezen zodra de vergadering minstens als concept bestaat.

De huidige planning werkt met openstaande wijzigingen:

1. Selecteer een toewijzingsplek
2. Kies een gekwalificeerde verkondiger
3. Bekijk waarschuwingen of conflicten
4. Sla alle openstaande wijzigingen op

De matrix is handig voor brede planning omdat deze veel weken en rollen tegelijk toont. Op kleinere schermen kan hetzelfde werk worden gedaan in een voor mobiel geoptimaliseerde flow, zodat technische planning ook zonder desktop bruikbaar blijft.

Werkbalkacties

De werkbalk kan het volgende bevatten:

• Toewijzingssjablonen
• Standaardtoewijzingen toevoegen vanuit de actieve sjablonen
• AI-suggestie voor het genereren van een voorgesteld plan

Technische taken uit New World Scheduler worden alleen geïmporteerd via de centrale wizard Gegevensimport onder Gemeente > Systeem.

Toewijzingssjablonen

Toewijzingssjablonen opent een schermvullend paneel. Volledige beheerders stellen daar in welke rolnamen en aantallen voor de leven-en-dienenvergadering en de weekendvergadering gelden. Andere technische planners kunnen de resulterende sjablonen gebruiken, maar zien de beheeractie voor sjablonen niet.

AI-suggesties

Uitlegvideo (43 s): hoe de AI-suggestie werkt – namen blijven in CongPlan, de AI ziet alleen pseudoniemen, CongPlan controleert elke suggestie, jij slaat op. Duitse voice-over met ondertitels.

Het suggestievenster kan toewijzingen voorstellen voor een geselecteerd bereik. Bekijk opties zoals de startweek, de opgenomen soorten toewijzingen en of bestaande toewijzingen moeten worden overschreven. Suggesties gelden alleen voor reguliere doordeweekse en weekendvergaderingen; rijen buiten dat bereik vermelden waarom ze zijn uitgesloten. Suggesties worden eerst als openstaande wijzigingen toegepast; sla ze pas op na controle.

Suggesties zijn bedoeld als concept, niet als automatische piloot. Controleer het voorgestelde plan op:

• Of de voorgestelde verkondiger gekwalificeerd is voor de rol
• Of afwezigheden of andere toewijzingen de suggestie ongeschikt maken
• Of de recente geschiedenis er evenwichtig uitziet
• Of bestaande toewijzingen moeten blijven staan

Sla de openstaande wijzigingen pas op na deze controle.

Gekwalificeerde verkondigers

Kwalificaties worden beheerd in het bewerkingsvenster van de gebruiker. Alleen gekwalificeerde verkondigers zouden aan het bijbehorende soort technische toewijzing moeten worden toegewezen.

Door kwalificaties up-to-date te houden, verbeteren zowel de handmatige selectie als de suggesties. Als een verkondiger niet verschijnt waar je hem verwacht, controleer dan eerst de kwalificatie voordat je uitgaat van een planningsfout.